Systematisches Lieferantenmanagement ist zentrale Grundlage eines erfolgreichen Einkaufs. Die Entscheidung für einen geeigneten Zulieferer, Nachunternehmer oder Dienstleister kann aufgrund der Masse an Bewerbern jedoch gerade für international agierende Unternehmen zu einer Herausforderung werden. Um sich als verlässlicher Geschäftspartner zu positionieren, sind Initiative, Engagement und Weitblick seitens der Lieferanten gefragt. Mit den folgenden fünf Tipps erläutert der Bilfinger SE Einkauf, Chief Procurement Officer Herr Dr. Egbert Hubmann, wie Zulieferer das Rennen um die Position des „Best Supplier“ gewinnen.
1. Aktuelle und korrekte Dokumente
Der Wettbewerb bei Ausschreibungen ist oft groß. Zumeist bewerben sich zahlreiche nationale und internationale Lieferanten – häufig mit ähnlichen Qualifikationen. Dies erschwert die Auswahl für den Einkauf enorm. Daher ist es umso wichtiger, dass die Lieferanten der Einkaufsabteilung aktuelle und gut aufbereitete Dokumente zur Verfügung stellen. Dem Einkauf sollten alle entscheidenden Informationen zum Unternehmen, seinem Produkt- und Leistungsspektrum, den Mitarbeitern und Preisen auf einen Blick vorliegen. Das betrifft insbesondere die Kontaktdaten. Denn ist die Entscheidung gefallen, müssen die Einkäufer schnell und problemlos mit dem Unternehmen in Kontakt treten, um alle weiteren Schritte zu veranlassen.
2. Update von Zertifikaten
Zertifizierungen sind ein wichtiges Kriterium, um Unternehmen von den Leistungen der Lieferanten zu überzeugen. Mit Zertifikaten, Qualifikationen und Zulassungen signalisieren Zulieferer, dass sie mit ihrer Expertise den Ansprüchen der Auftraggeber genügen und über geeignetes Fachpersonal verfügen. Supplier sollten deshalb immer wieder nachprüfen, ob ihr Wissen, ihr Angebot und ihre Zertifikate auf dem neuesten Stand sind.
3. Qualifizierte Mitarbeiter
Neben Produkten und Dienstleistungen geht es insbesondere darum, dass die Mitarbeiter, die ein Projekt betreuen, sich bestens auskennen und fundierte Expertise vorweisen können. Deshalb sollten Lieferanten neben Produktentwicklungen und Innovationen auch in ihr wichtigstes Kapital, ihre Mitarbeiter, investieren. Diese treten oft in den direkten Dialog mit Kunden und sollten daher über adäquate kommunikative, soziale und fachliche Fähigkeiten verfügen.
4. Offene Kommunikation
Eine offene Kommunikation auf Augenhöhe ist eine wichtige Basis, damit die Zusammen-arbeit zwischen Einkauf und Lieferant gelingt. Dabei müssen Anforderungen und Wünsche von beiden Seiten gleichermaßen angesprochen werden. Je besser die Kommunikation umgesetzt wird, desto erfolgreicher lassen sich Projekte realisieren.
5. Nachgelagerte Evaluierung
Nicht jeder Lieferant kann eine Ausschreibung gewinnen. Umso wichtiger ist es, aus möglichen Fehlern zu lernen, fehlende Qualifikationen nachzuholen und Zertifizierungen zu erneuern. Es lohnt sich zudem, den Kontakt mit dem Einkauf zu pflegen, nicht zu resignieren und nachzufragen: Weshalb war ein anderer Supplier erfolgreicher? Was gilt es beim nächsten Mal zu beachten?
Bild: In fünf Schritten zum „Best Supplier“, Foto: Bilfinger SE