Vom Einkauf bis zur Rechnungsbuchung

Speziell für Einkäufer hat die ReadSoft GmbH ein Lösungspaket geschnürt, mit dem Bedarfsmeldungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine automatisiert elektronisch verarbeitet werden können. Das Unternehmen zeigt seine Automatisierungslösungen für den Purchase-to-Pay-Prozess in SAP auf der DMS-EXPO vom 26. bis 28. Oktober 2010 in Stuttgart.

Bei der klassischen Rechnungsverarbeitung mit der SAP-zertifizierten Lösung ReadSoft Invoices wird unter anderem die mobile Rechnungsfreigabe via Blackberry Smartphone oder Mobiltelefon ein Highlight sein. Darüber hinaus stehen vor allem ergänzende Prozessoptimierungen im Fokus des Messeauftritts.

Die einzelnen Lösungsmodule basieren auf dem in SAP integrierten Process Director. Die Plattform unterstützt unterschiedlichste Geschäftsprozesse. „Optimierungen im Einkaufs- prozess wirken sich auch auf nachgelagerte Vorgänge bis hin zur Buchhaltung aus. Für Unternehmen, die schon einen optimierten Rechnungsprozess realisiert haben, besteht der nächste logische Schritt darin, auch in der Beschaffung an den relevanten Stellschrauben zu drehen“, betont Oliver Hoffmann, Geschäftsführer von ReadSoft.

Eine Möglichkeit ist es, die Zahl der Bestellungen, die im ERP-System angelegt werden, zu erhöhen und dadurch die automatisierte Buchung von Rechnungen zu begünstigen. Hierzu unterstützt der Process Director besonders effizient den Prozess der Bedarfsmeldungen, die von der Fachabteilung über eine browserbasierte Intranet-Applikation erfasst werden. Wahlweise können Artikel auch über eine angebundene Katalog-Applikation ausgewählt werden. Nach erfolgter Prüfung und Genehmigung kann im Einkauf automatisiert eine Bestellung im SAP-System ausgelöst werden.

Eingehende Auftragsbestätigungen lassen sich ebenfalls automatisiert verarbeiten. Diese Anwendung des Process Directors minimiert das Risiko in der Liefer- und Produktionskette, indem die Schlüsseldaten aus der Auftragsbestätigung ausgelesen und mit den Bestell- daten im ERP-System abgeglichen werden, teilt ReadSoft mit. Der Einkäufer erhält zeitnah wertvolle Informationen zu Abweichungen und damit eine Entscheidungsgrundlage dafür, ob gegebenenfalls bei alternativen Anbietern bestellt werden muss. Zeichnen sich Engpässe durch Lieferabweichungen ab, kann der Einkauf somit schneller reagieren.

„Auch Lieferscheine enthalten wertvolle Informationen, die im Unternehmen elektronisch verfügbar sein sollten. Der zentrale Zugriff auf die Daten bietet erhebliche Zeitvorteile bei der Recherche. Durch den Status aller eingegangenen Lieferscheine ist jederzeit aktuelle Transparenz gegeben. Ein weiterer Pluspunkt aus Compliance-Sicht: Bei einer revisions- sicheren Archivierung der Lieferscheine entfällt die kostenintensive Aufbewahrung der Papierbelege“, so ReadSoft.

Die Flexibilität der Plattform könne für beliebige weitere interne, standardisierte Vorgänge genutzt werden und trage so zu einer ständigen Optimierung bei. So stehe etwa die Bearbeitung von Reiseanträgen, Steuer- und Kassenbelegen beispielhaft dafür, wie anfragebezogene Business-Support-Prozesse im Unternehmen abgebildet werden können.

Webbasierte Formulare erleichtern dem Nutzer die Antragsstellung. Für den Genehmigungsprozess lassen sich im integrierten Workflow die benötigten Parameter individuell definieren. Folgeaktionen wie zum Beispiel die Buchung von Reisebelegen können anschließend direkt im SAP gegen die hinterlegten Daten gebucht werden.

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