Herausforderung im Versandprozess meistern

Vier Kontinente, sieben Standorte und mehr als 1.200 Mitarbeiter: Die NAGEL Maschinen- und Werkzeugfabrik GmbH ist weltweit führender Spezialist auf dem Gebiet der Hon- und Superfinishtechnologie. Das Unternehmen vertreibt neben diversen Präzisionsmaschinen auch eine Vielzahl von Werkzeugen, Schneidmitteln und Ersatzteilen für die Feinbearbeitung von Bauteilen. Die Sendungsabwicklung für alle Bestellungen erfolgt mit der Software-Lösung BEO-EXPOWIN und den zugehörigen BEO-PARCEL-Modulen. Die Ergebnisse: eine schnellere Versandabwicklung und eine rechtssichere Bearbeitung der Exportpapiere.

Seit mehr als einem halben Jahrhundert entwickelt und produziert NAGEL Maschinen, Schneidmittel und Werkzeuge rund ums Honen und Superfinishen. Abnehmer gibt es in den verschiedensten Branchen: von der Luft- und Raumfahrt über die Medizintechnik bis hin zum Hydraulik- und Pneumatikbereich. Mit seinen Hon- und Superfinishtechnologien erhöht das Nürtinger Unternehmen beispielsweise den Wirkungsgrad von Fahrzeugen, Flugzeugen, Schiffen, Maschinen oder Maschinenelementen. Das Ergebnis sind tribologisch angepasste Oberflächen sowie eine hohe Formgenauigkeit und Qualität der Werkstücke. Dadurch werden unnötige Reibungsverluste in den Bauteilen vermindert. Mit diesen Feinbearbeitungsverfahren trägt NAGEL maßgeblich dazu bei, dass die Energieeffizienz von Automobilen, hydraulischen und pneumatischen Steuereinheiten und von Anlagen der Energieerzeugung deutlich verbessert wird.

Herausforderung im Versandprozess meistern
Allein für die Automobilindustrie verschickt NAGEL vom Standort Nürtingen aus jährlich rund 50.000 Zylinderkurbelgehäuse und mehrere tausend weitere Werkstücke. „Unsere tägliche Herausforderung besteht darin, die richtige Ware zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben, und das zu möglichst guten Konditionen. Das ist bei stetig steigenden Versand- und Exportanforderungen gar nicht so einfach“, berichtet Ralf Griesinger, Versandleiter bei NAGEL. Bis vor kurzem erfolgte die Sendungsabwicklung für Inlands- und Europasendungen zum größten Teil manuell. Der Mitarbeiter im Versand notierte auf einem internen Betriebs-auftrag Gewicht, Abmessungen und Menge der Ware. Im Anschluss bearbeitete die kaufmännische Abteilung die Versand- und Exportpapiere und erstellte Frachtbriefe, Ausfuhranmeldungen und Ursprungszeugnisse von Hand. Der zeitliche Aufwand war durch den mehrstufigen Prozess bei der Sendungsvorbereitung entsprechend hoch. Eine weitere Herausforderung stellte die Abwicklung unterschiedlicher KEP-Dienstleister dar. Jeder Frachtführer empfiehlt für die Etikettierung und Datenübertragung eine eigene Versand-software. Dabei erfordert jede Änderung seitens eines Dienstleisters individuelle Anpassungen im Versandprogramm – ein aufwändiges Handling für die Mitarbeiter von NAGEL. Um die Prozesse zu vereinheitlichen und alle Arbeitsschritte mit einer zentralen Lösung zu tätigen, integrierte das Nürtinger Unternehmen die Softwarelösung BEO-EXPOWIN mit dem Modul BEO-PARCEL.

Projektumsetzung
„Die Entscheidung für einen Dienstleister ist uns leichtgefallen. Wir haben bereits seit 2009 die BEO-ATLAS-Lösung für die elektronische Zollanmeldung im Einsatz und sind damit sehr zufrieden. Mit der zusätzlichen Integration von BEO-EXPOWIN und BEO-PARCEL haben wir alle Versandlösungen aus einer Hand und vereinheitlichen so unsere Prozesse“, erklärt Ralf Griesinger. Ein weiteres Auswahlkriterium war die schnelle und einfache Schnittstellen-anbindung an das neue ERP-System proALPHA. „Die Umstellung auf BEO-EXPOWIN erfolgte praktisch zeitgleich mit dem Go-live unseres neuen ERP-Systems. 14 Tage vor dem Echtstart von proALPHA musste die BEO-Software laufen. Das war eine zeitkritische Phase, doch es hat alles reibungslos funktioniert“, so Ralf Griesinger. Die beiden Systeme ermöglichen der Maschinenfabrik eine einheitliche Datenstruktur sowie eine zentrale Stammdatenverwaltung. NAGEL nutzt die Versandlösungen sowohl für Inlands- als auch für Europasendungen sowie für Ausfuhren in Drittländer. Die Software wickelt von der Kommissionierung über die Kommunikation mit den Frachtführern bis hin zur Erstellung komplexer Exportpapiere den gesamten Versandprozess automatisiert ab. Am Standort Nürtingen hat die NAGEL Maschinen- und Werkzeugfabrik insgesamt drei Arbeitsplätze mit BEO-PARCEL und BEO-EXPOWIN ausgestattet. „Unsere Mitarbeiter waren innerhalb kürzester Zeit in der Lage, die Softwarelösungen eigenständig zu bedienen. Das einfache Handling spricht eindeutig für die Systeme von BEO“, berichtet Ralf Griesinger.

Einfach – sicher – schnell
Alle für die Auftragsabwicklung notwendigen Daten erhält die Versandsoftware aus proALPHA. Der Mitarbeiter am Packtisch erstellt mit BEO-PARCEL alle relevanten Versand-dokumente wie Paketlabels und Ladelisten auf Knopfdruck – ohne Versandangaben manuell nachtragen zu müssen. Die Daten werden dabei von dem System auf Plausibilität und Vollständigkeit überprüft. Direkt nach dem Scannen der Lieferscheinnummer veranlasst BEO-PARCEL den Druck des Lieferscheins aus dem ERP-System. Nach Abschluss eines Packauftrags erfolgt die Datenrückmeldung an proALPHA. Der Vorteil: Die Versandmitarbeiter sind bei Inlands- und Europaabwicklungen nicht mehr auf das Versandbüro angewiesen. Dadurch ist NAGEL wesentlich schneller als früher. Mit der Integration der BEO-Software hat das Unternehmen die Zeit für eine Sendungsabwicklung um die Hälfte reduziert. In der kaufmännischen Abwicklung spart NAGEL pro Woche rund 30 Arbeitsstunden, da die Mitarbeiter nur noch bei Drittlandsabwicklungen ins Spiel kommen: Sie erstellen die BEO-ATLAS-Meldung sowie alle notwendigen Exportdokumente, wobei BEO-EXPOWIN die aktuellen Konsulats- und Mustervorschriften berücksichtigt. Wenn die Freigabe durch den Zoll erfolgt ist, erhält NAGEL über BEO-ATLAS ein fertiges Ausfuhrdokument.

Einheitliche Abwicklung von Frachtführern
Um das Handling am Packplatz weiter zu erleichtern, integrierte BEO für jeden Frachtführer von NAGEL ein entsprechendes Modul in BEO- PARCEL. Mit Hilfe der Frachtführer-anbindungen erstellt NAGEL Versandlabels und Ladelisten entsprechend den jeweiligen Vorgaben des Transportdienstleisters. BEO-PARCEL überträgt die Sendungsdaten im Anschluss an die verschiedenen Frachtführer. Der Vorteil: Die Mitarbeiter im Versand wickeln mit ein und demselben Programm alle Frachtführer ab. BEO-PARCEL verwaltet darüber hinaus sämtliche Daten und Dokumente für den Versand ins In- und Ausland. Dazu zählen Etiketten mit oder ohne Barcode, nach Frachtführern aufgeschlüsselte Einlieferungslisten und Meldedateien, Packstück-Inhaltslabels sowie Packlisten. Der Endinger Softwareexperte unterstützt aktuell mehr als 50 verschiedene Frachtführeranbindungen, die als einzelne Module in BEO-PARCEL integrierbar sind. Auch Dienstleister, die noch nicht im Leistungs-portfolio von BEO vorhanden sind, werden auf Kundenwunsch aufgenommen. „Unsere Software ist modular einsatzfähig. Das heißt, wir können die einzelnen Lösungen flexibel erweitern und den Leistungsumfang exakt an die Bedürfnisse unserer Kunden anpassen“, erklärt Marion Bauer, Projektmanagerin bei BEO.

Fazit
Mit der Integration von BEO-EXPOWIN und BEO-PARCEL werden bei der Maschinenfabrik NAGEL mehrere Einzellösungen abgelöst. Inlands-, Europa- und Drittlandssendungen lassen sich mit den BEO-Lösungen zentralisiert über eine Plattform abwickeln. Alle Prozesse rund ums Wiegen, Verpacken und Etikettieren laufen nun automatisiert ab. Dabei behält NAGEL alle Prozesse im Blick. Darüber hinaus reduziert das Unternehmen die manuellen Tätigkeiten beim Versand und verringert so seine Fehlerquote. Auch die Mitarbeiter werden durch den hohen Automatisierungsgrad deutlich entlastet. „Vor allem die Kollegen im Lager schätzen die neue Lösung, mit der sie alle Arbeitsschritte mit einem Programm bewältigen können“, resümiert Ralf Griesinger. „Bei Fragen haben wir mit BEO immer einen kompetenten Ansprechpartner an unserer Seite.“

Bild: Die Softwarelösungen von BEO wickeln von der Kommissionierung über die Kommunikation mit allen Frachtführern bis hin zur Erstellung komplexer Exportpapiere den gesamten Versandprozess automatisiert ab; Quelle: BEO GmbH

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E-Mail: info@beo-software.de • Internet: www.beo-software.de

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