Sicherheitsfragen beunruhigen Geschäftsreisende


Angesichts zunehmender Sicherheitsbedrohungen haben es Reiseeinkäufer mit einer wachsenden Zahl besorgter Reisender zu tun und kämpfen damit, die notwendigen Tools einzuführen, um diesen Sorgen zu begegnen. Allerdings zeigt eine neue Untersuchung der Association of Corporate Travel Executives (ACTE), gemeinsam herausgegeben mit American Express Global Business Travel (GBT): Travel Manager erkennen zunehmend die zentrale Rolle an, die sie für die Erfüllung der Fürsorgepflichten ihres Unternehmens reisenden Mitarbeitern gegenüber spielen.

Die Studie Take the Lead on Duty of Care for the Modern Business Traveller ist Teil 3 der gemeinsamen Studienreihe Meet the Modern Business Traveller. Gemeinsam haben ACTE und GBT die Forschungsfragen und die zentralen Themen erarbeitet – mit dem Ziel, einen umfassenden Blick auf die dringendsten Themen der Geschäftsreisebranche zu werfen.

Wie die Studie zeigt, registrieren mehr als ein Drittel der Travel Manager (37 Prozent) mehr Anfragen zum Thema Reisesicherheit. Weitere 35 Prozent gaben an, die Zahl der Anfragen sei stabil geblieben – nachdem eine Mehrheit bereits im April 2017 wachsende Besorgnis gemeldet hatte.

Es scheint allerdings, dass eine erhebliche Zahl an Unternehmen nicht über die Systeme verfügt, die erforderlich sind, diesen Sorgen rasch zu begegnen. Mehr als ein Viertel (27 Prozent) der Travel Manager gibt an, in den sechs Monaten bis zum Juni 2017 über keinen gültigen detaillierten Notfallplan verfügt zu haben. Die Abwesenheit solcher Pläne könnte im Zusammenhang stehen mit der Tatsache, dass Planungskonferenzen in vielen Unternehmen nicht üblich sind. Rund 39 Prozent der Travel Manager sagen, dass es solche Konferenzen gar nicht gibt, dass sie nur einmal stattgefunden haben oder unregelmäßig angesetzt werden. Nur 14 Prozent der Unternehmen rufen die Beteiligten monatlich oder öfter zu Planungs-konferenzen zusammen.

„Travel Manager können sich keine Selbstgefälligkeit leisten, wenn es darum geht, für den Worst Case zu planen“, sagt Greeley Koch, Executive Director der ACTE. „Für viele Unternehmen ist es status quo, auf Krisen zu reagieren – aber das bedeutet Gefahr für die Reisenden und führt definitiv nicht zu reproduzierbaren Ergebnissen für die Zukunft. Aktive Planung ist absolut notwendig in einem Umfeld wachsender globaler Bedrohungen.“

Darüber hinaus muss das sich verändernde Sicherheits-Umfeld noch zu großflächigen Veränderungen in den Reiserichtlinien der Unternehmen führen. Die Studie Modern Business Traveller aus dem September 2016 zeigte, dass mehr als die Hälfte (54 Prozent) der Travel Manager aufgrund von Sicherheitsbedenken ihre Richtlinien verschärft hatten. Die jüngsten Ergebnisse allerdings sprechen eine andere Sprache: Heute haben 58 Prozent der Travel Manager ihre Richtlinien in den vergangenen sechs Monaten nicht als Reaktion auf Sicherheitsbedenken verändert.

„Reisen verändert sich mit zunehmender Geschwindigkeit, die Weiterentwicklung von Reiserichtlinien aber kommt viel langsamer voran“, sagt Evan Konwiser, Vice President Digital Traveler bei GBT. „Unternehmen aller Größen müssen daher Wege finden, ihre Reisericht-linien flexibler zu gestalten und an neue Herausforderungen anzupassen. Die richtigen Partner und Tools können ein großer Vorteil sein, wenn auf der Welt wieder etwas passiert.“

Travel Manager wollen Ordnung in die Sache bringen
Obwohl sich die Reiserichtlinien der Unternehmen nur langsam ändern, handeln einige Travel Manager bereits, indem sie verschiedene Maßnahmen einführen oder ausbauen, die die Sorgen der Reisenden mindern. Die große Mehrheit (83 Prozent) führt Technologie zur Lokalisierung von Reisenden ein, 79 setzen auf aktive Kommunikation zu Sicherheitsthemen. Zu den zusätzlichen Tools, die bei den meisten Travel Managern im Einsatz sind, gehören Sicherheitstraining, Technologie für die Kontaktaufnahme im Krisenfall, Sicherheits-Dienst-leistungen ihres Geschäftsreiseanbieters (TMC) sowie detaillierte Notfall-Handlungspläne.

Kosten und fehlende Marktkenntnisse als Herausforderungen
In der Studie kristallisieren sich drei Bereiche heraus, in denen Travel Manager gern mehr tun möchten: Fast die Hälfte (45 Prozent) wünschen sich mehr Unterstützung durch ihr TMC, 40 Prozent würde gern mehr Sicherheitstraining anbieten, und 38 Prozent möchten Technologie für die Kontaktaufnahme im Krisenfall implementieren. Allerdings merkten die Befragten auch an, dass die Kosten für zusätzliche Unterstützung durch die TMCs und für die Implementierung von Systemen für die Kontaktaufnahme im Krisenfall sie zögern lassen, ebenso wie ihr fehlendes Wissen über verfügbare Produkte und Dienstleistungen. Travel Manager sollten daher in engem Kontakt mit den TMCs bleiben, um diese Herausforderungen zu entschärfen.

Ein Bereich mit weniger Hürden für Travel Manager ist die Sicherheitskommunikation. 60 Prozent der Befragten sind der Ansicht, sie bieten ihren Reisen angemessene Informationen, weitere 27 Prozent arbeiten in diesem Bereich an Verbesserungen.

Travel Manager sollten Chancen nutzen
Obwohl die Fürsorge (Duty of Care) verbessert werden kann, sind die Travel Manager gut aufgestellt, um Lücken in den Reiserichtlinien zu überbrücken und ihre Unternehmen auf künftige Sicherheits-Herausforderungen vorzubereiten.

„Aktives Handeln ist für eine erfolgreiche Fürsorge von zentraler Bedeutung, und es gibt einige schlüsselfertige Möglichkeiten, Sicherheit bei Reisenden und Prozessbeteiligten zur Priorität zu machen“, sagt Evan Konwiser (GBT). „Das kann ganz einfach darin bestehen, für jedes Quartal eine Konferenz mit den Abteilungen für Personal, IT und Compliance sowie der Unternehmensleitung anzuberaumen, um die Reiserichtlinien und die Notfall-Vorbereitung zu besprechen.“

Greeley Koch (ACTE) ergänzt: „Geschäftsreisende wissen sehr genau, was sie unterwegs brauchen. Das Wissen, dass das Travel Management sie jederzeit unterstützt – und stets die besten Möglichkeiten einführt, um sie besser zu unterstützen und zu schützen –, schafft Vertrauen, fördert die Produktivität und hält den Geschäftsmotor am Laufen.“

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