Spedition 4.0 ist noch weit entfernt

Wettbewerbs- und Termindruck, Fachkräftemangel, rechtliche Hürden – die Herausforderungen für die Transport- und Logistikbranche sind vielfältig. Um sich gegen die Marktbegleiter durchzusetzen, müssen Unternehmen eingehende Transportanfragen mit größtmöglicher Effizienz abwickeln. Das erfordert ein intelligentes und dynamisches Prozessmanagement. Stattdessen stehen unvollständige Kundenanfragen, verbesserungswürdiger Vertriebserfolg, hohe Prozesskosten und ein intransparentes Marktgeschehen auf der Tagesordnung. Die Logistik- und Organisationsberatung PROLOG-TEAM ist im Auftrag von CONLOXX, einem führenden Lösungsanbieter für digitale Prozesse im Bereich Transportlogistik, den Ursachen auf den Grund gegangen. Dafür wurden ausgewählte mittelständische Speditions- und Logistikunternehmen zu ihrem Tagespreismanagement bei Transportanfragen befragt. Thomas Selbach, Geschäftsführer von CONLOXX, sowie Martin Stoll, Geschäftsführer von PROLOG-TEAM, analysieren die erstaunlichen Ergebnisse und geben konkrete Handlungsempfehlungen für ein verbessertes Handling von Transportanfragen.

Es klingt nach einer Selbstverständlichkeit: Klar definierte Zuständigkeiten und Aufgabenbereiche sind für den Unternehmenserfolg bzw. für eine gute Kundenbetreuung wesentliche Kriterien. Ansonsten ist es wahrscheinlich, dass sich niemand für die nachvollziehbare, zeitnahe und qualitativ hochwertige Bearbeitung der Transportanfragen verantwortlich fühlt und diese quasi ins Leere laufen. Trotzdem geben rund 20 % der befragten Speditionen an, dass sie die zuständige Abteilung nicht benennen können. Ein effizientes Arbeiten ist dadurch praktisch ausgeschlossen. Demgegenüber stehen diejenigen Unternehmen, bei denen die Verantwortlichkeit eindeutig geklärt ist. So nimmt in rund 34 % der Unternehmen der Verkauf Transportanfragen entgegen und wickelt diese ab. Der Disponent ist bei circa 28 % der Umfrageteilnehmer verantwortlich. Das ist sinnvoll, da er für gewöhnlich den besten Überblick über die Kapazitäten und die Verfügbarkeiten von Fahrzeugen und Personal hat.

Compliance und Revisionssicherheit vs. Telefon und E-Mail
In Zeiten eines zunehmend hart umkämpften Marktes spielen drei Faktoren eine wesentliche Rolle: Prozessoptimierungen, Revisionssicherheit und Compliance. Ersteres ist nötig, um die Kapazitätsengpässe – etwa den Arbeitskräftemangel – bei einem gleichzeitig boomenden Transportmarkt zu kompensieren. Das kann nur erreicht werden, wenn die internen Abläufe mit größtmöglicher Effizienz durchgeführt und mit geringem Personaleinsatz organisiert werden. Inzwischen fordern viele Kunden von ihren Dienstleistern eine Verpflichtungserklärung zu Compliance und setzen zudem die Beachtung der Revisionssicherheit voraus. Mit der gewissenhaften Einhaltung dieser Vorgaben punkten Speditionen also bei der verladenden Wirtschaft – kein Wunder also, dass rund zwei Drittel der befragten Speditionen angeben, dass Compliance und Revisionssicherheit wichtige Aspekte ihrer Transportangebote sind. Umso erstaunlicher ist es, dass mehr als 70 % der Umfrageteilnehmer ihre Transportanfragen via Telefon, E-Mail oder Fax erhalten. Lediglich jedes siebte Unternehmen nennt Frachtsoftware wie GET-RATES als wesentlichen Bestandteil des Geschäftsprozesses. Die Verwendung klassischer Kommunikationsmittel wie Telefon, Fax und E-Mail ist jedoch tückisch. Durch das Fehlen wichtiger Informationen wie Terminvorgaben und Abmessung entstehen schnell Missverständnisse – ganz abgesehen davon, dass diese Art der Kontaktaufnahme mit einem hohen Personalaufwand verbunden ist. Zudem muss der Spediteur darauf achten, dass er seine Angebote rechtssicher erstellt, um etwaigen rechtlichen Problemen bei Sach- oder Vermögensschäden vorzubeugen. „Mit einer Frachtsoftware lässt sich ein solches Risiko vermeiden. In den Stammdaten hinterlegt der Spediteur seine Angebotsbedingungen. Diese werden dann vom System bei jeder Angebotserstellung automatisch hinzugefügt. Zudem garantieren sie eine maximale Revisionssicherheit, da alle relevanten Daten lückenlos und automatisch archiviert werden“, sagt Thomas Selbach.

Lückenhafte Anfragen erschweren Abwicklung
Fragt man Spediteure, wie lange sie für die Abwicklung einer Transportanfrage brauchen, erhält man in den meisten Fällen überraschende Antworten: Sowohl im Bereich Luft- und Seefracht als auch im Lkw-Landverkehr beträgt die Abwicklungsdauer einer Transportanfrage mehr als 30 Minuten. Lediglich jedes neunte Speditions- und Logistikunternehmen benötigt für diesen Vorgang weniger als fünf Minuten. Vor dem Hintergrund, dass die Mehrheit der Unternehmen mindestens 50 Anfragen zu Tagespreisen pro Tag und Standort erhalten, wird sofort offensichtlich, dass ein Großteil des Arbeitstages mit der Bearbeitung von Transportanfragen vergeht. Der Schuldige für die zeitintensive Abwicklung ist schnell identifiziert: die Kommunikation via Telefon, E-Mail und Fax. Die Speditions- und Logistikunternehmen haben häufig mit lückenhaften Anfragen der Kunden zu kämpfen. Als Konsequenz muss – manchmal sogar mehrmals – nachgefragt werden, bis alle relevanten Informationen vorliegen. Bei bis zu 1000 Transportanfragen, die eine Spedition im Monat erhält, kommen so schnell hunderte Stunden für die Bearbeitung zusammen – ein riesiger Kostenfaktor. Besonders ärgerlich: Ein erfolgreicher Abschluss ist deshalb längst nicht garantiert.

Mit Software zur transparenten Preiskalkulation
Eine exakte und effiziente Preiskalkulation ist in der Transportbranche oberstes Gebot. Trotzdem führen rund 36 % der Speditions- und Logistikunternehmen eine manuelle Kalkulation der Preise durch. „Die Methode der manuellen Preiskalkulation hat allerdings zwei Haken: Zum einen ist sie fehleranfällig, zum anderen mangelt es an einer einheitlichen Berechnungsgrundlage“, weiß Martin Stoll, Geschäftsführer von PROLOG-TEAM. Dagegen nutzt ein Drittel der Unternehmen Kalkulationssoftware, die eine saubere und transparente monetäre Kalkulation von Angeboten ermöglicht. Die cloud-basierte Web-Applikation GET-RATES verfügt ebenfalls über eine solche Funktion, die zudem die Basis für den mittelfristigen Trend des Real-Time-Quotings bzw. Instant-Quotings schafft. So wichtig die Preiskalkulation für einen erfolgreichen Geschäftsabschluss ist, so bedeutend sind Datenanalysen und statistische Auswertungen als Parameter zur Beurteilung von Kundenbeziehungen bzw. Vertriebserfolg. Das sehen auch 85 % der Umfrageteilnehmer so. Der Ist-Zustand spricht jedoch eine andere Sprache. Denn die manuellen Kommunikationsprozesse liefern kein verwertbares Datenmaterial. Da der Benchmark fehlt, lassen sich keine belastbaren Erkenntnisse gewinnen.

Speditionen sind voreingenommen
Die meisten Speditionen kennen die Vorteile eines Online-Systems für Tagespreise. So sind rund 76 % der Ansicht, dass sich mit einem solchen Tool der administrative Aufwand deutlich reduzieren lässt. Mehr als 75 % sehen die interne Transparenz bei Themen wie Administration, Archivierung oder Auswertung durch die Nutzung dieser Systeme als gegeben. Circa 70 % der Unternehmen stimmen der Aussage zu, dass ein digitales System die Revisionssicherheit bezüglich der Transportbeauftragung deutlich steigert. Nichtsdestotrotz setzen nur wenige Speditionen im täglichen Geschäft tatsächlich auf Online-Tools. Der Grund: Sie sind im Hinblick auf Web-Anwendungen voreingenommen. Das liegt hauptsächlich daran, dass die ersten Systeme dieser Art offene Frachtenbörsen waren bzw. immer noch sind. „In offenen Frachtenbörsen ist für die Auftragsvergabe ausschließlich der günstigste Preis ausschlaggebend. Moderne, objektive Softwarelösungen wie beispielsweise GET-RATES arbeiten nicht als Preisdrücker, sondern als Prozessoptimierer“, erklärt Martin Stoll.

Fazit: Chancen werden leichtfertig vergeben
Anhand der Ergebnisse lässt sich schlussfolgern, dass die festgefahrenen Strukturen im Speditions- und Logistikgewerbe ein effizientes und transparentes Prozessmanagement im Bereich der Transportanfragen zu Tagespreisen verhindern. „Wer auf moderne Online-Tools wie GET-RATES verzichtet, vergibt leichtfertig die Chance, mit wenig Aufwand den Kundenstamm zu erweitern und gleichzeitig den administrativen Aufwand zu verringern“, fasst Martin Stoll zusammen. Die Unternehmen sollten daher ihre bisherige Praxis kritisch hinterfragen und die Integration eines Online-Systems für Tagespreise unvoreingenommen unter die Lupe nehmen.

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