Kampf dem Stammdaten-Messi

Kennen Sie Situationen, wenn bei Ihnen zuhause oder im Auto an den irrwitzigsten Stellen Dinge wie von Geisterhand liegen gelassen werden, die ihren Platz eigentlich ganz woanders haben? Zum Beispiel ein Pullover im Hausflur, ein Schlüsselbund auf dem Boden, oder auch die ehemalige Packung Kaugummis und leere Wasserflaschen im Auto. Auch wenn es ein Einfaches wäre, diese Dinge einfach mitzunehmen und an Ihren angedachten Ort zu legen, ist die Bequemlichkeit manchmal größer und es passiert nichts. Dies dauert meist solange bis Sie eine Großaufräumaktion starten oder mehr und mehr zum Trash-TV-tauglichen Messi werden. Auch die Datenqualität im ERP entspricht manchmal einem vermüllten Messi-Haushalt. Was Sie dagegen tun können, zeigt Ihnen Manos Voutsas, Berater bei der Unternehmensberatung Durch Denken Vorne Consult GmbH.

Das trifft auf Sie alles nicht zu? Zumindest nicht zuhause! Aber im ERP-System Ihres Arbeitgebers haben Sie da so ein dumpfes Gefühl in der Magengegend. Denn dort wütet der Stammdaten-Messi schon seit Jahren und keiner packt es an. Und um die Situation noch zu verschärfen, kann ich Ihnen sagen: Mit der zunehmenden Digitalisierung im Einkauf wird die Situation nur noch prekärer.

Denn wer damit erfolgreich sein will, der braucht eine gute Datenlage. Dies bestätigte neulich auch ein Kunde eines Maschinenbauunternehmens: „Wir können mit unserer Schlüsseltechnologie auch der größte Vorreiter sein – die tragende Säule und das Rückgrat unserer Firma sind jedoch die Daten im System und die Prozesse dazu. Wenn wir diese nicht beherrschen, bringen wir unsere Innovations-PS nicht auf die Straße.“

Nachfolgend ein paar Beispiele der manchmal vorherrschenden Daten-Misere:
• Einkäufer sollten in der Lage sein, die tagesaktuelle Umsatzhistorie einzelner Komponenten, Warengruppen und Lieferanten auf Knopfdruck aufrufen zu können, um auf Marktgeschehen und Verhandlungssituationen mit klarer Marschrichtung reagieren zu können. Viele können das nicht, weil entweder der Warengruppenschlüssel schlecht strukturiert ist oder weil man selber das Abfrage-Know-how nicht hat und von der IT abhängt.
• Häufig fehlten bei den Stammdaten die Einträge. Dispo-Kennzahlen, Spezifikationsmerkmale oder Kontaktdaten der Lieferanten fehlen gänzlich. Laut eigener Schätzungen „frisst“ notwendige Nachbearbeitung etwa einzelner Bestellungen oder Abrufe wegen nicht aktueller oder unvollständiger Stammdaten, im Durchschnitt bis zu 35-60 Minuten pro Tag im Arbeitsalltag eines jeden operativen Einkäufers.
• Daten sind nicht gleich Daten. Deutlich wird dies immer wieder am Beispiel des Datenfeldes „Werkstoff“. Da trägt der eine „1.4301“ ein, der andere „V2A“ und ein dritter, der keine Ahnung hat, einfach nur „Stahl“.

Jetzt könnten Sie sagen, dass der Einkauf nicht dafür verantwortlich ist. Und ich sage: „Doch“, weil der Einkauf die Abteilung ist, die am meisten unter der Datenmisere zu leiden hat. Dann ist es nur konsequent, wenn Sie sich dieser Sache auch annehmen und anpacken.

Damit dies gelingt habe ich 4 Tipps für Sie:

1. Prozess und zu pflegende Felder festlegen
Teilweise ist die Datenqualität deswegen so bescheiden, weil die Verantwortlichkeiten nicht klar sind, also wer was pflegt. Dies aber lässt sich in einem Workflow definierten. Auch sollte geklärt werden, welche Felder gepflegt werden. Auch wenn Ihnen das System massig Felder zu Verfügung stellt, ist manchmal weniger mehr. Dies sollte dann aber konsequent gemacht werden.

2. Kein Freitext mehr
Freitext ist Mist in Zeiten der Digitalisierung. Wenn jeder nach seinem Gusto bezeichnen kann, kann später auch mit den dollsten Tools nichts ausgewertet werden. Das Gebot der Stunde ist „Drop Down“. Also vorgegebene Auswahlmöglichkeiten für Felder wie „Werkstoff“ oder auch „Bezeichnung“

3. Änderungen durch Lieferanten
Lieferantenportale bieten heute die Möglichkeit, dass der Lieferant selber Daten pflegen kann wie Kontaktdaten, Lieferantenlangzeiterklärungen oder Zertifikate. Die ist zu nutzen, damit die Einkäufer selber entlastet werden.

4. Etablierung eines Stammdaten-Managers
Die wichtigste Empfehlung, die wir Ihnen geben können, ist aber „Ownership“. Dies ist schlussendgültig die Etablierung eines Stammdaten-Managers im Einkauf. Erste Unternehmen haben diese Rolle bereits aufgesetzt. Er beschäftigt sich hier systematisch und kontinuierlich mit der Pflege der Stammdaten. Das Ziel ist hier, sowohl die Konsistenz der Daten zu garantieren als auch deren optimale Qualität zu erreichen, sowohl system- als auch abteilungsübergreifend. Er koordiniert die Bereinigung von Doubletten und nimmt selber Massenänderungen vor, teilweise mit geeigneten Data-Cleansing-Tools. Weiterhin betreut er die operativen IT-Schnittstellen sowie die Schnittstellen zum Datenaustausch. So können Sie den Daten-Messi in Ihrem Unternehmen besiegen und vielleicht klappt es dann auch mit dem Geisterhänden zuhause.
von Manos Voutsas, Berater bei der Unternehmensberatung Durch Denken Vorne Consult GmbH

Bild: Bild eines Messi-Haushaltes; Foto: Durch Denken Vorne Consult/Pixabay

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