Goldene Regeln bei BA
Die Fluggesellschaft British Airways (BA) setzt seit sechs Jahren die elektronische Ausgabenverwaltung des Herstellers Ariba aus Sunnyvale, Kalifornien, ein. Mit Hilfe der Rationalisierung seiner Beschaffungsfunktionen konnte das Unternehmen seitdem 500 Millionen Pfund, umgerechnet rund 736 Millionen Euro, an Kosten einsparen. Mike Arenth, General Manager EMEA von Ariba, freut sich über die Erfolge seines Kunden: „British Airways hat früher als viele andere Unternehmen erkannt, dass die Ausgabenverwaltung die schnellste, effizienteste Methode ist, um Kosten zu senken, die Gewinne zu steigern und einen Wettbewerbsvorteil zu gewinnen. BA zögerte nicht, den Weg der Ausgaben-verwaltung einzuschlagen, und hat rasche Erfolge erzielt.“ British Airways gab gegen Ende des Jahres 1999 mehr als vier Milliarden Pfund pro Jahr für seine Zulieferer aus. „Das Unternehmen benötigte dringend eine Überprüfung seiner Beschaffungsfunktion, um bis zum Jahr 2006 ein Gesamteinsparungsziel von 1,4 Milliarden Pfund zu erreichen, so Ariba. Tim Richardson, General Manager der Beschaffungsabteilung, Procurement Operations bei BA, sagt: „Im Jahr 2000 war die Beschaffung bei BA gut organisiert, aber die Kaufverfahren waren uneinheitlich, die Personaldecke hoch, und etwa ein Viertel der Ausgaben wurde für nicht bevorzugte Zulieferer aufgewendet.“ Im Jahr 2001 führte British Airways zunächst das manuell eingegebene Strategic Sourcing ein, damit starteten die Veränderungen. 2003 kamen neue Technologien hinzu, mit denen ein systematischer Ansatz für Sourcing und Beschaffung möglich wurde. Die Fluggesellschaft wählte den Spezialisten Ariba als Partner und begann mit einer kompletten Implementierung der Lösungen zur Ausgabenverwaltung, darunter Ariba Buyer, Ariba Analysis und Ariba Contract Compliance. Die Anwendung der neuen Lösungen wurde bei British Airways nicht sofort mit Begeisterung aufgenommen. Laut Ariba wurde die unkontrollierte Beschaffung, das so genannte „Maverick Buying“ fortgesetzt, bis die Beschaffungsabteilung mit denjenigen Mitarbeitern Kontakt aufnahm, die versuchten, Waren unter Umgehung des neuen Systems zu bestellen. „Dies gehörte alles zu einem systematischen Compliance-Programm, das den Mitarbeitern zu signalisieren begann, wie die Dinge von nun an gehandelt werden würden“, so Tim Richardson. Es funktionierte. Im Jahr 2005 wurden die neuen Bestell-systeme praktisch zu 100 Prozent für den Einkauf genutzt. British Airways wollte das Rationalisierungsverfahren weiter verbessern und verkündete drei goldene Regeln, die eine bessere Verwaltung der Ausgaben ermöglichen und die Beschaffung von einem taktischen in ein strategisches Verfahrung umwandeln sollten. Bei BA müssen seitdem alle Bestellungen über Ariba Buyer getätigt und registriert werden. Zweitens dürfen nur bevorzugte Zulieferer benutzt werden. Und drittens muss für jeden Kauf über 100.000 Pfund das komplette Strategic-Sourcing-Verfahren befolgt werden. Die indirekte Beschaffung schlug bei Ariba mit bis zu einer Milliarde Pfund Ausgaben zu Buche. Seit Einführung der Lösungen von Ariba konnten auf diesem Gebiet deutliche Ergebnisse erzielt werden. Die in Großbritannien bevorzugten Zulieferer wurden von 14.000 auf 2.500 reduziert, und 80 Prozent der Käufe werden jetzt elektronisch verarbeitet. Silla Maizey, Procurement Director von BA, berichtet: „Bei der Beschaffung geht es jetzt weniger um die Bearbeitung von Aufträgen und mehr um Strategic Sourcing und das Ausfindigmachen der qualitativ besten Produkte zum günstigen Preis.“
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