Elektronische Beschaffung: Sicherer Einstieg
Das Everest-Desaster, das die Ford Motor Company erlebt hat, liegt erst wenige Jahre zurück. Im August 2004 stoppte der Autobauer aus Detroit die Einführung seines neuen E-Procurement-Systems Everest. Vier Jahre Arbeit und geschätzte 400 Millionen Dollar Entwicklungskosten steckten zu diesem Zeitpunkt bereits in der Softwarelösung. Everest sollte das bestehende Ford Supplier Network ablösen und sämtliche Prozesse rund um die Beschaffung auf eine moderne Basis stellen. Es entpuppte sich als ein Monster, das niemand sinnvoll nutzen konnte. Ford kehrte zu seinem früheren System zurück. Das Beispiel macht zwei Dinge deutlich: E-Procurement ist ein komplexes Thema und der Erfolg eines E-Procurement-Projektes hängt nicht vorrangig vom Mitteleinsatz ab. Sehr viel wichtiger als genügend Geld ist bei der Umsetzung eine klare Strategie. Die Komplexität muss gebändigt werden. Nicht nur Softwareschnittstellen müssen passen. Das System muss vor allem die Arbeitsprozesse im Unternehmen verbessern. Wer an den bisherigen Unternehmensstrukturen und den Erfahrungen der Mitarbeiter vorbei plant und entwickelt, der darf sich über spätere „Everest“-Überraschungen nicht wundern. E-Procurement ist die Beschaffung mit Unterstützung von IT-Systemen und Internet. Es ist ein Sammelbegriff für eine ganze Reihe von Werkzeugen, die den Einkauf im Unternehmen effizienter machen können. Die treibenden Kräfte für die Einführung von E-Procurement sind Kostensenkung und Prozessoptimierung. Darüber hinaus ist mit E-Procurement-Tools auch ein besseres Monitoring des gesamten Beschaffungswesens möglich. E-Procurement ist ein Teil der gesamten Wertschöpfungskette. Je enger die Elemente mit den bestehenden Unternehmensplanungssystemen verknüpft sind, desto besser können die Ziele erreicht werden. Eine Integration von E-Procurement mit ERP (Enterprise Resource Planning) und SCM (Supply Chain Management) ist wichtig, wenn die Potenziale der elektronischen Beschaffung in vollem Umfange genutzt werden sollen. Nach einer Studie der TNS Infratest Forschung GmbH im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie (Stand Juli 2007) wickeln 48 Prozent der deutschen Unternehmen mit mehr als zehn Mitarbeitern ihre Beschaffung online ab. Europäischer Spitzenreiter ist Irland mit einem Wert von 53 Prozent. In den EU15-Ländern sind rund ein Drittel der Unternehmen im E-Procurement engagiert. Nachholbedarf besteht vor allem in Ost- und Südeuropa. In Bulgarien, Lettland und Rumänien werden die Möglichkeiten des E-Procurement bislang kaum genutzt. Italien, Griechenland, Portugal und Spanien erreichen eine Performance von 48 Prozent des westeuropäischen Durchschnitts oder noch weniger. In Italien kaufen lediglich zehn Prozent der Unternehmen online ein. Laut TNS Infratest wird sich Deutschland im Laufe des Jahres 2007 im Blick auf E-Procurement weiter verbessern, so dass sich 56 Prozent der deutschen Unternehmen im E-Procurement engagieren werden.
E-Procurement-Tools
Katalogsysteme, elektronische Marktplätze in offener oder geschlossener Form sowie Ausschreibungs- und Auktionsplattformen sind die vorrangigen Elemente, mit denen E-Procurement umgesetzt wird. Die Einzelsysteme müssen zum einen in die betriebsinterne
IT-Landschaft und zum anderen je nach Ausprägung in die Systeme von Lieferanten integriert werden. Informationen über die zu beschaffenden Produkte fließen im Idealfall aus den Abteilungen des Unternehmens über die interne Anwendungssoftware zur Unterstützung der Ressourcenplanung (ERPSystem, Enterprise Resource Planning) zu den E-Business-Lösungen. E-Business ist der Oberbegriff für alle elektronisch unterstützten Handelsvorgänge eines Unternehmens. Darunter fallen auf der einen Seite die ESales-Aktivitäten im Business-to-Consumer-Segment (B2C). Der vertriebsseitige Einsatz von Internetshops wird allgemein als ECommerce zusammengefasst. Auf der anderen Seite fallen unter E-Procurement im engeren Sinne die Business-to-Business-Systeme (B2B), die für den Einkauf genutzt werden: EKataloge, E-Marktplätze, E-Ausschreibungen und Einkäuferauktionen. Im weiteren Sinne gehören auch spezielle E-Sourcing-Werkzeuge zum Bereich E-Procurement. Die klassischen Instrumente dienen vor allem zur Prozessoptimierung. Bei E-Sourcing-Software geht es stärker um die Identifizierung, Bewertung und Auswahl von Lieferanten. Es werden Instrumente genutzt, die die strategische Seite des Einkaufs unterstützen.
E-Business-Standards
Informationen über die zu beschaffenden Produkte müssen von System zu System problemlos weitergegeben werden können. An den Schnittstellen zwischen Abteilungen, ERP-System, E-Procurement-Systemen und externen Lieferanten-Systemen kommen die E-Business-Standards ins Spiel: Klassifikations-Standards, Katalogaustausch-Standards und Transaktions-Standards stellen sicher, dass Produktdaten im Unternehmen selbst und über das Internet bis zu angeschlossenen Plattformen fließen können. Die Integration von E-Procurement-Tools in das gesamte Unternehmen wird in der Praxis nicht immer am Beginn umgesetzt. Es sollte jedoch in jedem Fall auch bei Einführung einzelner Tools darauf geachtet werden, dass auch zukünftig keine unüberbrückbaren Schnittstellen-probleme zu erwarten sind.
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