Sieg über den ewigen Papierkrieg


Dokumentenmanagementsysteme (DMS) versprechen, Abläufe zu digitalisieren und die Produktivität zu steigern. Aber welche Vorteile bringen sie ganz konkret? Hier lohnt sich ein genauer Blick. So mancher IT-Verantwortliche befürchtet, sich mit einem DMS ein weiteres Daten-Silo zu schaffen. Und damit die Produktivitätsvorteile einer Digitalisierung wieder zunichte zu machen. Diese Sorge ist nicht ganz unbegründet. Denn wirklich schlagkräftig wird die elektronische Dokumentenverwaltung erst, wenn sie mit anderen Unternehmensanwen-dungen vernetzt ist, insbesondere dem ERP-System. Welche Unternehmen profitieren am meisten von der Einführung eines integrierten DMS?

Schnelle Suche
In gut einem Viertel der Unternehmen verbringen Mitarbeiter sehr viel Zeit mit der Suche nach Dokumenten und Vorlagen für ihre Arbeit. Für sie ist die Einführung eines DMS besonders von Vorteil. Dabei muss jedoch sichergestellt sein, dass die Mitarbeiter direkt aus ihrer Arbeitsumgebung auf nötige Unterlagen zugreifen können, also aus dem CRM- oder dem Buchhaltungssystem, aus der Lageranwendung oder dem Projektmanagement-Modul. Das spart nicht nur Suchzeit, sondern auch aufwändige Rückfragen. So können sich alle Mitarbeiter besser auf ihre Arbeit konzentrieren.

Prozesse erfordern Daten und Dokumente
Viele Geschäftsprozesse erfordern eine Kombination aus strukturierten und unstrukturierten Daten. Zum Beispiel: Kundenstammdaten für die Erstellung von Angeboten, Laufzeiten und Verträge für die Überprüfung von Garantieansprüchen im Service oder Bestelldaten zur Prüfung und Freigabe einer Eingangsrechnung. Ist das DMS in das ERP-System integriert stehen alle nötigen Informationen zentral bereit. Wie sehr sich das bezahlt machen kann, zeigt das Beispiel Eingangsrechnungsverarbeitung: Bis zu 90 Prozent Zeitersparnis gegenüber einem „reinen“ Papierprozess sind durchaus möglich. Die Voraussetzung: Sämtliche Arbeitsschritte von Eingang und Prüfung auf formelle und sachliche Richtigkeit, über Freigaben bis hin zu Buchungsvorbereitung und sogar Verbuchung werden weitgehend automatisiert. Einer von vielen Indikatoren: Unternehmen, die heute bei jeder zehnten Rechnung die Skontofrist verpassen, könnten von einem DMS spürbar profitieren.

Abschied von der „Bildschirm-Tapete“
In der Verwaltung sieht man immer häufiger auf einem Schreibtisch mehrere Bildschirme. Denn die Mitarbeiter wechseln laufend zwischen Anwendungen und Serverlaufwerken hin- und her. Wenn zum Beispiel die Mitarbeiter in der Buchhaltung aus dem Buchhaltungs-Programm „aussteigen“ müssen, um einen gescannten Beleg aus einem Ordner auf einem Netzwerklaufwerk aufzurufen, ist dies ein weiteres Indiz: Hier kann die Kombination aus DMS und ERP-System für ein deutliches Plus an Produktivität sorgen.

(Rechts)sicher archivieren
Verfügt ein DMS zudem über eine regelbasierte Steuerung der Unterlagen mit Hilfe von Workflows, lassen sich alle Dokumente, von der E-Mail bis zur Tabelle, automatisiert zu einem Projekt bündeln. Steuerrelevante Unterlagen werden dabei mit den entsprechenden Aufbewahrungsfristen gekennzeichnet. Ist ein Vorgang abgeschlossen, gilt es, alle relevanten Unterlagen rechtskonform und revisionssicher zu archivieren. Dieser Ablauf lässt sich mit einem voll integrierten DMS-/ERP-System wie proALPHA ERP komplett automatisieren: Mit Abschluss des letzten Arbeitsschritts startet das ERP-System die automatische Archivierung, inklusive aller E-Mails und zugehöriger Unterlagen. In Verbindung mit einer zuverlässigen Backup-Strategie schützen sich Unternehmen so vor dem Verlust wichtiger, steuerrelevanter Daten.

Fazit
Die Digitalisierung des Informationsflusses kann ein Unternehmen produktiver machen, vorausgesetzt strukturierte und unstrukturierte Daten sind gut integriert. Der ERP-Anbieter proALPHA hat daher einen 15-Punkte-Schnell-Check zum Download aufgelegt. Damit können Unternehmen prüfen, wie stark sie von einer integrierten ERP-DMS-Lösung profitieren würden.

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