Als erste Einkaufsgesellschaft der Top-Hotellerie hat progros in Zusammenarbeit mit seinen Partnern FutureLog und allinvos einen automatisierten und elektronischen Procure-to-Pay-Prozess für die Hotellerie eingeführt. Mit der neuen Lösung wird der gesamte Bestell- und Rechnungsprozess in einem Hotel papierlos und vollautomatisiert. So werden in Hotels, die die Online-Lösungen nutzen, künftig Bestell- und Lieferscheine mit den Eingangsrechnungen im System automatisch abgeglichen. Das neue digitale Verfahren reduziert den manuellen Arbeitsaufwand, verbessert die Kontrollergebnisse von Rech-nungen und vermeidet Fehlberechnungen durch Lieferanten.
„Bei dem neuen automatisierten Procure-to-Pay-Prozess sind alle Aktivitäten im Beschaf-fungsprozess – von der Beschaffung von Waren bis zum Erhalt und zur Zahlung von Rechnungen – miteinander verkettet. Durch diesen neuen Grad der Automatisierung in den Abläufen verbessern Hotels ihre Effizienz, erhöhen die Transparenz und optimieren somit ihre Kosten. Gerade in einer Zeit, in der Fachkräfte knapper werden oder sich Mitarbeiter noch stärker den Wünschen der Gäste zuwenden müssen, spielt Rationalisierung in den Prozessen hinter den Kulissen eine herausragende Rolle“, so Jochen Oehler, Geschäfts-führer der progros Einkaufsgesellschaft.
Vollautomatisierter Abgleich von Lieferschein und Rechnung
Die elektronische Bestellung wird über das Online-Bestellsystem „FutureLog“ vom Hotel ausgelöst. Mit Eingang der Ware wird durch das Hotel die Bestellung in einen elektro-nischen Lieferschein umgewandelt, sollte nicht sogar schon ein elektronischer Liefer-schein vom Lieferanten vorliegen. Parallel dazu werden im digitalen Rechnungs- und Kreditorenmanagementsystem „allinvos“ alle Eingangsrechnungen aller Lieferanten des Hotels zentral erfasst. Das Hotel hat hierbei keinerlei Erfassungsarbeit, da dies von allinvos übernommen wird. Es spielt zudem keine Rolle, in welcher Form die Rechnungen kommen, ob per Mail mit PDF, als Papierrechnung oder per EDI. Alle Eingangsrechnungen werden auf Artikelebene ausgelesen, archiviert und dem Hotel in einem verschlüsselten Webportal online zur Verfügung gestellt. Lieferschein und Rechnung werden in allinvos revisionssicher zusammengeführt, so dass ein Abgleich zwischen dem elektronischen Lieferschein aus „FutureLog“ und der elektronischen Rechnung in „allinvos“ stattfinden kann. Abweichungen werden automatisch gemeldet und deutlich sichtbar hervorgehoben. Stimmen Lieferschein und Rechnung überein, wird die Korrektheit der Rechnung angezeigt. Mit einem Klick können somit auch mehrseitige Rechnungen, wie sie gerade in der Küche oft vorkommen, in Sekundenschnelle sachlich freigegeben werden. „Diese Systematik erleichtert nicht nur den Zeit- und Arbeitsaufwand der Rechnungskontrolle erheblich, sondern reduziert damit die Gefahr, dass falsche Rechnungsbeträge gezahlt werden“, so Oehler.
Bestellabwicklung per Tablet PC und Warenwirtschaftsmodul
Ebenfalls neu auf den Markt gebracht wurde in dem Zusammenhang die Bestellmöglichkeit über den Tablet PC mit einer entsprechenden App. Dies ist eine weitere Ergänzung zu der schon vor vielen Jahren eingeführten Bestellmöglichkeit per Scanner. Einen weiteren Zusatznutzen bietet darüber hinaus das neue Warenwirtschaftsmodul, das in das elektro-nische Bestellsystem „FutureLog“ integriert ist. Damit wird die Potenzialausschöpfung im Einkauf nochmals gesteigert. Die Systeme sind mehrsprachig, europaweit im Einsatz, über Schnittstellen miteinander verbunden und mandantenfähig.
Oehler: „Im Einkauf steckt der Gewinn. Dieser Leitsatz bezieht sich nicht nur auf die direkten Einkaufskosten, sondern auch auf alle Abläufe und Arbeiten, die mit der Beschaffung in Zusammenhang stehen – bis hin zum Rechnungsmanagement. Kostenoptimierung, Rationalisierung und Erhöhung der Transparenz haben unternehmensrelevante Bedeutung. Sie schaffen den nötigen Freiraum für Hotels, sich besser und wirkungsvoller um die Gäste zu kümmern und auf den Ausbau der Marktposition zu konzentrieren.“