So straffen Sie Ihren Lieferantenstamm richtig

Jeder Lieferant bedeutet Zeitaufwand: Angebote einholen, Kataloge durchschauen, Preise vergleichen, Spezifikationen versenden, Bestellungen ausführen, Jahresgespräche durch-führen und Reklamationen bearbeiten. Meist sind es zu viele oder zu unzuverlässige Liefer-anten, die Faktoren wie Kosten, Komplexität des Einkaufsvorgangs und Arbeitsbelastung in die Höhe treiben. Daher ist es zu empfehlen, den Lieferantenstamm zu reduzieren. Es ist am besten, wenn Sie als Einkäufer nur mit den Kernlieferanten, auf die Sie sich verlassen können, zusammenarbeiten. Eine beträchtliche Reduktion der Lieferanten verringert durch den geringeren Aufwand nicht nur die Prozesskosten, sondern verbessert außerdem auch die Preise und Konditionen bei den verbleibenden Lieferanten. Eine Bündelung des Ein-kaufsvolumens auf einen Lieferanten hat unter sonst gleichen Bedingungen eine Preis-reduktion für bestehende Produkte zur Folge. Durch den Mehrumsatz steigt der Kunde häufig in eine höhere Kundenklasse auf, was dem Lieferanten Spielraum für höhere Rabattierungen gibt. Zudem kann der Lieferant nun seine Gemeinkosten, z.B. für Vertrieb auf mehr Produkte verteilen.

Fünf Kriterien für die Reduktion der Lieferanten
Worauf ist bei der Straffung des Lieferantenstammes zu achten? Es gibt fünf Entschei-dungskriterien, die dabei helfen, die wichtigen Kernlieferanten herauszufinden. Dazu zählt der Preis: Gemeint ist der Bezugspreis des Produktes ohne zusätzliche Kosten. Das zweite Kriterium ist die hohe und gleich bleibende Qualität. Zu beachten ist außerdem die Liefer-sicherheit bzw. das Lieferrisiko: Wie wahrscheinlich ist ein Lieferausfall, wie hoch der mögliche Schaden? Zudem muss der Einkäufer beachten, wie kompliziert und zeitintensiv der Einkaufsvorgang ist. Das letzte Kriterium ist die Zusammenarbeit: Gibt es mit dem Lieferanten eine enge Kooperation, werden Produkte gemeinsam entwickelt, gibt es eine Just-in-Time-Belieferung, eine Wertanalyse oder eine Kanban-Belieferung? Wenn diese Kriterien beachtet werden, kann man die einzelnen Lieferanten gezielt nach ihrer Bedeu-tung für den Einkauf gewichten.

Mehr Transparenz dank ABC-Analyse
In vielen Unternehmen fehlt es an einer Lieferantenliste mit Mengen, Preisen und Pro-dukten, die für Transparenz sorgt. Dazu muss die exakte Lieferantenzahl herausgefunden und nach ABC-Klassifizierung gewichtet werden. Dieselbe Gewichtung muss auch für die Artikel vorgenommen werden. Danach wird ermittelt, wie sich die Gesamtzahl der Bestel-lungen eines Jahres auf die A-, B- und C-Teile verteilt. Angesetzt werden sollte bei den C-Teilen, also den standardisierten Produkten. Denn obwohl sie durchschnittlich nur 5% des Einkaufsvolumens ausmachen, handelt es sich nach Erfahrung von Kloepfel Consulting oftmals um mehr als 75% der Lieferanten. In einem weiteren Schritt sollten die Kosten eines Bestellvorgangs von der Bedarfsfeststellung bis hin zu Rechnungszahlung errechnet werden. Die neu gewonnene Transparenz hilft dem einkaufenden Unternehmen dabei, die teuren Einzellieferanten zu identifizieren und durch Systemlieferanten auszutauschen.

Bündelungseffekte und Vormontage nutzen
Oft bestellt der Einkäufer ein Einzelprodukt beim günstigsten Anbieter. Dadurch verpasst er aber die Chance, Produktpakete einer Materialgruppe zu bestellen, bei denen man einen guten Paketpreis aushandeln und so Bündelungseffekte erzielen kann. Darüber hinaus sollte sich der Einkäufer die Frage stellen, ob der Lieferant auch die Vormontage überneh-men kann. Wenn zuvor zwei Lieferanten Einzelteile zur Montage in das Unternehmen lieferten, ist der Aufwand für den Einkäufer selbst höher. Stattdessen könnte Lieferant A sein Einzelteil direkt an Lieferant B, dem Systemlieferanten liefern, welcher die Montage dann übernimmt. Mithilfe dieser Methode, „Tier Approach“ genannt, hat der Einkäufer selbst nur noch einen zentralen Ansprechpartner.

Unabdingbar: Ein gutes C-Teile-Management
Um der großen Anzahl von C-Lieferanten Herr zu werden, ist ein gutes C-Teile-Manage-ment unabdingbar. Wie aber lassen sich die zahlreichen C-Lieferanten reduzieren? Ein Ansatz ist das E-Procurement mit einem Full-Service-Dienstleister. C-Teile sind Büro-material, Werkzeuge, Verbindungselemente und Sanitärartikel. E-Procurement bietet den Vorteil, dass alle C-Teile direkt aus dem Internet bestellt werden können – alles aus einer Hand statt wie zuvor über zahlreiche einzelne Lieferanten. Das senkt die Prozesskosten erheblich. Die Lieferung dauert nur wenige Tage und wird direkt an die Kostenstelle geleitet. Über die Bestellungen gibt es keine Einzelrechnungen, sondern eine monatliche Sammelrechnung, was den bürokratischen Aufwand enorm verringert und außerdem für mehr Übersicht sorgt. Damit der Einkäufer, der E-Procurement nutzt, nicht mehr bestellt, als notwendig ist, wird pro Nutzer ein festes Budget festgelegt, das bei Überschreitung eine Bestellsperre nach sich zieht.

Autor: Hendrik Hansen, Senior Consultant bei Kloepfel Consulting