Büro
Unternehmen, die ihre Artikelbe-stände wie Werbematerial und Büromaterial noch mithilfe selbst gestrickter Tools via Excel, Access, Approach oder gar manuell ver-walten, finden in der neuen Appli-kation „Material-Profi – Material-verwaltung und Bestellsoftware“ des Softwarehauses RI-SE Enterprise GmbH eine interes-sante, neue Lösung, um die Lagerverwaltung im eigenen Unternehmen zu optimieren. Die Applikation wurde explizit für die Verwaltung von Büromaterial und optional auch Werbematerial in Unternehmen entwickelt. Die typischen Vorzüge einer Notes Applikation kommen bei dieser Anwendung in vollem Umfang zum Tragen. Ein frei konfigurierbares Wiedervorlagesystem, detailliert einstellbare Zugriffsberechtigungen, eine vollautomatische Lagerbestandsüberwachung sowie eine äußerst komfortable Bestellfunktion mit Warenkorb für Mitarbeiter sind nur einige Funktionalitäten dieser Notes Software.
Besonders hervorzuheben ist das integrierte Variantenmodul. Mit diesem Werkzeug lässt sich die Anzahl der gespeicherten Artikel erheblich reduzieren. Wenn früher beispielsweise für jedes Druckermodell im Unternehmen ein eigener Artikel mit dem zugehörigen Toner angelegt werden musste, besteht in der neuen Version die Möglichkeit, einen einzigen Artikel zu erzeugen und die notwendigen Varianten, welche dem Druckermodell ent-sprechen, einzuarbeiten. Der Mitarbeiter hat beim Bestellprozess dann sehr komfortabel die Möglichkeit zu wählen, welche der Varianten, in diesem Fall also welchen Toner für welches Druckermodell er benötigt.
Ebenfalls pfiffig gelöst ist die Warenkorbfunktion. Mit dieser gelingt es auf Anhieb auch abteilungsübergreifend Artikel gemeinsam zu bestellen. Die Kollegen der gleichen Organisationseinheit erhalten bei entsprechender Konfiguration jederzeit einen Überblick darüber, welche Produkte sich bereits im Warenkorb befinden und welcher Kollege diese hinzugefügt hat. Hierdurch ist die doppelte Bestellung von Artikeln innerhalb einer Organi-sationseinheit nahezu ausgeschlossen.
Darüber hinaus wurde ein flexibles elektronisches Freigabeverfahren implementiert. So besteht auf Artikelebene die Möglichkeit festzulegen, ob eine Genehmigung eines Kompetenzträgers vor der Auslieferung des bestellten Artikels notwendig ist. Zahlreiche weitere Funktionalitäten wie Budgetierung, Kostenstellenverwaltung, Datenübernahme-möglichkeit aus alten Notes Anwendungen und ein Lieferantenmodul gehören genauso zum Funktionsumfang.
Eine bisher immer wieder vermisste Möglichkeit Artikel verschiedenen Lagern zuzuordnen und diese Lager gegebenenfalls durch unterschiedliche Lagerverwalter administrieren zu lassen wurde implementiert. Insbesondere für Unternehmen mit einem Filialnetz die mehrere Materiallager unterhalten ist diese neue Funktion äußerst hilfreich.
Durch die intuitive Bedienbarkeit der Software werden Mitarbeiter innerhalb kurzer Zeit in der Lage sein eigenständig Bestellungen in der Software aufzugeben. Fehlbedienungen und unplausible Eingaben werden durch entsprechende Routinen abgefangen.
Bild: Material-Profi – Artikel- und Materialverwaltung für Notes Foto:RI-SE Enterprise GmbH