Position des Einkaufs in Unternehmen

Obwohl die strategische Bedeutung des Einkaufs ständig zunimmt, scheint die Gleichstellung des Einkaufs mit anderen Unternehmensbereichen nicht voranzukommen. Gerade in Betrieben, die viele Teile und Komponenten zukaufen, könnten Einsparungen im Einkauf einen unmittelbar positiven Einfluss auf das Geschäftsergebnis haben. Techpilot, der führende Marktplatz für Zeichnungsteile, hat sich daher vorgenommen, ein aktuelles Bild der Situation des Einkaufs in den Unternehmen der technischen Industrie zu ermitteln. Es sollte geklärt werden, ob der Stellenwert des Einkaufs dem hohen Wertbeitrag dieses Unter-nehmensbereichs entspricht.

Beteiligt haben sich Unternehmen mit 2 bis über 10.000 Mitarbeitern, wobei mehr als die Hälfte zwischen 100 und 1.000 Mitarbeiter beschäftigt. Teilgenommen haben leitende Funktionen, darunter 40,7 Prozent Einkaufsleiter, 5,2 Prozent Gruppenleiter und darüber hinaus Strategische Einkäufer (23,7 Prozent) und Technische Einkäufer (20,6 Prozent). Sie verfügen über langjährige Erfahrung im Technischen Einkauf und sind in diesem Bereich im Schnitt 13 Jahre tätig.

Der Anteil der Einkaufskosten liegt bezogen auf den Gesamtumsatz bei durchschnittlich 43 Prozent. 5,4 Prozent der befragten Einkaufsabteilungen beschaffen mindestens 80 Prozent vom Gesamtumsatz, 15,5 Prozent weniger als 20 Prozent.

Die Einkaufsvolumina der befragten Unternehmen repräsentieren die gesamte Bandbreite, von weniger als 10 Millionen Euro (42 Prozent) über 10 bis 50 Millionen Euro (38 Prozent) bis über 50 Millionen Euro (19,9 Prozent). 9,1 Prozent erreichen ein Volumen von über 100 Millionen Euro. Der Anteil der Zeichnungsteile am Einkaufsvolumen ist naturgemäß niedriger. 38,5 Prozent der Unternehmen beschaffen Zeichnungsteile im Gesamtwert von weniger als 1 Million Euro. 22,3 Prozent geben zwischen 1 Million und 5 Millionen Euro für Zeichnungsteile aus. Mehr als 5 Millionen Euro Einkaufsvolumen verzeichnen knapp 40 Prozent der Unter-nehmen.

Qualifikation ist kein Garant für einen höheren Stellenwert
Der Anteil der Hochschulabsolventen unter den Beschäftigten im Einkauf variiert stark. Bei 35,4 Prozent der Unternehmen liegt er unter 5 Prozent, bei 18,5 Prozent der Unternehmen bei über 50 Prozent. 47 Prozent der Einkaufs- und Gruppenleiter haben eine Hochschulaus-bildung. Einkaufsmitarbeiter mit technischer Qualifikation sind bei über 40 Prozent der Unternehmen nur mit weniger als 20 Prozent vertreten. Bei einem Viertel der Firmen liegt dieser Anteil bei über 50 Prozent.

Das Ausbildungsniveau der Mitarbeiter im Einkauf ist jedoch kein Garant für eine höhere Position des Einkaufsleiters in der Unternehmenshierarchie. Selbst bei einem Anteil der Hochschulabsolventen in der Einkaufsabteilung von 70 Prozent und mehr sind nur 40 Prozent der Einkaufsleiter Mitglied der Geschäftsführung. In nahezu 80 Prozent der Unternehmen ist der Einkaufsleiter nicht in die Geschäftsführung eingebunden, eine Zahl, die angesichts des Wertbeitrags, den der Einkauf leistet, sehr verwundert. In annähernd 50 Prozent der Unter-nehmen ist der Einkauf ein eigenständiger Bereich auf zweiter Führungsebene. 22,5 Prozent der Einkaufsleiter arbeiten als Abteilungsleiter auf der dritten Führungsebene. In 7,5 Prozent der Firmen ist der Einkauf auf verschiedene Bereiche bzw. Abteilungen verteilt.

Hierarchie und Wertschätzung
Es gibt eine eindeutige Korrelation zwischen der Wertschätzung der Mitarbeiter im Einkauf und der Position des Einkaufs in der Unternehmenshierarchie. Ist der Einkaufsleiter Mitglied der Geschäftsführung, dann sind 31,4 Prozent der Meinung, dass der Einkauf hohe Anerkennung genießt. 51,4 Prozent der Teilnehmer sehen den Einkauf in diesen Fällen gleichberechtigt neben den anderen Unternehmensbereichen.

Ist der Einkauf auf der 2. Führungsebene angesiedelt, dann sinken diese Werte. Nur noch 25,9 Prozent geben an, dass das Ansehen hoch ist, und immerhin 50,6 Prozent halten den Einkauf für gleichberechtigt. Ab der 3. Führungsebene sinken die Werte dramatisch. Nur noch 2,7 Prozent fühlen sich anerkannt und nur noch 28,2 Prozent fühlen sich gleichberechtigt. Etwas höher, aber immer noch niedrig, sind die Werte, wenn der Einkauf auf verschiedene Abteilungen verteilt ist. Offenbar sorgt dann die engere Zusammenarbeit mit den Kollegen aus anderen Bereichen für eine höhere Wertschätzung.

Mit dem Einfluss steigt auch die Wertschätzung
56,7 Prozent geben an, dass der Einkauf Servicefunktion für Entwicklung, Produktion und Vertrieb hat. Doch in nicht einmal in der Hälfte der Unternehmen (43,9 Prozent) steht der Einkauf gleichberechtigt neben den anderen Unternehmensbereichen. Insgesamt sind lediglich 20,5 Prozent der Einkäufer der Meinung, dass ihr Bereich eine hohe Wertschätzung genießt. Bei einem Viertel der Unternehmen wird der Wertbeitrag des Einkaufs kaum thematisiert. Dementsprechend sind ein Viertel der Befragten der Meinung, dass die Leistung des Einkaufs nicht angemessen gewürdigt wird. 28,7 Prozent geben darüber hinaus an, dass in ihrem Unternehmen die strategische Bedeutung des Einkaufs nicht ausreichend gefördert wird. Bei einem Drittel der Unternehmen hat der Einkauf nicht den Stellenwert, den er haben sollte.

Allerdings zeigt das Ergebnis auch, dass die Anerkennung umso größer ist, je höher der Wertbeitrag des Einkaufs zum Gesamtumsatz ist. In Unternehmen, in denen der Einkauf anerkannt wird, liegt der Wertbeitrag im Durchschnitt bei knapp 50 Prozent vom Umsatz. Der Wertbeitrag wird kaum thematisiert, wenn der Einkauf nur zu durchschnittlich 35,4 Prozent zum Umsatz beträgt.

Frank Sattler, Gründer und Geschäftsführer von Techpilot: „Wir haben uns einerseits natürlich über die hohe Beteiligung gefreut. Offenbar haben wir mit dieser Umfrage einen Nerv getroffen. Andererseits waren wir schon überrascht über die zu geringe Anerkennung, die der Einkauf trotz seines wichtigen Beitrags zum Unternehmenserfolg und zur Sicherstellung der Supply Chain genießt. Die Auswertung zeigt aus meiner Sicht recht deutlich, wo noch Defizite zu finden sind, aber auch, wie der Stellenwert des Einkaufs verbessert werden kann.“

Veraltete Strukturen, fehlendes Wissen, Mängel in der Kommunikation
Entsprechend kritisch sind die Antworten auf die Frage nach den Gründen für den Stellenwert des Einkaufs. Mehr als die Hälfte der Teilnehmer macht das Management und die Geschäfts-leitung für den geringen Stellenwert verantwortlich. Das Spektrum reicht von „historisch gewachsenen, veralteten Strukturen“ über „fehlende Kenntnisse des Managements“ bis hin zum Vorwurf einer einseitigen Fokussierung auf den Vertrieb und/oder einer Bevorzugung technischer Bereiche. Firmen, in denen sich die Situation verbessert hat, verweisen auf mehrjährige Anstrengungen. Ein Teilnehmer sieht Verbesserungen durch „regelmäßige Meetings und durch Präsentationen in anderen Fachbereichen und vor dem Management, in denen die Einkaufserfolge transparent gemacht werden“. Offenbar ist jedoch nicht jeder Einkaufsleiter auf diesem Gebiet zufriedenstellend aktiv, so jedenfalls die Kritik einzelner Umfrageteilnehmer.

Ein Teilnehmer bringt den klassischen Konflikt in der Wahrnehmung auf den Punkt: „Der Vertrieb holt das Geld! Richtig wäre, der Vertrieb holt den Kunden und der Einkauf den Gewinn.“ Das wird jedoch in vielen Unternehmen nicht so gesehen. Da beklagt so mancher, dass „der tatsächliche Aufwand für Einsparungen und Lieferantenentwicklung nicht wahrge-nommen wird“, dass „die Geschäftsleitung zu wenig weiß über die Schwierigkeiten in der Beschaffung“, dass „der Wertbeitrag nicht gesehen wird“. Darüber hinaus wird beobachtet, dass in technisch dominierten Unternehmen die kaufmännische Seite im Einkauf zu kurz komme.

Unzeitgemäße Software-Ausstattung
Die Verbreitung von Softwarelösungen für das Supply Chain Management ist relativ gering. Nur 30,8 Prozent der Unternehmen haben eine derartige Lösung im Einsatz. Selbst bei den Unternehmen mit über 100 Millionen Euro Einkaufsvolumen liegt der Anteil nur bei 74,2 Prozent, bei über 50 Millionen Euro Einkaufsvolumen liegt der Anteil nur noch bei 37,5 Prozent. Lediglich 4,5 Prozent der Unternehmen mit einem Einkaufsvolumen von unter 1 Million Euro nutzen eine SCM-Software.

Preise und Konditionen verhandeln
Die Bedeutung verschiedener Einkaufsfunktionen wird sehr unterschiedlich gewichtet. Im Vordergrund steht das Verhandeln von Preisen und Konditionen (im Schnitt 4,39 von 5 möglichen Punkten), gefolgt vom Lieferantenmanagement (3,3 Punkte) und dem Strate-gischen Einkauf (3,26 Punkte). Einen geringen Stellenwert haben offenbar die Funktionen Outsourcing, Global Sourcing, Schnittstellenmanagement und Risikoanalyse mit gerade einmal 2,4 bis 2,5 Punkten.

Zielvorgaben und Erfolgsprämien
Zielvorgaben für den Einkauf sind keine Selbstverständlichkeit. Nur 56,5 Prozent der Einkäufer haben Einsparziele und Vorgaben für die Termineinhaltung. Knapp 50 Prozent arbeiten mit Qualitätszielen. Ein gutes Fünftel strebt eine Reduzierung der Zahl der Liefer-anten an. Die weltweite Beschaffung spielt bei den Zielvorgaben kaum eine Rolle (16,8 Prozent). Nur 38 Prozent der Teilnehmer müssen verpflichtend mehrere Angebote einholen.

Die Zielerreichung wird dementsprechend kaum honoriert. Nur 15,5 Prozent der Unternehmen zahlen leistungsabhängige Vergütungsbestandteile, in 46 Prozent der Unternehmen gibt es überhaupt keine Erfolgsprämien.

Brachliegende Potentiale
In die Produktentwicklung und Konstruktion werden nur 24,4 Prozent der Einkaufsabteilungen standardmäßig eingebunden. 8 Prozent sind gar nicht involviert, 50 Prozent gelegentlich und 14,6 Prozent nur bei Neuentwicklungen. 36 Prozent der Einkaufsabteilungen arbeiten gleich-zeitig mit der Konstruktionsabteilung an einem Projekt. 56 Prozent werden erst hinterher eingebunden. Werden Erfolgsprämien für die Zielerreichung gezahlt, dann wird der Einkauf stärker eingebunden. In diesen Fällen werden nur 4 Prozent gar nicht eingebunden. Offenbar ist in Unternehmen, die Erfolgshonorare zahlen, das Bewusstsein für die Potentiale des Einkaufs stärker ausgeprägt. Nur ein knappes Viertel der befragten Unternehmen bindet den Einkauf kontinuierlich in Konstruktion und Entwicklung ein.

Unterstützung für die Produktentwicklung
Bei der Frage, welche Aufgaben der Einkauf künftig stärker wahrnehmen könnte bzw. welches Entwicklungspotenzial die Teilnehmer der Umfrage sehen, standen folgende Bereiche im Vordergrund: Mit Abstand am häufigsten wurde der Wunsch geäußert, so früh wie möglich in die Produktentwicklung eingebunden zu werden (34,2 Prozent), sei es, um Kosten zu senken (Design-to-cost), sei es, um auch in Zusammenarbeit mit dem Vertrieb die Kundenzufriedenheit zu verbessern. Dafür setzen die Einkäufer auch auf die Innovationskraft der Lieferanten, die sie verstärkt einbinden wollen. An zweiter Stelle standen Verbesserungen im Lieferantenmanagement und in der Lieferantenqualifizierung (26,6 Prozent). Unter den zahlreichen weiteren Zielsetzungen wurden Einsparungen und Kostenoptimierungen (11,4 Prozent), Verbesserungen im Controlling (8,9 Prozent), Global Sourcing (6,3 Prozent), Supply Chain Management (7,6 Prozent), Strategische Beschaffung und Risikomanagement (jeweils 5,1 Prozent) am häufigsten genannt.

Fazit
Marc Staudenmayer, Geschäftsführer der Unternehmensberatung Advancy: „Die Umfrage liefert ein aussagekräftiges Stimmungsbild und gibt Hinweise auf die Ursachen der mitunter fragwürdigen Positionierung der Einkaufsfunktion. Denn die Situation des Einkaufs ist in vielen Unternehmen alles andere als zufriedenstellend. Der Einkauf muss aktiv und nachhaltig an einer Verbesserung der Situation mitarbeiten. Das kann nur ein gezieltes Selbstmarketing leisten, das in erster Linie Transparenz schafft über den Wertbeitrag und die Erfolge des Einkaufs, aber auch informiert über die Einkaufsfunktionen und die Beschaffungsprozesse. Denn nur informierte Manager und Kollegen sind in der Lage, die Leistungen des Einkaufs angemessen zu würdigen. Die schnell voranschreitende Digitalisierung in der Einkaufs-funktion und die damit einhergehende größere Transparenz schafft beste Voraussetzungen für eine positive Kommunikation.“

One Comment

  1. Hallo,
    ich arbeite seit mehr als 20 Jahren im Einkauf verschiedener Branchen und habe alle Ebenen der Tätigkeiten durchlaufen. Vom Preislistenpfleger bis zum Einkaufsleiter.
    Ich kann das Ergebnis der Studie nur bestätigen.
    In der Tat wird der Vertrieb völlig überbewertet. Meines Erachtens ist sogar der Druck auf den Einkauf letztlich grösser,als auf den Vertrieb. Den Lieferant kann man schließlich verprügeln, den Kunden dann eher doch nicht.
    In der Tat verstehen die wenigsten Führungskräfte den Unterschied zwischen Einkauf, Disposition und Logistik. Alles ein Brei, der doch nun wirklich nicht schwer zu händeln sein dürfte, schließlich will uns doch jeder beliefern …, und wenn man bedenkt, was unsere Kunden so alles mit uns machen…
    Von der Unterscheidung, operativer und strategischer Einkauf, wollen wir erst gar nicht reden.
    Aus meiner Sicht sind jedoch ganz banale Themen wesentlich dramatischer: schlechte Stammdatenpflege, mangelhafte EDV-gestützte Beschaffung, sowie in der Regel unspezifischer oder fehlender Forecast aus dem Vertrieb.
    Dazu schlechtes Prozessmanagement und die Fehlmengenkosten, mit anschließendem Troubleshooting, vernichten jegliche strategische Planung. (und leider auch Savings)
    Es machen zwar alle in Supply Chain, aber das endet meistens in der Bestandsreduzierung und Erhöhung der Umschlaghäufigkeit.
    Wenn man schon die mangelhafte Einbindung der Einkaufsleiter bemängelt, ist dies noch viel bescheidener bei den Supply Chain Managern. Die müssten nämlich eigentlich auf Stabsebene direkte Weisungsbefugnisse an die Fachbereiche haben.
    Oft wird aber nur eine Stellenbeschreibung geändert.
    Es ist wahrscheinlich wie mit dem E-Procurement, alle reden davon, jeder hat es eingeführt, aber kaum einer nutzt es.
    Beste Grüße von einem Senior-Buyer.

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