Unterstützung beim Vertragsmanagement

Die Circle Unlimited AG überführt für UniCredit Business Integrated Solutions automatisch vertragsrelevante Einkaufsvorgänge aus SAP SRM 7.0 in das Vertragsmanagementsystem cuContract. Ziel ist es, international vertragsgebundene Prozesse einschließlich einer Termin- und Fristenüberwachung zu automatisieren und dadurch Fehler und Kosten in Verbindung mit manueller Bearbeitung zu reduzieren. Die über das System der UniCredit Business Integrated Solutions abgewickelten Bestellungen beinhalten Einzelbestellungen und „Waren“-Anforderungen aus Rahmenvereinbarungen. Sowohl diese Einzelbestel-lungen (SRM für Bestellungen) als auch die Rahmenvereinbarungen (SRM für Kontrakte) für alle wesentlichen Warengruppen wandelt Circle Unlimited automatisch in Verträge in cuContract um. Jährlich werden damit über 5.000 aktive Verträge gesteuert und verwaltet. Das Gesamtvolumen inklusive ausgelaufener Verträge beträgt aktuell ca. 15.000. UniCredit Business Integrated Solutions setzt das Vertragsmanagement von Circle Unlimited bereits seit mehreren Jahren national und international ein

Funktionsfähige Integration von SAP SRM und Vertragsmanagement
Um die komplexen Bestell- beziehungsweise Kontraktdaten fehlerfrei in das Vertrags-management zu übernehmen, hat Circle Unlimited eine Echtzeit-Integration zwischen SAP SRM und cuContract implementiert. Die korrekte Datenübernahme wird aus beiden Systemen heraus sichergestellt.

Freigabe, Verbrauch und Termine nach Plan
In das System integriert ist ein Genehmigungs-Workflow, der die Vertragsmanager automatisch über neu angelegte Verträge zur Freigabe in cuContract informiert. Zudem werden die Anwender über eine Alert-Funktion rechtzeitig davon in Kenntnis gesetzt, wenn im SAP SRM festgelegte Budgets für eine Rahmenvereinbarung durch eine neue „Waren“-Anforderungen überschritten werden. Dieser sogenannte Consumption-Based-Alert unterstützt bei der vorausschauenden Planung.

On-Top ist eine Termin- und Fristenüberwachung integriert, die die verantwortlichen Nutzer rechtzeitig per E-Mail benachrichtigt, wenn Vertragsfristen oder Vertragslaufzeiten erreicht sind. Das System stößt so mögliche Folgebearbeitungen automatisch an. Zeitverzug bei der Verlängerung von auslaufenden Verträgen beziehungsweise unnötigen Kosten in Verbindung mit übersehenen Kündigungsfristen ist Vorschub geleistet.

Lückenlose Dokumentation des Vertragsentstehungsprozesses
Alle Dokumente (z.B. Lieferantenbewertungen) inklusive E-Mails, die im Laufe des Beschaffungsprozesses im SAP SRM entstehen und dort archiviert werden, werden durch eine Verlinkung in einer einheitlichen digitalen Akte in cuContract automatisch sichtbar. Der gesamte Vertragsentstehungsprozess ist so lückenlos im Vertragsmanagement doku-mentiert – ohne redundante Ablage.

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