Schneid ihn klein!
Stress gibt es nicht. Mit diesem Wahlspruch meistern Sie große Herausforderungen immer besser, als wenn Sie sich von Hektik und Panikmache anstecken lassen. Zeitdruck ist nicht gesund und bewirkt, dass die tatsächlich zur Verfügung stehende eigene Zeit nicht optimal genutzt wird. Zeitmanagement ist ein Schlagwort, mit dem viele Bücher verkauft werden. Die Mehrzahl ist jedoch eher dazu geeignet, dass sie einem weitere Zeit stehlen, als dass sie echte Lösungen bieten. Komplizierte Zeitmanagement-Techniken, die theoretisch überfrachtet sind, bringen im Alltag selten viel. Sie sind in der Regel zu unflexibel. Starr werden Regeln vorgegeben oder komplizierte Kalendersysteme angepriesen. Zudem kann Zeit nicht gemanagt werden. Sie lässt sich nicht bändigen und in eine Excel-Tabelle stecken. Wer seine Zeit optimal nutzen will, dem nützt es auch nichts, wenn er quantitative Klassifizierungen und Zuordnungen vornimmt.
Zeitempfinden ist individuell
Entscheident ist die qualitative Seite. Doch wie begegnet man dem Gefühl, dass die Aufgaben, die auf einen zurollen, so groß sind, dass sie unmöglich in einer gestellten Frist zu schaffen sind? Das Empfinden von zu wenig Zeit schafft die Voraussetzung dafür, dass jede Aufgabe als größer wahrgenommen wird, als sie ist. Hetze und Zeitdruck nähren sich aus sich selber. Es kommt ein Teufelskreis in Gang. Stefan Klein, Autor des empfehlens-werten Buches „Zeit. Der Stoff aus dem das Leben ist“, sagt: „Ist die Furcht, seiner Aufgaben nicht rechtzeitig Herr zu werden, einmal entstanden, lässt sie den Gestressten den Überblick verlieren und schafft so immer neue Anlässe. Zeitnot macht kurzsichtig für die Zukunft; man rennt den Ereignissen hinterher, statt sie zu gestalten.“ Die meisten Menschen denken sich die Zeit als etwas, das nichts mit ihnen selbst zu tun hat. Zeit scheint irgendwie da zu sein oder auch nicht. Man muss sich ihr anpassen. Machtlosigkeit ist die Folge. Wenn Sie selbst oder Ihre Mitarbeiter diese Vorstellung von der Zeit besitzen, dann sind sie ihr ausgeliefert. Doch was wir als Zeit erleben, ist tatsächlich nicht nur ein Phänomen der Außenwelt, sondern zugleich unseres Bewusstseins. Stefan Klein hat die verschiedenen Sichtweisen, die Menschen mit der Zeit verbinden, in seinem Bestseller auf 320 Seiten hervorragend beschrieben. Es sind Tatsachen und wissenschaftliche Erkenntnisse, die zu dem Schluss führen, dass jeder von innen sein Zeitempfinden in hohem Maße steuern kann. Das Denken beeinflusst in sehr starkem Maße, ob wir es zulassen, dass Stress unseren Alltag bestimmt. Unabhängig von der Größe und Vielzahl von Aufgaben sind die einen Menschen dazu in Lage Ruhe zu bewahren und auf dieser Basis gute Arbeit zu leisten. Andere schenken der vermeintlich fehlenden Zeit und dem Druck, unter dem sie daher stehen, so viel Aufmerksamkeit, dass sie die Arbeit sogar lähmen kann. Verschiedene Menschen reagieren auf den Zeittakt der Umgebung unterschiedlich. Stress und Hektik lässt sich dadurch abschütteln, dass der Kopf es gar nicht erst zulässt, diese Phänomene wahrzunehmen. Wer in sich selbst ruht, der lässt sich nicht von außen aus diesem Zustand bringen. Das ist die wichtige Grundregel echter Führungsstärke. Nur Menschen, denen es gelingt, in jeder Situation die Ruhe zu bewahren, verfügen auch über die Fähigkeit auf andere auszustrahlen. Der Standpunkt ist auch im Blick auf das Zeitempfinden und letztendlich auch auf die eigene Einstellung zur Arbeit das alles Entscheidende. Jeder hat die Verantwortung für sein Zeitempfinden, und es gibt nie mehr oder weniger Zeit. Das sind zwei der wichtigsten Gesetze. Auf dieser Basis können Strategien und Methoden zusätzlich angewendet werden, die dabei helfen, in jeder Situation die Ruhe zu bewahren und Prioritäten zu setzen. So wird nicht Zeit gemanagt, sondern ganz einfach in der Zeit gearbeitet. Zeit fließt. Menschen, die das akzeptieren können, sind keine Sklaven der Zeit mehr. Sie machen sich die eigenen Möglichkeiten bewusst und verschwenden keine Gedanken an abstrakte Begriffe wie Zeitdruck, Stress oder Hektik. Der eigene Terminkalender wird zu einem Freund und nicht zu einem Feind. Die klassische, einfache und beste Strategie, um mit großen Aufgaben fertig zu werden, ist die Elefanten-Technik. Diese Herangehensweise an umfangreiche Projekte wird in den guten Manager-Ausbildungen seit vielen Jahren gelehrt. Die Methode ist auch aufgrund ihrer Einfachheit besonders wirkungsvoll. Stellen Sie sich vor, Sie erhalten von Ihrem Chef ein sehr großes Projekt übertragen. Es soll in kurzer Zeit erfolgreich umgesetzt werden. Sie wissen genau, dass dieses Projekt zugleich ein sehr großes Problem ist. Die damit verbundene Arbeit ist gigantisch. Und Sie haben keine Ahnung, wie und wo Sie am besten anfangen sollen. Groß und dunkel schwebt diese Riesen-Belastung über Ihnen. Es erdrückt Sie fast. In dieser Situation reagieren nicht wenige Menschen damit, dass Sie vor diesem elefantös großen Monsterproblem soviel Angst vor einem möglichen Scheitern entwickeln, dass sie gar nicht erst anfangen, es zu lösen. Das Projekt ist in der Vorstellung so groß wie eine Elefant. Es scheint unüberwindlich zu sein. Wozu überhaupt erst beginnen? Soviele Probleme und so wenig Zeit. Alles ist nur noch Stress. Wer im Team Mitarbeiter hat, die durch neue Herausforderungen leicht in Panik zu versetzen sind, der muss wissen, dass diese Panik sich sehr leicht verbreitet. Plötzlich sehen auch Kollegen, die am Beginn noch ruhig bei der Sache waren, diesen Elefanten, der auf sie zukommt. Als Führungskraft müssen Sie in kritischen Situationen frühzeitig eingreifen und etwas unternehmen, um die Panik aus den Köpfen der Mitarbeiter zu vertreiben. Machen Sie sich die Elefanten-Technik zu eigen und beantworten Sie sich ganz ruhig die Frage: Wie isst man einen Elefanten? Die Antwort ist natürlich genial einfach: Schneiden Sie ihn klein! Schneiden Sie ihn einfach nur klein und essen Sie ihn dann Stück für Stück auf. Wenn Sie das tun, dann können Sie ihn problemlos bewältigen. Er verschwindet unweigerlich. Und das, woran Sie oder Ihre Mitarbeiter am Anfang vielleicht nicht geglaubt haben, ist passiert. Das Projekt ist bearbeitet. Eine Herausforderung wurde gemeistert. Die Arbeit ist erledigt.
Distanzieren Sie sich bewusst
Sie haben sich dafür entschieden, dass der Elefant keine Macht über Ihr Denken erhält. Damit hat der Elefant keine Chance mehr, Ihnen Zeit zu stehlen oder Stress auszulösen. Sie müssen die bewusste Entscheidung treffen, sich von dem megagroßen Projekt zu distanzieren. Dann teilen Sie es in kleine Einheiten auf und konzentrieren sich ausschließlich auf ein überschaubares Teil. Dann fangen Sie an. Step by Step. Sie wissen, dass alles seine Zeit braucht, aber Sie haben keine Angst mehr davor, an großen Herausforderungen zu scheitern. Auf diese Weise sind bereits große Projekte zu tausenden erfolgreich umgesetzt worden, bei denen viele Beteiligte am Anfang niemals erwartet hätten, dass dies möglich sei. Lassen Sie es niemals zu, dass eine Aufgabe Sie aus dem inneren Takt bringt. Verfolgen Sie Ihre Ziele eines nach dem anderen und teilen Sie große Ziele in kleine auf. So lässt sich auch ein noch so großer Elefant mühelos verspeisen.
Link-Tipp
http://tinyurl.com/5mu2do
Die Vorlesung von Randy Pausch über Zeitmanagement macht klar, worauf es bei der Arbeitseinteilung am meisten ankommt. Pausch ist Professor an der Carnegie Mellon Universität. Das Video ist 76 Minuten lang und in englischer Sprache.
Die Elefanten-Technik
- Sehen Sie nicht auf das Ganze
- Distanzieren Sie sich von der Gesamtaufgabe
- Teilen Sie die Aufgabe in einzelne Stücke auf
- Schneiden Sie den Elefanten klein
- Fangen Sie an – Konzentrieren Sie sich auf ein Teil
- Ihr Motto heißt „Step by Step“
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