Weckruf für den Einkauf der Zukunft

10. April 2017 · Beschaffungsprozess, Personal, Unternehmen ·  

Agile Methoden und Digitalisierung verändern die Zusammenarbeit mit Lieferanten und Partnern. Höhere Komplexität, wechselseitige Abhängigkeiten und schnellere Veränderungen stellen alle Bereiche vor neue Herausforderungen. Prof. Dr. Ayelt Komus, Professor an der Hochschule Koblenz, hat untersucht, wie die Bereiche für Einkauf und Beschaffung in Bezug auf agile Methoden und Digitalisierung aufgestellt sind und hat dabei großen Handlungsbedarf aufgedeckt.

Auf den Einkauf kommen durch die voranschreitende Digitalisierung sowie die vermehrte Anwendung von agilen Methoden in Unternehmen grundlegende Veränderungen zu. – darin ist sich die absolute Mehrheit der Befragten einig. Gleichzeitig schätzen über 80% die eigene Einkaufs-Abteilung in diesem Zusammenhang jedoch als unzureichend aufgestellt ein und gerade einmal 6% beschäftigen sich konstruktiv mit den Auswirkungen. Zu diesem Ergebnis kam unlängst die Kurzstudie „Agiler Einkauf“, die Experten des Einkaufs zur Aufstellung des Teams bezogen auf agile Methoden befragte.

Einkauf sieht sich mit grundlegenden Veränderungen konfrontiert
Agile Methoden gewinnen in den Unternehmen zunehmend an Bedeutung. Nicht nur in der IT-Entwicklung spielen Methoden und Prinzipien aus den Bereichen „Scrum“, „IT-Kanban“ und „Design Thinking“ eine immer gewichtigere Rolle. Vor dem Hintergrund von Herausforderung-en und Chancen durch Digitalisierung, Globalisierung, Industrie 4.0 wird sich diese Entwicklung weiter verstärken. Gleichzeitig führen verschiedene Prinzipien wie rollierende Planung („Sprint Planning“), Auslieferung von Inkrementen („potentially deliverable products“) und selbstorganisierte Teams zu neuen Konstellationen, die sich nicht ohne Weiteres mit den tradierten Ansätzen des Einkaufs optimal berücksichtigen lassen. („Festpreis-Problematik“, Werkvertrag, …). Diese Ansicht hat sich mittlerweile auch bei den Einkaufsexperten durchgesetzt und so sehen drei Viertel der auswertbaren Teilnehmer an der Online-Umfrage grundlegende Veränderungen auf Aufgaben und Erfolgsfaktoren des Einkaufs zukommen. Nach mehrheitlicher Meinung gleichen sich diese Veränderungen mit den Chancen und Herausforderungen von Digitalisierung und Industrie 4.0.

Einkaufsbereich reagiert zurzeit lediglich passiv auf Veränderungen
Nach jahrzehntelang eingespielter Arbeit in der Angebotsvergabe und Vertragsgestaltung mit detaillierten Lasten- und Pflichtenheften, erfordert die erhöhte Dynamik auf zunehmend internationalen Märkten nun einen flexiblen Beschaffungsprozess. Diese Entwicklung trifft die Betroffenen meist unvorbereitet, über 80% bezeichnen das Team als schlecht aufgestellt. Die Hälfte der befragten gab an, dass die Mehrheit der Kollegen im Einkauf agile Methoden noch nicht als Veränderungsfaktor erkannt hat, fast 30% gaben an, dass die Mehrzahl der Kollegen erst damit beginnt, den anstehenden Wandel vorsichtig zu unterstützen. Obwohl eindeutiger Handlungsbedarf bei der Weiterentwicklung des Einkaufs erkannt wurde, setzen sich zurzeit gerade einmal 6% der Verantwortlichen aktiv und konstruktiv mit den Auswirkungen auseinander.

Größte Herausforderung ist organizational change management
Die Teilnehmer erwarten deutliche und zum Teil sogar sehr weitreichende Veränderungen bei fast allen Aufgaben des Einkaufs. Die größte Herausforderung sehen die Befragten in der Akzeptanz der Veränderung bei den Mitarbeitern im Einkauf, die Ihre Arbeitsweise künftig an agile Methoden anpassen müssen. Knapp die Hälfte der Befragten sieht ebenfalls eine große Herausforderung in der Akzeptanz der Unternehmensleitung. Der Wandel bringt nach Sicht der Teilnehmer vor allem weitreichende Änderungen in der Abstimmung mit den Fach-abteilungen mit sich. Die stärkste Umstellung wird in Bereichen mit Bezug zur Software- und Produktentwicklung erwartet.

Um akzeptierter interner und externe Partner zu bleiben muß der Einkauf handeln
Basierend auf den Studienergebnissen und Erfahrungen in der Einführung agiler Methoden leitet das Studienteam daraus folgende Empfehlungen ab:

    1. Vermitteln Sie Grundlagen zu agilen Methoden, Digitaler Transformation, Industrie 4.0
    2. Verschaffen Sie sich Klarheit über die spezifische Situation in Ihrem Unternehmen
    3. Stellen Sie sicher, dass die Differenzierung in den Einkaufsprozessen und Strategien zweckmäßig gelebt wird
    4. Arbeiten Sie eng zusammen – vor allem mit Fachabteilung und Rechtsabteilung
    5. Entwickeln Sie geeignete Skills und Vertragsarchitekturen
    6. Machen Sie Ihre Prozesse fit für den agilen Einkauf
    7. Reflektieren Sie die Persönlichkeitsprofile, Fähigkeiten und Neigungen Ihrer Mitarbeiter
    8. Nutzen Sie agile Methoden auch in Ihren Prozessen
    9. Starten Sie heute

Einkaufsbereiche sollten diese Empfehlungen in Betracht ziehen. ,„Die Studienergebnisse sind ein Weckruf für den Einkauf der Zukunft – insbesondere für die Einkaufsbereiche, die als ‚Einkauf auf Augenhöhe‘ eine positive Rolle bei der Gestaltung der Zukunft der Unternehmen spielen wollen,“ so Prof. Komus zu den Studienergebnissen.

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