Beim Hoteleinkauf nutzen viele Unternehmen längst nicht alle Einsparpotentiale. Vermeid-bare Kosten entstehen vor allem durch ein statisches und zu großes Hotelportfolio sowie zeitintensive Ratenverhandlungen mit den Hotels. Auf diese Herausforderungen reagiert Europas führendes Hotelportal HRS mit seinem neuen Firmenkundenservice „Intelligent Sourcing“. Durch die Analyse und Optimierung des bestehenden Hotelportfolios sowie die Übernahme der Ratenverhandlungen mit den Hotels stellen die Sourcing-Experten von HRS sicher, dass vorhandene Einsparpotentiale erkannt und ausgeschöpft werden. Firmenkunden, mit denen „Intelligent Sourcing“ bereits umgesetzt wurde, konnten die Übernachtungskosten um durchschnittlich rund zehn Prozent senken und zusätzlich ihren Arbeitsaufwand deutlich reduzieren.
Das Hotelportfolio auf dem Prüfstand
Mehr als 30.000 Firmenkunden buchen ihre Hotelzimmer regelmäßig über HRS. Zudem bietet das Hotelportal mit mehr als 250.000 Hotels in 180 Ländern die größte Hotelauswahl weltweit. Damit greift HRS auf eine umfassende Datenbasis zur Preisstruktur in allen wichtigen Destinationen und Hotelkategorien in einem stark fragmentierten Hotelmarkt zurück. Mit diesen Benchmark-Daten bietet HRS strategischen Firmenkunden neue Möglichkeiten, um Optimierungspotentiale im bestehenden Hotelportfolio und bei den selbstverhandelten Hotelraten zu ermitteln. Durch die Bündelung von Übernachtungs-volumina und individuelle Portfolioanpassungen, in die auch Vorgaben wie die maximale Entfernung zum Unternehmens- beziehungsweise Kundenstandort oder spezielle Raten-anforderungen einfließen, legen die HRS Sourcing-Experten gemeinsam mit dem Firmen-kunden die Struktur des künftigen Hotelprogramms fest. Im Anschluss übernimmt HRS, auf Wunsch als alleiniger Ansprechpartner, die kompletten Ratenverhandlungen mit potentiellen Partnerhotels. Nach Freigabe des optimierten Hotelportfolios durch den Firmenkunden unterstützt HRS diesen bei der Ratenladung in die verschiedenen Buchungskanäle. Für die kontinuierliche Erfolgskontrolle definiert HRS gemeinsam mit dem Kunden Kennzahlen, wie die Einsparquote gegenüber dem Vorjahr oder die Nutzungsrate je Niederlassung.
Michael Simon, Leiter Corporate Solutions und Mitglied der Geschäftsleitung bei HRS zum „Intelligent Sourcing“: „Der Hoteleinkauf ist ein zentraler Hebel, um Reisekosten zu optimieren. Um ein optimales Hotelportfolio zusammenzustellen und zu verhandeln, fehlen Unternehmen aber meistens die notwendigen Analyse-Tools und Benchmark-Informationen aus dem Markt sowie häufig auch die personellen Ressourcen. Mit unserem neuen Angebot bündeln wir unser 40-jähriges Markt-Know-how in einem innovativen Rundum-Service für Firmenkunden mit hohem Übernachtungsvolumen. Als Full-Service-Dienstleister beraten wir immer mehr Unternehmen rund um das Produkt Hotel und unterstützen sie dabei, substantielle Einsparungen im Bereich ihrer Prozess- und Übernachtungskosten zu erzielen.“
Auch die Pilotkunden sind überzeugt: „Die Führung der Ratenverhandlung durch HRS hat für uns zu einer signifikanten Zeitersparnis geführt. Darüber hinaus konnten wir eine deutliche Kostenreduktion von knapp zehn Prozent erreichen. Wir haben auch nicht das Gefühl, das Thema Hotel nicht mehr selbst in der Hand zu haben, weil HRS die Dinge zwar vorbereitet, die finale Entscheidung hinsichtlich unserer Partnerhotels aber bei uns verbleibt“, zieht Richard Sebald, Manager Meeting & Travel Services bei der Unternehmens-beratung BearingPoint, eine positive Bilanz.