Procurement Performance beim Verhandeln

4. November 2013 · Beschaffungsprozess, Personal, Unternehmen ·  

Drozak Consulting hat die Ergebnisse der Studie „Procurement Performance im Verhand-lungsmanagement“ veröffentlicht. Dazu wurden Fach-und Führungskräfte aus dem Einkauf befragt. Die Studie konzentriert sich auf das Verhandeln in „schwierigen Situationen“. Sie untersucht entlang eines ganzheitlichen Verhandlungsmanagements, wie Unternehmen heute agieren und wo sie Optimierungsbedarf sehen.

Schwierige Verhandlungen werden einerseits definiert als Verhandlungen, die für das Unternehmen von großer Bedeutung sind und spezifisch vorbereitet werden müssen (z.B. langfristige/ großvolumige Verträge, etc.), sowie andererseits als Verhandlungen in besonderen Wettbewerbssituationen (z.B. Monopolsituationen, hohe Abhängigkeiten, etc.). Diese schwierigen Verhandlungen gehören heute zum Tagesgeschäft, in dem einzel- und mehrstufige Verhandlungen sowie RFQs dominieren, während Events und hybride Ansätze nur selten genutzt werden.

Allgemein lässt sich beobachten, dass die befragten Unternehmen das Verhandlungs-management in unterschiedlicher Intensität umsetzen, Gemeinsamkeiten je Branche oder Unternehmensgröße ließen sich nicht nachweisen. Allerdings lassen sich über alle Unter-nehmen eindeutige Schwerpunkte identifizieren, die auch auf andere Unternehmen übertragbar sind. Hier einige ausgewählte Beispiele:

    * Das Vergabegut und die Beschaffungsmarktstruktur werden von den Unternehmen analysiert, aber gerade bei Themen wie Forecast, Preis-/Kostenkalkulation, Techno-logie-/Innovationstrends wird ein Verbesserungsbedarf gesehen.
    * Basisdaten zu Lieferanten sind vorhanden, Kosten- und Wertschöpfungsstrukturen der Lieferanten als auch die lieferantenspezifische Aufbereitung von Argumenten und Einwänden muss hingegen verbessert werden.
    * Zur Lieferantenbewertung setzen fast alle Unternehmen Benchmarking ein. Das bisher von nur wenigen Unternehmen genutzte Bonus-Malus-System soll deutlich optimiert werden.
    * Auf der Basis von i.d.R. top-down ermittelten Zielen wird die Vergabeform dann strukturiert erarbeitet, die Auseinandersetzung mit möglichen Reaktionen findet allerdings nur selten statt.
    * Für die Verhandlung bilden die Unternehmen spezifische Teams, sowohl bei der Schulung der Teams und ihrer Rollen als auch bei der strukturierten Planung des Verhandlungsablaufs wird allerdings Verbesserungsbedarf gesehen.
    * Klare Spielregeln für den Verhandlungsablauf werden erarbeitet, aber nur wenige erstellen ein ganzheitliches Kommunikationskonzept, um den Lieferanten transparent zu informieren.
    * Die Umsetzungs- und Erfolgskontrolle wird von den Befragten sehr unterschiedlich gehandhabt. Feedbackgespräche (intern und extern) nach der Verhandlung finden eher selten statt.
    * Im Rahmen der Optimierung des Verhandlungsmanagements werden sich immer mehr Unternehmen mit dem Thema Spieltheorie beschäftigen und dabei auch externe Unterstützung nutzen.
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