Beweiskraftsicherung für digitale Dokumente

Optimal Systems führt eine neue Lösung für die sichere digitale Archivierung gerichtsver-wertbarer Dokumente ein. Die Lösung OS|“BeSIG“ sorgt für höchstmögliche Sicherheit und setzt sich aus dem Hash-Safe und dem M-Doc AutoSigner von Mentana-Claimsoft und der revisionssicheren Software OS|ECM von OPTIMAL SYSTEMS zusammen.

Die neue Lösung entspricht den ArchiSafe- und ArchiSig-Spezifikationen der Physikalisch-Technischen Bundesanstalt (PTB) sowie den technischen Richtlinien TR-03138 (TR-RESISCAN) und TR-03125 (TR-ESOR) des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Mit OS|“BeSIG“ stellt Optimal Systems somit eine Archivlösung zur Verfügung, die standardisierte und gerichtsverwertbare Beweiswerte erstellt und zukunftssicher archiviert. Außerdem erfüllt und unterstützt die Lösung auch die Vorgaben des neuen E-Government-Gesetzes (voraussichtliche Veröffentlichung in der 1. Jahres-hälfte 2013) bezüglich der Elektronischen Aktenführung (Paragraph 6) und der Übertragung und Vernichtung des Papieroriginals (Paragraph 7).

„Immer häufiger werden Dokumente digitalisiert und die Originale entsprechend den gesetzlichen Vorschriften vernichtet. Und dennoch bleibt häufig ein kleiner Rest Unsicher-heit bei den Anwendern, was das Scannen und die Langzeitarchivierung, insbesondere die beweiswerterhaltende Archivierung von Dokumenten, betrifft. Für genau diese Anforderung haben wir bei Optimal Systems in Kooperation mit der Mentana-Claimsoft GmbH die Lösung OS|“BeSIG“ entwickelt“, so Frank Heilmann, Geschäftsführer bei Optimal Systems Hannover.

Mit OS|“BeSIG“ sind die archivierten elektronischen Dokumente nicht nur dauerhaft lesbar und zukunftssicher archiviert – sie sind jederzeit gerichtsverwertbar. OS|ECM stellt dem Hash-Safe die digitalen Dokumente zur Verfügung. Dabei ist es egal, wie die Dokumente in das System gelangten: ob per Mail, als Scan, als Workflowanhang oder über eine Schnitt-stelle zu einem Fachverfahren. Im Hash-Safe werden daraufhin alle Signaturen bei einem Validierungsdienst geprüft. Nach der Prüfung werden die Signaturdaten im Hash-Safe zusammen mit den Dokumenten im OS|ECM gespeichert. Ein Überwachungsdienst beobachtet die Gültigkeit der Signaturen und Hashwerte. Werden z. B. Dokumente erkannt, deren Signaturgültigkeit abläuft, erfolgt eine Benachrichtigung via E-Mail. Die entsprechen-den Dokumente bzw. Signaturen werden dann erneut überprüft und mit einem neuen Zeitstempel mit neuer Gültigkeit abgesichert (ArchiSig-Verfahren). Damit entfällt das „Nachsignieren“ einzelner Dokumente.

Das ersetzende Scannen ist mit Hilfe von OS|“BeSIG“ ebenfalls realisierbar. Beweiskräftige Transfervermerke werden nach dem TR-RESISCAN-Verfahren digitalisiert, validiert und paginiert. Die dauerhafte Beweiswerterhaltung wird durch die anschließende Archivierung nach TR-ESOR vervollständigt. Dank der Schnittstellenstärke von OS|ECM ist eine hohe Interoperabilität zu den verschiedensten Fachverfahren ebenfalls gewährleistet.

Die sichere Verwahrung von De-Mails ist mit OS|“BeSIG“ ebenfalls kein Problem. Für die Mitarbeiter einer Behörde ändert sich nichts. Aus dem gewohnten Mailprogramm wird eine neue E-Mail an einen De-Mail-Empfänger adressiert und gesendet. Die De-Mail-Gateway-Technologie konvertiert die E-Mail beim Versenden ins entsprechende Spezialformat. Eingehende De-Mails gelangen ebenfalls in das vorhandene Mailprogramm. Ob Versenden oder Empfangen: die E-Mails werden wie gewohnt in OS|ECM den jeweiligen Akten zugeordnet und revisionssicher archiviert. Das De-Mail-Gateway wird einmalig in die existierende, interne E-Mail-Infrastruktur einer Behörde implementiert und eröffnet damit den De-Mail-Zugang. Jeder Mitarbeiter kann individuell für De-Mail-Dienste freigeschaltet werden. Arbeitsplatzinstallationen oder serverseitige Konfigurationen sind nicht erforderlich.

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