Ausschreibungen sind oft zeitaufwändig und mit vielen Arbeitsschritten verbunden. Möchte ein Einkäufer beispielsweise 20 neue Computer für sein Unternehmen kaufen, erfasst er dies zunächst über eine Bestellanforderung (BANF) im hauseigenen SAP-System. Danach musste er bislang manuell die Daten auf die elektronische Vergabeplattform sicher-ausschreiben.de des IT- und Dienstleistungsspezialist prego services GmbH übertragen und den eigentlichen Ausschreibungsprozess starten. Alles in allem ein fehleranfälliger Prozess. Das wird nun einfacher: Damit Einkäufer diesen Prozess schon aus dem eigenen SAP-System heraus initiieren können, bietet die prego services jetzt eine neue Schnittstelle an.
„Sie ist eine der ersten ihrer Art auf dem Markt“, sagt der technischer Berater Michael Keller, der die Lösung für prego services mitentwickelt hat. „Die neue SAP-Schnittstelle ermöglicht die direkte Kommunikation zwischen den Systemen. Alle Informationen, die im ERP-System erfasst sind, werden zuverlässig in das Vergabe-Managementsystem (VMS) übertragen“, so Keller weiter. Das Ausschreibungsergebnis wird dann vom VMS an SAP übermittelt. Dort kann mit diesen Informationen ein Folgebeleg – zum Beispiel eine Bestellung – angelegt werden. Damit vollzieht der Einkäufer nach, ob und welche Bestell-nummer aus der abgeschlossenen Ausschreibung angelegt wurde. Die neue SAP-Schnittstelle wird direkt beim Kunden implementiert. Kundenindividuelle Anpassungen können an vordefinierten Stellen umgesetzt werden. Auf diese Weise ist eine Anpassung auf die jeweiligen Anwender durchführbar. So ist es zum Beispiel möglich, kunden-spezifische Mussfelder bei der automatischen Bestellanlage nach Ausschreibungsende mit Informationen zu versorgen.
Die elektronische Ausschreibungslösung sicher-ausschreiben.de ist für alle interessierten Firmen frei zugänglich. Den Einkäufern spart sie bei VOL-, VOB- und EU-Verfahren eine Menge Zeit und Aufwand, denn mit nur einem Mausklick werden alle Preise übersichtlich dargestellt. Das beste Angebot ist so schnell ermittelt. Außerdem ist es mit dem Vergabe-Managementsystem ganz einfach, rechtskonforme Verfahren anzulegen. Die Kommuni-kation zu den Bietern läuft ebenfalls über die Ausschreibungsplattform. „Bei der Ent-wicklung haben wir besonderes Augenmerk auf die Übertragbarkeit von Daten aus ERP-Systemen wie SAP und dem Ausschreibungsmanager gelegt. So werden Bestellan-forderungen zuverlässig übertragen, aufwändige Mehrfacherfassungen entfallen und Geld wird gespart“, sagt Marcel Wendt, Produktexperte von sicher-ausschreiben.de.