E-Mail-Ablage: revisionssicher und recherchierbar

Die TA Triumph-Adler GmbH bietet ab sofort mit „TA BusinessOptimizer Mail“ eine umfang-reiche Lösung für die digitale E-Mail-Ablage an. Nutzer archivieren mit „TA BusinessOptimizer Mail“ revisionssicher und profitieren unter anderem von einer komfortabel recherchierbaren E-Mail-Datenbank sowie einer Entlastung des Mailservers. Das Programm basiert auf der Software „nscale“ des Triumph-Adler-Schwesterunternehmens Ceyoniq Technology und kann als Basis für den Ausbau eines ECM- bzw. DMS-Systems eingesetzt werden. Die Software kann durch den Anwender ohne Vorkenntnisse oder Schulung bedient werden.

„TA BusinessOptimizer Mail“ steht für eine vollständige Konformität mit den rechtlichen Erfordernissen im geschäftlichen digitalen Mailverkehr: Durch die manipulations- und löschungssichere Ablage archivieren Nutzer geschäftlich relevante E-Mails absolut rechts- und revisionssicher – und zwar nach GoBD, AO, HGB und GoBS. So können gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen etwa für steuerlich relevante Unterlagen gewahrt, bei Bedarf Mails zur Beweismittelübergabe exportiert oder die nachträgliche Veränderung von Mails ausgeschlossen werden. Stichwort Transparenz: Verantwortliche können mithilfe von „TA BusinessOptimizer Mail“ ebenfalls nachvollziehen, wann und wer E-Mails versendet, bzw. empfangen hat.

Umfangreiche Funktionalität und Entlastung der Mail-Server
Entlastung von Mail-Servern: „TA BusinessOptimizer Mail“ speichert die eingehenden Mails inklusive aller Anhänge nicht auf dem firmeninternen Mail-Server, sondern überträgt die gesamte Mail-Korrespondenz beim Eingang in das Archivsystem von „TA BusinessOptimizer Mail“. Gleiches gilt auch für ausgehende Mails. Nutzer greifen auf die E-Mail-Wiederher-stellung und userfreundliche Suchfunktionen von „TA BusinessOptimizer Mail“ zu: Anwender können die abgelegten Mails und ihre Anhänge per Volltextsuche oder anhand von Parametern wie Betreff, Datum, Dateiformat oder Adressat durchsuchen.

Umwandlung des E-Mail-Archivs in eine „Wissensdatenbank“
Mit „TA BusinessOptimizer Mail“ wandeln Anwender ihr E-Mail-Archiv in eine komfortable „E-Mail-Wissensdatenbank“ inklusive Anmerkungen zu Rechnungen, Vertragsabsprachen, Bestellungen oder Preislisten um. Auch umfangreiche Datensätze sind so blitzschnell recherchierbar. Anwender haben die Möglichkeit, detailliert festzulegen, ob alle Mails archiviert werden sollen („Journaling“-Funktion), oder nur ein zuvor definierter Teil (Postfacharchivierung). Darüber hinaus arbeitet die Anwendung mit einer komfortablen Wiederherstellungsfunktion – die etwa bei einem E-Mail-Server-Ausfall zum Einsatz kommt.

Entlastung und Schutz vor Spam
Einfache Installation: „TA BusinessOptimizer Mail“ lässt sich in eine vorhandene Infrastruktur oder das IT-Management einbinden. Da die Anwendung im Hintergrund ohne Benutzer-interaktion läuft, beeinträchtigt sie in keiner Weise den Workflow oder die übliche Arbeitsweise des Nutzers. Durch die angewendete „Single-Instance-Speicherung“ werden darüber hinaus Mail-Server zusätzlich entlastet: Denn „TA BusinessOptimizer Mail“ erkennt bei bereits abgelegten E-Mails, sowie Serien-Mailings mit vielen Empfängern identische Inhalte und legt diese nicht doppelt ab. „TA BusinessOptimizer Mail“ archiviert ausschließlich Mails, die den im Unternehmen installierten Spam-Filter bereits passiert haben. Dadurch besteht keine Gefahr, dass unerwünschten Mails abgelegt werden.

Bestens für die Zukunft gerüstet
Olaf Stammer, Head of Solution Marketing: „Die seit Anfang des Jahres gesetzlich verankerte Archivierung des geschäftlichen E-Mail-Verkehrs verlangt nach einer nutzerfreundlichen und revisionssicheren Lösung mit einem hohen Funktionsangebot. Nur so kann etwa der potenzielle Ärger durch fehlende Auskunftsfähigkeit bei einer Betriebsprüfung verhindert werden. Wir liefern hier mit ,TA BusinessOptimizer Mail‘ ein passgenau auf die Bedürfnisse des Users zugeschnittenes Produkt. Dabei handelt es sich nicht um ein aufwändiges Enterprise Content Management, bietet aber dennoch für den Bereich E-Mail die wichtigsten Funktionen eines ECM. Auf Wunsch können Anwender die Software natürlich jederzeit zu einem vollwertigen ECM erweitern.

Ausbau neuer Lösungs- und Dienstleistungskonzepte
„TA BusinessOptimizer Mail ist die erste ECM-Lösung für das Massengeschäft, welche wir zusammen mit unserer Schwestergesellschaft Ceyoniq Technology GmbH anbieten“, so Daniel Wagenführer, General Manager Business Development Sales & Service Group. „Damit verfolgen wir unsere Strategie, neue Lösungs- und Dienstleistungskonzepte konsequent weiter auszubauen.“

Bild: Schaubild „TA BusinessOptimizer Mail“; Foto: TA Triumph-Adler GmbH

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