Ziel eines funktionierenden Bestandsmanagements

18. April 2017 · Beschaffungsprozess, IT&TK, Statistik, Unternehmen ·  


Realität für viele Handels- und Produktionsunternehmen: Zahlreiche Artikel auf Lager und doch sind die richtigen nicht verfügbar. Das Problem ist eine oft nur unzureichende Trans-parenz hinsichtlich Angebot und Nachfrage. Dabei sind die Vorteile eines ganzheitlich umgesetzten Bestandsmanagements längst bekannt. Doch wie können Unternehmen ihren Lagervorrat dem tatsächlichen Bedarf anpassen? Das Zauberwort lautet Bestands-optimierung. Der IT kommt dabei eine wesentliche Bedeutung zu. Neben den vielfach eingesetzten Standard-ERP-Systemen empfiehlt sich die Implementierung neuer Speziallösungen.

Gesenkte Kapitalbindungskosten, ein erhöhter Umsatz, reduzierte operative Kosten und ein gesteigerter Servicegrad – die Vorteile eines effizient umgesetzten Bestandsmanagements liegen klar auf der Hand. Dennoch wurde dieses Thema von vielen mittelständischen Unternehmen lange Zeit vernachlässigt. Die Konsequenz: In vielen Unternehmen sieht sich der Einkauf mit ineffizienten Strukturen und einem sehr hohen administrativen Aufwand konfrontiert. Die Ergebnisse sind oft nur mangelhaft – Bestände häufen sich am Lager. Die Lösung: eine Optimierung der Bestandsführung mit dem Ziel, die Bestände transparent und dynamisch zu planen. Als Resultat lassen sich die Prozesse im Einkauf verbessern, Kapazitäten freisetzen und die Kapitalbindung senken.

Den Herausforderungen auf den Grund gehen
Die alltägliche Herausforderung für Handels- und Produktionsunternehmen: Sie müssen die richtige Menge an Artikeln zur richtigen Zeit bestellen. Das bedeutet, dass ausreichend Ware verfügbar ist, ohne dass sich unnötige Lagerbestände bilden. Auf den ersten Blick kein Problem. Jedoch setzt dies voraus, dass der Einkauf alle korrelierenden Faktoren, wie beispielsweise Beschaffungs-, Lagerhaltungs- und Fehlmengenkosten, sowie alle gültigen Verträge oder die Bedarfsvorhersage kennt und seine Bestellungen dynamisch plant. „Das ist die Krux“, erklärt Marek Matuszewski, Ressortleiter Betriebswirtschaftliche Lösungen ERP bei der SIEVERS-GROUP, einem IT-Architekturhaus aus Osnabrück. „Viele Unternehmen verlassen sich auf die Intuition des Einkaufs. Natürlich kennen die langjährigen Mitarbeiter die Kunden und deren Bestelldynamiken. Bei der Masse an Daten können sie jedoch nicht alle Faktoren berücksichtigen. Ihnen fehlt eine wesentliche wissenschaftliche Komponente, um relevante Auswertungen zu erhalten und auf deren Basis effizient zu wirtschaften.“ Um dies zu meistern, ist der Einkauf auf Werkzeuge angewiesen, die eine flexible und dynamische Planung ermöglichen. Viele Unternehmen haben sich allerdings bisher nur wenig mit dem Thema IT auseinandergesetzt. Dabei ist die Informationstechnologie, laut Matuszewski, Dreh- und Angelpunkt, wenn es um das Thema Bestandsmanagement geht.

Ein Blick ins Unternehmen
Tatsache ist, dass der Großteil mittelständischer Unternehmen aus Handel und Produktion im Einkauf auf Standard-Warenwirtschaftssysteme setzt. Diese sind meist seit Jahren im Einsatz und bieten wenig Funktionalität im Einkaufsbereich. So zeigen sich in der Anwendung Effizienzeinbußen, da ERP-Lösungen sehr statisch sind und nur mit Vergangenheitsbezug arbeiten. Die Systeme verfügen über keine umfassenden Analysefunktionen und kennen nur wenige Dispositionsparameter. Darüber hinaus sind keine statistischen Verfahren implementiert, durch die der Einkauf Trends einkalkulieren oder Prognosen erstellen kann. Als Resultat geben die Analysen nur Hinweise darauf, was in der Vergangenheit gut oder schlecht gelaufen ist – ohne einen Ausblick auf die Zukunft. Der Einkauf agiert nur mit statischen Dispositionsparametern, die auf Erfahrungswerten oder dem Bauchgefühl beruhen.

Auf Basis dieser Auswertungen werden neue Bestellungen generiert; diese entsprechen jedoch nicht dem tatsächlichen Bedarf. Unternehmen, die rein auf ihr ERP-System vertrauen, betreiben daher Bestandsmanagement in einer antiquierten Form. Gerade für Betriebe, die die Prozesse im Einkauf optimieren wollen und ein effizienteres Wirtschaften mit ihren Beständen anstreben, reicht das nicht aus. Immer mehr Unternehmen erweitern daher ihre bestehenden Systeme durch Individualisierungen oder zusätzliche Programme. Der Einkauf greift dabei auf Werkzeuge wie Excel oder Business-Intelligence-Anwendungen zurück. Sie werden über eine Schnittstelle mit dem Warenwirtschaftssystem verbunden. Jedoch ermöglichen auch diese Lösungsansätze nur eine rückwärtsgerichtete Auswertung. Marek Matuszewski erklärt: „Business-Intelligence-Lösungen zum Beispiel, die per Schnittstelle angebunden werden, greifen zwar auf die im Warenwirtschaftssystem hinterlegten Daten zu, liefern aber nur vergangenheitsbezogene Analysen. Der Einkauf muss daraus selbstständig ein Vorgehen für die Zukunft ableiten. Das führt oftmals zu suboptimalen Entscheidungen.“

Eine ganzheitliche Betrachtung
Um ihre Bestandsführung zu verbessern, müssen Unternehmen laut Matuszewski zwei Punkte berücksichtigen. „Die Optimierung beginnt unserer Erfahrung nach immer bei einer Umstrukturierung im Unternehmen“, so der Business-Solutions-Experte. Dies betrifft insbesondere den Einkauf, der oftmals in puncto Zuständigkeiten reorganisiert werden sollte. Darüber hinaus müssen Aufgaben und Verantwortlichkeiten beispielsweise hinsichtlich Artikeln oder Lieferanten besser strukturiert werden, um so Synergien zu schaffen. Dies erfordert mehr Transparenz bezüglich Fragen wie: Welches sind die langsamdrehenden Artikel, durch die viel Kapital gebunden wird, oder welche Artikel weisen besondere Bestellmuster auf? Ziel ist es, alle Artikel- und Produktgruppen in die Analysen und Auswertungen einzubeziehen, um so einen umfassenden Überblick zu erhalten. Die angestrebten Veränderungen bedürfen daher zwingend der Bereitschaft, bestehende Strukturen zu überdenken. Das betrifft auch den zweiten korrelierenden Aspekt: die IT. „Ideal ist, wenn Unternehmen branchenneutrale Speziallösungen einsetzen, die sowohl vergangene Daten als auch prognostizierte Werte in die Berechnungen einbeziehen, um Bestellvorschläge zu erzeugen. Diese neuen Lösungsansätze sind sehr innovativ, haben aber bisher leider selten einen Weg in die Unternehmen gefunden“, berichtet Matuszewski über die neusten Trends und Entwicklungen am Markt. Der Vorteil dieser modernen Systeme: Sie greifen auf Algorithmen zurück, die nicht in den ERP-Systemen enthalten sind und so die typische Businesslogik der Warenwirtschaftssysteme ergänzen. Die Daten werden schnell und einfach im Hintergrund ausgewertet und stehen jederzeit zur Verfügung. Lösungen wie SNC/Inventory+ der SIEVERS-GROUP lassen sich zudem direkt in die Prozesse einbetten.

Ein neuer Lösungsansatz für die Bestandsoptimierung
SNC/Inventory+ wurde von der SIEVERS-GROUP speziell für die Bestands- und Dispositionsoptimierung entwickelt. Die Lösung wird direkt in das Warenwirtschaftssystem Microsoft Dynamics NAV integriert – und ist damit die erste ihrer Art für dieses ERP-System. Anwender greifen schnell und einfach auf alle relevanten Daten zu, ohne zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln oder sich in der Bedienung umstellen zu müssen. Durch die Integration verfügt die Lösung über alle in Microsoft Dynamics NAV enthaltenen Wiederbeschaffungsverfahren und lagerortabhängigen Dispositionsparameter. Sie werden jedoch funktional erweitert, was eine flexible und autonome Datenbetrachtung erlaubt. So bietet SNC/Inventory+ statistische Prognoseverfahren, die die Absatzzahlen der Vergangenheit heranziehen und mit weiteren Faktoren, wie Beschaffungs- und Lager-haltungskosten, kombinieren. Als Resultat erzeugt das System optimale Bestellvorschläge und löst die entsprechenden Bestellungen bei Bedarf direkt aus. Wiederkehrende Artikel können automatisch über die Dispositionsfunktionen bestellt werden. Der Einkauf wird dadurch entlastet, der Bestand und die Lieferfähigkeit optimiert und der Servicegrad erhöht.

Die richtige Wahl treffen
Der Bedarf an Lösungen zur Bestandsoptimierung am Markt ist vorhanden – ebenso wie bereits erste Lösungen. Warum diese Systeme trotzdem nicht genutzt werden? Ein Grund ist, laut Matuszewski, das fehlende Wissen. So ist der erste Ansprechpartner für viele Unter-nehmen ihr ERP-Anbieter, der allerdings nicht für alle Spezialanwendungen eine anforderungsgerechte Lösung bieten kann. Systemhäuser wie die SIEVERS-GROUP verfügen hingegen über ein vielfältiges Angebot an verschiedensten Lösungen. Durch ihren ganzheitlichen Ansatz und ihr umfassendes Produktportfolio kann das Systemhaus flexibel auf individuelle Kundenwünsche eingehen. Die Wahl eines Partners spielt daher eine ebenso große Rolle für den Erfolg der Bestandsoptimierung wie die strategische und IT-gestützte Organisation im Unternehmen.

Bild: Die nachgefragten Produkte zur richtigen Zeit in benötigten Menge auf Lager: das Ziel eines funktionierenden Bestandsmanagements; Foto: shutterstock/SIEVERS-SNC Computer & Software GmbH & Co. KG

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