Einfaches Frachtdatenmanagement
Die Plattform für Frachtausschreibungen TICONTRACT bietet seit März 2010 das neue Modul „Contract Management“ an. Es ermöglicht Verladern, ihre langfristigen Kontrakte mit Dienstleistern zu verwalten. Zudem fungiert das Modul als Frachtinformationssystem, über welches erzielte Frachtraten und deren Gültigkeit abgefragt werden können. Das Modul kann allein stehend oder in Kombination mit dem Modul „Tendering“ genutzt werden.
„Mit dem `Contract Management´ haben wir in Kooperation mit einigen unserer Kunden ein Modul entwickelt, das den speziellen Bedürfnissen betreffend Kontraktverwaltung und Ratenabfrage in der Transportlogistik gerecht wird“, so Roland Hötzl, Geschäftsführer bei TICONTRACT. „Verantwortliche im Frachteinkauf müssen eine unglaubliche Anzahl an verschiedensten Preisen und Gültigkeiten verwalten. Wir sorgen dafür, dass diese dokumentiert und abgefragt werden können – eine wichtige Grundlage für strategische Entscheidungen in der Transportlogistik, aber auch eine erhebliche Arbeitserleichterung für Logistikabteilung, Versand, Vertrieb und Controlling.“
Häufige Problemstellungen im Frachtdatenmanagement
Die meisten Unternehmen – unabhängig von Größe, Umsatz und Transportvolumen – besitzen kein einheitliches System zur Verwaltung von Frachtdaten. Fehlende zentrale Speicherorte, oft nur lokal verfügbare Frachtraten-Tabellen sowie mangelnde Übersicht über Ratengültigkeiten, aktive und auslaufende Kontrakte sowie gesamte und aufge-schlüsselte Kontraktvolumina sind die Folge. Ein fundiertes Spend-Management ist nicht realisierbar.
Kontrakte einfach und einheitlich verwalten
Im neuen Modul „Contract Management“ werden alle Fracht- und Logistikkontrakte in einer zentralen Datenbank gespeichert. Eine Übersicht zeigt alle laufenden und auslaufenden Kontraktgültigkeiten sowie die jeweiligen Frachtraten an. Für eine einfache Abwicklung der Vertragsmodalitäten enthält das Modul zudem Vorlagen und Bausteine zur Vertrags-erstellung. Alle relevanten Dokumente können pro Dienstleister und pro Kontrakt gespeichert werden. Das „Contract Management“ gewährleistet so eine lückenlose Dokumentation aller Vorgänge und Dokumente.
Frachtraten flexibel abfragen
Per Mausklick lässt sich eine Ratenhistorie erstellen, die z.B. die Veränderung der Kosten pro Relation und Verkehrsträger über mehrere Jahre hinweg widerspiegelt. Alle Abfragen werden in einem Masterindex dargestellt, der nach verschiedenen Kriterien selektierbar ist (bspw. Raten und Kontrakte pro Relation/Land/Werk/Dienstleister; gesamtes Kontrakt-volumen mit einem/mehreren Dienstleistern; Plan-/Ist-Kostenvergleiche zur Budget-kontrolle). Damit auch weitere involvierte Abteilungen von dem Dokumentations- und Informationsinstrument Gebrauch machen können, bestehen verschiedene Abfrage-möglichkeit über Internet und Intranet. Die Zugriffsrechte auf die einzelnen Kontrakte und Raten werden dabei individuell gesteuert. So können z.B. Versandmitarbeiter in den einzelnen Werken und Ländern nur sie betreffende Raten abfragen, Vertriebsmitarbeiter können Frachtpreise und deren Gültigkeit zu Kalkulationszwecken heranziehen, Rechnungsprüfer diese zur einfachen Rechnungskontrolle nutzen. Aufwändige Recherchen mit immensem Zeitaufwand für die Logistik-Abteilung, um Anfragen aus anderen Abteilungen zu bearbeiten, entfallen.
Daten-Import leicht gemacht
Die betreffenden Kontrakte und Preise können auf verschiedene Arten in das „Contract Management“ integriert werden. Wenn ein Kunde bereits das Modul „Tendering“ für Frachtausschreibungen nutzt, können alle relevanten Daten aus Ausschreibungen und Simulationen automatisch in das „Contract Management“ übernommen werden. Das Modul kann aber auch Stand-Alone genutzt werden. Dann gibt es die Möglichkeit, die Daten über Schnittstellen (z. B. XML) oder Excel-Dateien zu importieren oder manuell in die Frachttabellen einzutragen.
TICONTRACT ist nach eigenen Angaben die führende Plattform für die Durchführung von Frachtausschreibungen und das Management von Frachtdaten und -kontrakten. Mit dem Modul Tendering werden Ausschreibungen einheitlich und ohne Medienbruch durchgeführt. Abschließend lassen sich umfangreiche Auswertungen erstellen. Das Modul Contract Management gewährleistet die lückenlose Dokumentation von Kontrakten und dient als Frachtinformationssystem.
Die TRANSPOREON e-sourcing GmbH in Kempten mit Vertriebsstandorten in Deutschland, Frankreich, Italien, Großbritannien und den Benelux ist Teil der internationalen TRANSPOREON Group mit über 140 Mitarbeitern. Momentan sind über 550 Verlader, mehr als 15.000 Transporteure und mehr als 60.000 Anwender weltweit über die Plattformen der Unternehmensgruppe vernetzt. Derzeit werden über die Lösungen der TRANSPOREON Group Frachtaufträge mit einem Frachtvolumen von jährlich über 6 Mrd. EUR organisiert.
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