Auch der Einkäufer im Unternehmen kämpft mit zunehmendem weltweiten Wettbewerb und immer globaler werdenden Beschaffungswegen. Ausgereifte und vielfach auch automatisierte Einkaufsprozesse reichen oftmals nicht mehr aus, um im Einkauf und im Zusammenspiel mit dem internen Kunden möglichst effizient zu arbeiten. Die Verknüpfung ausgefeilter Beschaffungsprozesse mit wirkungsvollen Werkzeugen zur Zusammenarbeit hilft, diese neuen Herausforderungen zu überbrücken. IBM unterstützt mit der Initiative „Smarter Einkauf“ Einkäufer dabei, innerhalb ihrer Abteilung und mit ihren Kunden möglichst effizient zusammen zu arbeiten und Kopfmonopole aufzulösen. Jedem Mitarbeiter werden die entsprechenden Möglichkeiten geboten, sein Wissen mit den Kollegen unter Zuhilfenahme von Web 2.0-Technologie zu teilen.
Die Einkaufsvolumen werden stetig größer und umfassender und müssen oft durch immer weniger Einkaufspersonal bearbeitet werden. Gleichzeitig werden die Märkte für Waren und Dienstleistungen immer komplexer und internationaler, der Einkauf muss heute dabei mindestens so schnell sein wie der Vertrieb, den er unterstützen soll. Nicht leicht bei dem oftmals sehr hohen „Lieferantenanteil“ in Angeboten an Kunden.
Der Einkäufer benötigt ein riesiges „Einkaufs-Know-How“ für gute Entscheidungen. Auf Grund der beschriebenen Komplexität von Einkaufsvorgängen wird es für ihn immer schwieriger, alle benötigten Informationen zeitgereicht zu beschaffen. Spezialisierte Informationen sind immer häufiger über verschiedene Standorte und Kollegen verteilt. Durch Fusionen, Zukäufe und Expansionen sind eventuell sogar verteilte Einkaufsorganisationen entstanden, die koordiniert und integriert werden müssen. Essentiell für den Einkäufer ist hier, möglichst effektiv und reibungslos über Länder-, Firmen- und Funktionsgrenzen hinweg mit den Kollegen zusammenarbeiten zu können.
Smarter Einkauf ist mehr als Prozesse
Die meisten Unternehmen wissen um diese Herausforderungen, denen ihre Einkaufs-abteilungen gegenüber stehen. Vielfach haben sie ihre Beschaffungswege durch stark standardisierte und automatisierte Beschaffungsprozesse schon auf ein sehr effizientes Maß getrimmt. Und doch: Laut einer Studie der Gesellschaft für Konsumforschung (GfK) von 2010 halten 71 Prozent der befragten Einkaufsexperten die in ihrem Unternehmen eingesetzten IT- und E-Procurement-Systeme für nicht ausreichend, um all die neuen Herausforderungen im Einkauf zu bewältigen. Wie also lassen sich die Herausforderungen geschickt angehen? Wie kann ein „smarteres Arbeiten“ der Einkaufsabteilung erreicht werden?
Nahezu jeder Schritt in der Einkaufsprozesskette kann durch eine Verbesserung des Zugriffs auf Informationen und eine leichtere Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Personen profitieren: angefangen beim Austausch von Berichten und Analysen, über die gemeinsame Erarbeitung fachlicher Anforderungen sowie deren Dokumentation und revisionssichere Ablage bis hin zur Diskussion über Lieferantenleistungen und Projekten. Hier kann IBM mit Smarter Einkauf eine Plattform liefern, die es dem Einkauf erleichtert, alle benötigten Informationen in angemessener Form zusammenzuführen und effektiv weiterzubearbeiten. Smarter Einkauf schafft damit einen virtuellen Raum, der die Zusammenarbeit der beteiligten Abteilungen und Funktionen erleichtert. Neben der abteilungs- und unternehmensinternen Kommunikation und Zusammenarbeit kann im Rahmen des Gesamtkonzeptes von IBM auch die entsprechende Einbindung von Lieferanten und Geschäftspartnern umgesetzt werden.
Werkzeuge alleine sind keine Lösung
Natürlich: Die Einführung von Plattformen für Wissens- und Dokumentenaustausch allein wird die Herausforderungen des Einkäufers nicht automatisch lösen. Denn diese sind so komplex, dass sie spezielle Lösungen erfordern. Es ist daher essentiell, zunächst festzustellen, an welchen Punkten im Einkaufsprozess Verbesserungspotenziale liegen.
Diese können zum Beispiel sein:
- Hindern Kopfmonopole daran, effizient zu arbeiten?
- Ist das System für die Lieferantenbewertung effizient?
- Fehlt eine einheitliche Dokumentenablage?
- Wird viel Zeit für die Abstimmungen mit Kollegen, für die Verteilung von Aufgaben und Vertretungsregelungen benötigt?
Sind die wesentlichen Aspekte für Verbesserungen identifiziert, gilt es eine Lösung zu finden, die auf die spezifische Situation zugeschnitten ist. Hier unterstützt IBM mit der Initiative Smarter Work – einem Gesamtangebot aus Beratung, Technologie und Systemintegration.
Smarter arbeiten in der Einkaufsabteilung
Smarter Work beschäftigt sich mit zeitgemäßem und zukunftsweisendem Arbeiten. Dies umfasst Aspekte wie Arbeitsabläufe, Zusammenarbeit sowie die technologische Infrastruktur. Aber auch moderne Arbeitsmodelle, Organisationsaufbau, Zusammenarbeit, Weiterbildung und Wissensaustausch. Smarter Einkauf ist aus dem Smarter Work Ansatz erwachsen und adressiert speziell die Bedürfnisse in Einkaufsabteilungen.
Ein Beispiel: Die Einkaufsabteilung hat die Herausforderung, immer komplexer werdende Einkaufsvolumen mit immer weniger Einkaufspersonal bearbeiten zu müssen und ist hierfür auf möglichst hohe Effizienz angewiesen. Smarter Einkauf kann zur Lösung dieser Heraus-forderung an mehreren Hebeln ansetzen. Beispielsweise durch den Aufbau effektiver und an den internen Kunden angepasster Organisationsstrukturen für eine enge Zusammenarbeit von Einkäufern und internen Anforderern. Ein weiterer Ansatz ist die weitestmögliche Automatisierung und Standardisierung von wiederkehrenden Tätigkeiten wie etwa Lieferantenanlage, Vertragsablage, Dokumentenaustausch und Zugriffsmöglichkeiten. Oder auch die Erweiterung oder Implementierung von Systemkatalogen und Abrufaufträgen für Standardwaren oder Services („Hands-Free“). All diese Schritte lassen sich nicht durch die Einführung zusätzlicher Software bewältigen, sondern erfordern auch Experten, die die Grundlagen in der Organisation legen. Etwa: Wer moderiert Foren, in denen Einkäufer Analysen und Berichte austauschen? Woher kommen die Inhalte und vieles mehr.
IBM konnte bereits beachtliche Erfolge in der Zusammenarbeit und Effizenz in der eigenen Einkaufsabteilung erzielen. Smarter Einkauf stellt eine Implementierung von Smarter Work für die Einkaufsabteilung dar, die IBM nun auch Kunden anbietet. Darüber hinaus findet Smarter Work auch in anderen Unternehmensbereichen wie Compliance, Risikomanagement oder auch dem Personalwesen Einsatz, das sich mit komplexen, durch den „War for Talents“ hervorgerufenen Herausforderungen konfrontiert sieht.
Autoren: Thorsten Ripper, Subject Matter Expert bei IBM Deutschland und Jan-Henrik Rose, Business Lead Smarter Work, IBM Deutschland.