Einkaufszeitpunkte präzise planen

Handels- und Industrieunternehmen müssen oft zu ungünstigen Zeitpunkten einkaufen und deshalb Lieferengpässe oder höhere Preise in Kauf nehmen. Die Gründe hierfür sind vielfältig. Viele Einkaufsabteilungen haben wegen der Anforderungen anderer Abteilungen keinen oder nur geringen Einfluss auf den optimalen Zeitpunkt für ihre Beschaffungen. Eine andere Ursache ist eine nicht marktgerechte Einkaufsplanung. Durch Verträge mit festen Laufzeiten nehmen sich die Firmen selbst die Möglichkeit, zu optimalen Zeitpunkten zu kaufen.

Marcus Schwarz, Leiter des Competence Center Retail bei Inverto, ergänzt: „Wir wissen aus unseren vielen Projekten, dass auch fehlendes Wissen über die Einkaufsmärkte zu fatalen Fehlplanungen führen kann.“ Viele Firmen kennen die Marktmechanismen nur ungenüg-end. Der Einkauf verlässt sich mitunter ausschließlich auf die Aussagen seiner Lieferanten. Zudem passiert es immer wieder, dass Mitarbeiter mit umfassenden Marktkenntnissen die Firma verlassen. Ein solcher Know-how-Verlust kann sich massiv auswirken, berichtet Marcus Schwarz. Darüber hinaus fehlen Einkaufsleitern Tools, um benötigte Kapazitäten und Einkaufsinitiativen besser zu planen.

Fehlende Marktkenntnis vernichtet Unternehmenswerte
Die Einkaufsabteilung eines deutschen Baumarktes schrieb zum Beispiel Hundesnacks zum Jahresanfang aus – ohne zu wissen, dass dies der denkbar ungünstigste Zeitpunkt für chinesische Lieferanten war: Denn China feiert rund um den Februar das traditionelle Neu-jahrsfest. Die Nachfrage nach Schweinen steigt zu diesem Fest stark an, somit erhöhen sich auch die Preise. Zum anderen machten die ausgewählten Lieferanten während des Neujahresfests auch noch für mehrere Wochen Betriebsferien. „Die fehlende Marktkenntnis führte zu hohen Preisen und einer verzögerten Lieferung. Eine schmerzliche Erfahrung“, kommentiert Marcus Schwarz die fehlende Marktkenntnis.

Einkaufszeitpunkte gezielt bestimmen
Damit Unternehmen relevante interne und externe Informationen für den Einkauf bündeln können, entwickelte Inverto die Software e-contor Sourcing Calendar. Das Modul umfasst die beiden Anwendungsbereiche Wissensmanagement und Einkaufsplanung.

Der Bereich Wissensmanagement des Sourcing Calendars ermöglicht dem Einkäufer, mit Hilfe eines Kalenders den optimalen Einkaufszeitpunkt für Artikel zu bestimmen. Die Software enthält auf mehreren Reitern diverse Informationen zu Artikeln, Vertragsdaten, Rohstoffsituation, Einkaufsstrategie und den entsprechenden Märkten. Darüber hinaus dient der Bereich Wissensmanagement dazu, Marktwissen strukturiert abzulegen – dies mit Hilfe der Funktionen des „Datenmanagements“. Zusätzlich kann der Kalender mit den optimalen Kaufzeitpunkten und Produktinformationen in den Bereich Einkaufsplanung exportiert werden. Mit den integrierten Such- und Filtermechanismen können die Anwender Produkte und Informationen schnell und einfach finden. Die Funktion „Reporting“ ermöglicht es außerdem, grafische oder tabellarische Auswertungen der Einkaufszeitpunkte zu exportieren.

Initiativen und Ausschreibungen planen und steuern
Der Bereich Einkaufsplanung des Sourcing Calendars stellt Funktionen zur strukturierten Planung und Steuerung des Einkaufs zur Verfügung. Einkäufer können hier ihre Aus-schreibungen und Initiativen für einen definierten Zeitraum planen und übersichtlich darstellen. Dabei können sie sich an den im Bereich Wissensmanagement ermittelten optimalen Einkaufszeitpunkten orientieren. Bereichsspezifische Vorgaben werden dabei durch Templates in der Anwendung hinterlegt. Mit der Funktion „Statusanzeige“ erhält der Einkauf Ampeln, die ihm den aktuellen Stand aller Ausschreibung aufzeigen. Die Funktion „Reporting“ bietet eine grafische oder tabellarische Auswertung der geplanten Ausschrei-bungen. Darüber hinaus zeigt das „Kennzahlenmanagement“ den Status quo von Leistungskennzahlen wie Einkaufsvolumen, Artikelanzahl und Umsetzungsaufwand.

Ina Fliegner, Managerin Software Services, führt aus: „Die Idee für den Sourcing Calendar kommt aus unserem Projektgeschäft. Neu dabei ist, dass wir das Marktwissen mit einem Kalender für optimale Einkaufszeitpunkte verknüpfen. Wir tragen Hintergrundinformationen zusammen und schaffen so für unsere Kunden die Grundlage, damit sie ihre Ausschrei-bungen optimal planen können.“

Flexible Komplettlösung für den Einkauf
Der e-contor Sourcing Calendar ist eines von vier eigenständigen Modulen der e-contor Sourcing Suite. Das Modul e-contor Contract Management ermöglicht es, abgeschlossene und neue Verträge zu verwalten, Fristen einzuhalten und Berichte zu erstellen. Mit dem Modul e-contor Tender Management können Einkäufer ihre Bedarfe gezielt über Ausschrei-bungen und Auktionen vergeben. Und das Modul e-contor Rohstoffkostenrechner liefert Einkäufern Informationen über die Kostenentwicklung einzelner Rohstoffe. Die e-contor Sourcing Suite ergänzt ERP- und SRM-Systeme und ist bei vielen namhaften Kunden aus dem gehobenen Mittelstand und Konzernen im Einsatz.

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