Einkauf: 9 Hebel für die Ausgabentransparenz

Volle Transparenz über sämtliche Ausgaben ist die Grundvoraussetzung für strategische Entscheidungen. Jedoch: Der Anteil der vom Einkauf aktiv gemanagten Ausgaben stagniert – so ein Ergebnis der aktuellen Studie „Procurement Metrics that Matter in 2019“ von Ardent Partners. Um auch die letzten Hindernisse für ein umfassendes Spend Management aus dem Weg zu räumen, bietet sich eine ganze Reihe von Ansatzpunkten an. 9 Hebel helfen den vollen Überblick über alle Einkäufe zu bekommen.

In den letzten 7 Jahren hat sich im Einkauf vieles verändert. Der Anteil an Ausgaben, der über den Einkauf abgewickelt wird, stagniert jedoch. Durchschnittlich nur 63,2 Prozent der direkten und indirekten Ausgaben gehen über die Schreibtische im Procurement, inklusive Kosten für Kapitalbeschaffung und Dienstleistungen. Damit sind Unternehmen vielfach, was ihr Ausgabeverhalten und eine aktive Lieferantensteuerung angeht, weiterhin auf Vermutungen anstelle von soliden Zahlen angewiesen. Zudem haben sie nur eingeschränkt Einblick in die Risiken ihrer Lieferkette.

Bei den besten 20 Prozent ihres Fachs, so die Ardent Studie, sieht das allerdings ganz anders aus. Denn die Best-in-Class-Unternehmen bringen es im Schnitt auf 89,1 Prozent. Sprich: Einige unter ihnen erreichen sogar noch mehr. Aber wie lässt sich die Ausgabentransparenz auf dieses Niveau steigern? Die Ardent Studie liefert dazu keine Antworten. Aus der Erfahrung zahlreicher Projekte sieht Ivalua, Anbieter von Cloud-basierten Spend-Management-Lösungen, neun Hebel:

1. Alle relevanten Kataloge einbinden
Ob sich Mitarbeiter mit ihrem Bedarf an den Einkauf wenden beziehungsweise eine vom Einkauf bereitgestellte Plattform nutzen, ist oft eine Frage des Service. Wer an zentraler Stelle schnell findet, was er braucht, hat keine Motivation, anderweitig zu suchen. Grundsätzlich sollte es daher möglich sein, sämtliche Warengruppen und aus allen Lieferantenkatalogen zu bestellen. Je mehr relevante Kataloge das Procurement daher anbieten kann, umso besser.

2. Die Suche beschleunigen
Extra komfortabel wird es, wenn sich Mitarbeiter per Chat oder Sprachsteuerung an ihr Einkaufssystem wenden können: „Bitte finde den günstigsten Lieferanten für 100 Paar Arbeitshandschuhe.“ Ein intelligenter Einkaufsassistent durchsucht dann erst einmal eingebundene Datenbanken und die Angebote der „Preferred Vendors“. Soweit zulässig, erweitert er die Suche auch auf das Internet.

3. Angebotsvergleiche so einfach wie möglich machen
Ein schneller und bequemer Vergleich mehrerer Angebote hilft ebenfalls, Mitarbeiter von einem zentralen Einkaufstool zu überzeugen. Eine Anzeige der Suchergebnisse verteilt über mehrere Fenster oder Bildschirme ist da nur hinderlich – genauso wie Verlinkungen oder Punch-outs zu Lieferanten-Shops. Ein Vergleich geht viel einfacher, wenn die Angebote sämtlicher Quellen auf einem Bildschirm nebeneinander angezeigt werden. Beim Einkauf direkter Materialien helfen zudem Software-gestützte Szenarien, für die Stückliste (BOM) den optimalen Lieferanten-Mix zu finden.

4. Möglichst viele Lieferanten vom E-Procurement überzeugen
Für ein optimales Einkaufserlebnis müssen so viele Lieferanten wie möglich in eine Einkaufsplattform integriert werden. Die vorhandene Netzwerkgröße einer Plattform spielt dabei gar keine so große Rolle. Denn einen irgendwie gearteten Onboarding-Prozess müssen neue Ansprechpartner oder Standorte eines Lieferanten immer durchlaufen. Viel wichtiger ist es daher, dass das Onboarding kostenlos ist und sehr schnell und einfach geht. Es darf weder versteckte oder offene Kosten geben noch verpflichtende Vorabvereinbarungen zwischen Lieferanten und der Plattform selbst. Auch Beschränkungen der Zahl der Lieferantenkontakte sind hinderlich. Der laufende Informationsaustausch und die Projektzusammenarbeit müssen reibungslos und ohne viel Aufwand für die Lieferanten möglich sein.

5. Den Rollenwechsel zum Business Partner vollziehen
Produkte und Dienstleistungen zu möglichst niedrigen Preisen einzukaufen, kommt nicht in allen Abteilungen gut an. Denn der billigste Anbieter ist langfristig nicht immer auch der beste Partner. Ärger und Nacharbeiten wegen schlechter Qualität oder verspäteter Lieferung belasten in Folge primär die Fachabteilung. Agiert das Procurement als Business Partner für alle Anforderungen der Fachabteilungen, hebt dies nicht nur das Image der Einkaufs- und Supply-Chain-Organisation. Es trägt auch spürbar zur Gesamteffizienz des Unternehmens bei.

6. Verträge aktiv managen
Bestehende Verträge rechtzeitig vor Ablauf zu prüfen, gegebenenfalls zusammenzufassen oder neu zu verhandeln, kann ebenso dazu beitragen, den „Spend under Management“ zu steigern. Ein Vertragsmanagement mit integrierter Erinnerungsfunktion hilft dabei, Kündigungs- oder Endtermine automatisch im Auge zu behalten.

7. Services für die Fachabteilungen etablieren
Eine gemeinsame Arbeitsplattform, die möglichst viele Daten integriert und eine 360-Grad-Sicht auf Lieferanten und Ausgaben bietet, ist nicht nur für das Management hilfreich. Der Einkauf kann damit den Abteilungen auch zusätzliche Services liefern, etwa in Form von wertvollen Reportings und Auswertungen.

8. Systeme und Daten integrieren
Je größer ein Unternehmen ist, umso mehr verschiedene Systeme, auch ERP-Lösungen, sind in der Regel im Einsatz. Für eine umfassende Ausgabentransparenz müssen die diversen Anwendungen nicht nur technisch integriert werden. Erst ein durchgängiges und zuverlässiges Stammdatenmanagement hilft, Lieferanten und Ausgaben international effizient zu managen.

9. Ultima Ratio: no PO – no Pay
In jedem Unternehmen finden sich immer ein paar Unverbesserliche, die selbst mit gutem Service und besten Argumenten nicht zu überzeugen sind. Um auch sie aus der analogen in die digitale Welt zu holen, hilft nur sanfter Druck. Jedoch: Wer zu früh zu diesem Mittel greift, ohne eine wirklich benutzerfreundliche Umgebung geschaffen zu haben, erreicht eher das Gegenteil: Frust, Ärger und verstärktes Maverick Buying.

CPOs, die ihre Digitalisierung an den Bedürfnissen ihrer Mitarbeiter, Kollegen und Zulieferer ausrichten – und Schritt für Schritt auf das Ideal eines durchgängigen Source-to-Pay-Prozesses hinarbeiten – werden mit Traumquoten beim Spend under Management belohnt. Davon profitiert das Unternehmen als Ganzes: Denn ein gezieltes Lieferanten- und Ausgabenmanagement hilft nicht nur, Einsparungen über höhere Volumina zu realisieren und Risiken aus der Lieferkette zu verringern. Durch eine intensivere Zusammenarbeit mit ausgewählten Lieferanten fördert das Procurement außerdem den Innovationsprozess mit der Supply Chain – und steigert so zusätzlich seinen Wertbeitrag im Unternehmen.

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