In der Studie „Purchasing Best Practice Benchmarking“ hat die Managementberatung Oliver Wyman untersucht, welchen Einfluss der Reifegrad von Einkaufsorganisationen auf deren Leistungsfähigkeit hat. Mittels einer Befragung von rund 300 Einkaufsleitern produzierender Unternehmen in Deutschland wurde analysiert, wie gut eine Einkaufsabteilung im Vergleich zu Unternehmen innerhalb, aber auch außerhalb der eigenen Branche aufgestellt ist.
„Rund 35 Milliarden Euro haben produzierende Unternehmen in Deutschland in den vergangenen zwölf Monaten mangels leistungsfähiger Einkaufsorganisationen verschenkt“, heißt es in einer Mitteilung von Oliver Wyyman. Auch Einkaufschefs selbst sehen nach Einschätzung der Consulter klare Defizite in ihrem Bereich. So bewerten fast zwei Drittel der von Oliver Wyman befragten Einkaufsleiter ihre Abteilung als unterentwickelt. Lediglich 14 Prozent sind mit der Leistungsfähigkeit zufrieden. Darüber hinaus ergibt die Studie, dass Low-Performer weniger als die Hälfte ihres Einkaufsvolumens regelmäßig auf Möglichkeiten zur Kostensenkung prüfen und optimieren und hieraus auch nur halb so viele Einsparungen erzielen wie Top-Performer. „Diese Unternehmen lassen viel Geld liegen“, sagt Christian Heiss, Partner bei Oliver Wyman. „Ein leistungsfähigerer Einkauf könnte das Vierfache seiner bisherigen Einsparungen realisieren.“ Die zusätzlich verfügbaren Mittel würden den Unternehmen deutlich mehr Spielraum bescheren. Bei den Low-Performern ließen sich so etwa das Ergebnis oder die Budgets für Forschung und Entwicklung um mehr als 25 Prozent steigern. Alternativ könnten Lohnerhöhungen von knapp sieben Prozent abgefedert werden.
Die Gründe für den hohen Anteil unterentwickelter Einkaufsorganisationen sind vielfältig. So ist der Einkauf in Deutschland nach wie vor oft unterbewertet. Er kommt in vielen Unternehmen gemessen an Forschung und Entwicklung, Produktion oder Vertrieb, die durchweg hohe Priorität genießen, erst an zweiter Stelle. Entsprechend sind im Vergleich zu Entwicklungs- oder Produktionschefs bislang nur wenige Einkaufsleiter zum CEO ernannt worden. Auch existiert häufig kein eigenständiges Vorstandsressort Einkauf. Die Oliver Wyman-Studie zeigt, dass selbst in Unternehmen mit geringer eigener Wertschöpfung die Einkaufsorganisationen einen niedrigen Reifegrad aufweisen. Dabei verantworten sie aufgrund des hohen Anteils an Zukäufen den weitaus größten Kostenblock im Unternehmen. „Dass der Einkauf immense Bedeutung für den Unternehmenserfolg hat, bleibt noch immer weitgehend unberücksichtigt“, sagt Tobias Sitte, Associate Partner bei Oliver Wyman. „Oft wird er lediglich als ausführendes Organ gesehen, statt ihn als wesentlichen Ergebnistreiber aufzuwerten.“
In vielen Unternehmen stehen die Einkaufsabteilungen nur in Krisenzeiten im Fokus. Zwar tragen sie dann wesentlich dazu bei, geforderte Einsparungen schnell zu realisieren, doch handelt es sich dabei in der Regel um Einzelaktionen, die unter hohem Zeitdruck stattfinden und lediglich zu punktuellen Verbesserungen führen. Hinzu kommt, dass viele Einkaufsabteilungen historisch entlang wechselnder Anforderungen gewachsen sind. So gibt es beispielsweise kaum klare Vorgaben hinsichtlich der Fähigkeiten, die ein guter Einkäufer mitbringen muss.
Nur wenige Einkaufsorganisationen haben heute in ihrem Bereich die nötige Transparenz, um signifikante Verbesserungen zu realisieren. Während in der Produktion Kenngrößen wie Durchlaufquoten, Ausschuss oder Maschinenauslastungen Aufschluss darüber geben, wo Optimierungspotenzial besteht, gestaltet sich dies im Einkauf schwieriger. Das Benchmarking von Oliver Wyman zeigt zum einen, dass Unternehmen, die ihr Einkaufsvolumen nur zu einem geringen Anteil durch regelmäßige Optimierungsprojekte adressieren, häufig Schwächen in den Kategorien Organisation und Prozesse haben. Zum anderen müssen Unternehmen, die mit den durchgeführten Verbesserungsmaßnahmen zu geringe Einsparungen realisieren, sich vor allem in den Bereichen Organisation sowie Systeme und Tools steigern.
„Der Einkauf muss als Ganzes zusammenspielen. Um ein maximales Ergebnis zu erzielen, gilt es Verbesserungen in den einzelnen Bereichen systematisch aufeinander abzustimmen“, sagt Sitte. Mitarbeiter in neuen Tools zu schulen, mit denen mehr Transparenz bei Lieferantenangeboten entsteht, nutzt nur, wenn das IT-System die für die Analysen benötigten Daten auch zur Verfügung stellt. Die Transparenz wiederum bleibt ohne Wirkung, wenn die Einkäufer diese in Verhandlungen nicht geschickt nutzen. Und eine sauber definierte Low-Cost-Country-Einkaufsstrategie macht nur dann Sinn, wenn sie auch von Einkäufern mit Leben gefüllt werden kann, die gut genug Englisch sprechen.
Deshalb müssen die jeweiligen Schwächen im Detail ermittelt und systematisch ausgewertet werden. Steht fest, an welchen Stellen der größte Nachholbedarf besteht, lässt sich in der Regel mit wenig Aufwand schnell eine deutliche Steigerung der Gesamtperformance erzielen. Dazu gehört laut Oliver Wyman beispielsweise, den Einkauf frühzeitig in die Produktentwicklung einzubeziehen. Auf diese Weise können seine kommerziellen Möglichkeiten weitaus besser ausgeschöpft werden. Zeiten wirtschaftlicher Stabilität müssen konsequent dazu genutzt werden, um über die optimale Organisation und Aufstellung der Einkaufsabteilung nachzudenken, Prozesse gezielt weiterzuentwickeln und den Einkauf dadurch nachhaltig auf bessere Ergebnisse auszurichten. „Es geht nicht darum, den Einkauf neu zu erfinden“, betont Berater Heiss. „Häufig muss nur an kleinen Rädchen gedreht werden, um enorme Wirkung zu erzielen.“
Eine Zusammenfassung der Studienergebnisse auf zwei Seiten stellt Oliver Wyman zum Download (pdf) bereit: Einkauf: Von den Besten lernen