330 Einkaufsprojekte unter der Lupe
Durch Effizienzsteigerung im Einkauf könnte der Staat pro Jahr über 30 Milliarden Euro einsparen. Die Vergabestellen sind laut Booz & Company Stiefkinder der Verwaltungs- reform.
Die Ausgaben des Einkaufs von Bund, Ländern und Gemeinden beliefen sich im Jahr 2007 auf mehr als 267 Milliarden Euro. Das entspricht einem Anteil von rund 11 Prozent des Bruttoinlandproduktes. In einer umfassenden Analyse des öffentlichen Einkaufs in Deutschland schätzen die Experten der internationalen Strategieberatung Booz & Company, dass sich über 30 Milliarden Euro einsparen lassen.
Die Untersuchung zum Zustand der öffentlichen Einkaufsorganisationen kommt zu einem deutlichen Ergebnis: Im Vergleich zur Privatwirtschaft sind die Preise, die öffentliche Auftraggeber bezahlen, im Durchschnitt 5% bis 15% zu hoch. Dies belegt eine Analyse der Resultate aus über 330 Einkaufsprojekten. „Unsere Untersuchung zeigt, dass in den über 30.000 Vergabestellen der öffentlichen Verwaltung der Einkauf noch nicht als integraler Bestandteil der Wertschöpfungskette angesehen wird – und das schlägt sich im Preis nieder. Es ist nicht einzusehen, dass der Staat für gleiche Güter und Dienstleistungen im Einzelfall bis zu einem Drittel höhere Beträge bezahlt als private Unternehmen“, sagt Detlef Schwarting, Partner bei Booz & Company.
„Die Verwaltungsreform hat im öffentlichen Einkauf zwar instrumentelle Neuerungen, wie elektronische Vergabe-Prozessse, aber kaum strategisches Denken hervorgebracht“, sagt Ulrich Bergmoser, der bei Booz & Company für die Restrukturierung öffentlicher Einkaufsorganisationen verantwortlich ist. „Viel zu oft haben die verstreuten Einkaufsstellen nicht genügend Expertise zu konkreten Warengruppen und führen daher zumeist Bestellungen mit großer fachlicher Distanz zum Bedarf aus.“ Neben einer besseren internen Vernetzung der Vergabestellen fordern die Experten von Booz & Company ein modernes Bedarfsmanagement, den Aufbau eines Beschaffungscontrollings und ein effizienteres Lieferantenmanagement.
Öffentliches Vergaberecht steht strategischem Einkauf nicht im Wege
Gerade bei der Beschaffung können noch weitere ablauforganisatorische Verbesserungen greifen. Dazu muss der öffentliche Einkauf weg von der bloßen Rolle des klassischen Einkäufers. „Das Vergaberecht wird zu Unrecht als unüberwindbares Hindernis auf dem Weg zu einem strategischen öffentlichen Einkauf angesehen“, so Kai Eltges, Partner und Public Sector-Experte von Booz & Company. Eltges: „Eine auf Kostenoptimierung ausgerichtete Einkaufsstelle bildet zum Beispiel auch langfristige Bedarfe adäquat ab und führt eine transparente Lieferantenbewertung ein. Googeln allein reicht nicht aus!“ Für eine aussagekräftige Evaluation sind vernetzte, kompetente und kontinuierlich mit aktuellen Marktkenntnissen ausgestattete Einkaufsstellen notwendig, die zugleich mit den komplexen Vergaberegeln des Staates bestens vertraut sind.
Effizienter Einkauf unabdingbar für die Wirkung der Konjunkturpakete
Neben der Entlastung des Haushalts gilt es vor allem, den Einkauf schneller und leichter steuerbar zu machen. Dies ist vor dem Hintergrund der eingeleiteten Konjunkturpolitik wichtiger denn je. „Eine massive Vereinfachung und Beschleunigung der Vergabeprozesse ist eine Voraussetzung für das Gelingen des Konjunkturpakets der Bundesregierung. Zusätzlich ist ein Monitoringsystem zu etablieren, um lückenlos nachzuweisen, wie die Mittel auf kommunaler Ebene eingesetzt werden“, sagt Detlef Schwarting.
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