Immer mehr Unternehmen erkennen, dass beim Drucken, Kopieren und Faxen enorme Einsparpotenziale bestehen. Hauptkostentreiber sind veraltete Geräte, ein dezentraler Einkauf von Verbrauchsmaterialien und Hardware, häufige Störungen und ein hoher interner Support-Aufwand. Die Druckkosten liegen dadurch bis zu einem Drittel höher als notwendig. Mit modernen Druckmanagementlösungen, so genannten „Managed Print Services“, lassen sich diese Kosten zwar senken – nicht selten entpuppen sie sich aber als überdimensionierte Kostenfallen.
„Für Unternehmen mit 20 oder 30 Drucksystemen geht eine MPS-Lösung mit Flotten-management und Print-Policy-Beratung völlig am Bedarf vorbei“, betont Frank Leifeld, Sales Manager MPS bei Office Depot. „Aber auch so mancher Großkunde braucht kein vollstän-diges MPS-Paket, z.B. weil er schon einen Wartungsvertrag mit einem anderen Dienst-leister abgeschlossen hat.“ Aus diesem Grund bietet Office Depot MPS als Baukasten-system an: Der Kunde kann sich aus drei MPS-Paketen sowie diversen Ergänzungs-leistungen seinen ganz persönlichen Managed Print Service zusammenstellen.
Lästige Aufgabe: Papier und Toner nachbestellen
Das Paket „MSS“ (Maneged Supply Services) dient dabei als Basisversorgung: Es befreit Unternehmen von der lästigen Aufgabe, Papier oder Toner immer rechtzeitig nachzube-stellen. Diese Aufgabe ist zwar enorm wichtig – denn ohne Papier und Toner sind Drucker schlicht arbeitsunfähig –, gleichzeitig bindet der Prozess Kapazitäten und die Lagerhaltung Kapital. Mit einer speziellen Software, die erkennt, wann die Verbrauchsmaterialien zur Neige gehen und selbständig die Bestellung auslöst, kann diese Aufgabe ganz einfach automatisiert werden. „Mit MSS bieten wir kleineren und mittelgroßen Unternehmen die Möglichkeit, die Papier- und Tonerversorgung auf ganz einfachem Weg outzusourcen und damit Kapazitäten freizumachen, inklusive dem Verzicht auf eine teure Lagerhaltung“, ergänzt Leifeld. „Die Software ist zudem ein sinnvoller Einstieg in die MPS-Welt, da sie aufzeigt, wo Verbesserungen im Output einzelner Drucker möglich sind.“
Die Software erkennt außerdem, ob eine Wartung fällig ist oder ein Defekt vorliegt. Ein solcher Ausfall eines Druckers kann zu erheblichen Störungen im Geschäftsablauf führen. Um das zu vermeiden, können Unternehmen einen „vor-Ort-Support“ buchen. Die MSS-Software löst dann den Reparaturservice direkt aus, so dass lange Ausfallzeiten vermieden werden. Mit einem Festpreisvertrag werden die Drucker außerdem regelmäßig gewartet und gereinigt. Das verlängert deren Lebenszeit und senkt das Auftreten gefährlicher Emis-sionen, wie etwa Feinstaub. Mit einem Zusatzangebot können Unternehmen sicherstellen, dass bei einem Defekt innerhalb von 24 Stunden das komplette Gerät ersetzt wird, was häufig kostengünstiger ist, als der Austausch durch Ersatzteile. Und für besonders wichtige Druckaufträge, etwa dem Ausdruck von Barcodes oder Versandunterlagen, kann im Vorfeld ein Reservegerät gebucht werden, das dann innerhalb von 10 Minuten den defekten Drucker ersetzt.
Einsparpotenzial: Drucksysteme konsolidieren
Für größere Unternehmen ab etwa 100 Mitarbeitern macht neben einer solchen Basis-Versorgung zusätzlich eine Hardware-Konsolidierung Sinn. Dabei wird das Drucksystem auf alte und unpassende Geräte überprüft und entsprechend angepasst. Denn hier liegen die Hauptpotenziale für Einsparungen.
Neben dem Thema Effizienz spielt das Thema Sicherheit beim Drucken eine immer wichtigere Rolle. Besonders Dokumente aus Controlling- und Finance-Abteilungen sollten nicht in die falschen Hände geraten. Mit einer so genannten Printpolicy informieren Unter-nehmen deshalb ihre Mitarbeiter darüber, wie sie vertrauliche Daten ausdrucken sollen. Office Depot bietet eine entsprechende Beratung und Schulungen zum Thema Sicherheit im Rahmen seines großen MPS-Paketes an. Dabei werden innovative Lösungen für bestimmte Schlüssel-Anwendungen vorgestellt und auf Wunsch implementiert. Ein Beispiel ist das „follow-me“-Druckkonzept. Das Prinzip: Ein Ausdruck kann an jedem beliebigen Drucker einer Serverlandschaft abgerufen werden, aber erst dann, wenn eine Identifizierung am Gerät erfolgt ist – auf diese Weise lässt sich vermeiden, dass vertrau-liche Ausdrucke in falsche Hände geraten.
Mitarbeiterschulungen zur Systemeinführung
Auch dem Thema Mitarbeiterakzeptanz sollte in großen Unternehmen eine besondere Aufmerksamkeit zukommen. „Je komplexer die MPS-Dienstleistung, desto wichtiger ist die Beteiligung der Mitarbeiter, die die Systeme bedienen.“ Aus diesem Grund bietet Office Depot ergänzend zum Flottenmanagement umfassende Schulungen zur Einführung neuer Systeme an.
Beratungsleistungen zu Finanzierungsmodellen, dem Dokumentenmanagement und zusätzlichen Einsparpotenzialen sind weitere Ergänzungen für eine umfassende MPS-Lösung. Entscheidend für den Erfolg aller MPS-Maßnahmen, egal ob klein oder groß, ist schließlich ein regelmäßiges Reporting und umfassende Auswertungen, damit Opti-mierungsmaßnahmen rechtzeitig erkannt werden können und das Drucken schrittweise an Effizienz gewinnt.