Stammdaten: Erst Hausaufgaben machen

9. Juli 2018 · Beschaffungsprozess, IT&TK, Märkte, Unternehmen ·  

In Sachen Digitalisierung gilt: Die Unternehmen wären gerne weiter, aber es fehlen die nötigen technischen und prozessualen Voraussetzungen. Eine rasche Implementierung von Tools scheitert vielfach an der unzureichenden IT-Infrastruktur und heterogenen Systemland-schaften. Insbesondere bei der Pflege von Stammdaten hinken viele Organisationen hinterher – und das seit Jahren. Das Thema gilt als „unsexy“, aufwändig und vermeintlich als wenig wertschöpfend. Die STÖHR FAKTOR Unternehmensberatung (Erkrath) hat in Zusammen-arbeit mit Transparent Solutions B.V. (Amstelveen) und der Masterandin Alexandra Wasiljewa in einer Studie grundlegende Optimierungsmaßnahmen an der Schnittstelle zwischen Einkauf und Finance identifiziert. Quintessenz: Es besteht hohes Optimierungspotenzial bei der Zusammenarbeit zwischen Einkauf und Datenqualitätsmanagement. Durch konsequentes systematisches Bearbeiten der Stammdaten lassen sich Effizienzeffekte mit einem Return on Invest innerhalb eines Jahres erzielen.

Die Hälfte der befragten Unternehmen schreibt der Datenqualität in Einkauf und Finance eine „hohe bis sehr hohe Auswirkung“ auf den Wertbeitrag des Unternehmens zu. Dennoch gleichen 80% ihre Stammdaten nicht regelmäßig ab. Die Folge: „Mangelnde Datenqualität führt zu Effizienzverlusten bei der Prozessdurchführung und zu unnötig hohen Kosten“, sagt Geschäftsführer Patrick Stöhr. Potenziale durch Big Data bzw. Smart Data Analytics lassen sich indes nur mittels einer angepassten Aufbau- und Ablauforganisation mit entsprechenden Analysesystemen für valide und einheitliche Kreditorenstammdaten erzielen. Das gilt im Bereich Einkauf und Finance für die Digitalisierung des „Purchase-to-Pay“-Prozesses (von Bedarfsmeldung bis Rechnungsbearbeitung). „Zuverlässige Auswertungen, etwa zu Lieferantenstruktur oder genutzten Zahlungsbedingungen, sind nur möglich, wenn die vorhandenen Lieferantenstammdaten fehlerfrei, vollständig und aktuell angelegt sind“, so Geschäftsführer Patrick Stöhr. Hierbei bestehe in vielen Unternehmen dringender Handlungsbedarf. Das gelte im Übrigen auch für die Lieferantenauswahl und Lieferanten-entwicklung. Über 50% der Befragten bewerten die Zusammenarbeit mit Lieferanten lediglich als „befriedigend“ bis „ungenügend“.

Kernaussagen der Studie
• Nur 30% der Unternehmen erarbeiten derzeit eine Digitalisierungs-Roadmap
• Lediglich bei 57% sind die Voraussetzungen für die Einführung eines Datenanalysesystems erfüllt
• Die Einkaufs- bzw. Finance-Funktionen sind bei einer Spannbreite von 5 bis 31% digital vorhanden; von 3 bis zu 14% ausschließlich analog; bei 67 bis 84% sind die Funktionen analog und digitalisiert
• Kein Unternehmen bewertet seine Kreditorenstammdaten als voll konsistent und redundanzfrei
• 55% der befragten Unternehmen bezeichnen ihr Stammdatenmanagement lediglich als „befriedigend“
• 80% der Unternehmen gleichen die Kreditoren- und Debitorenstammdaten nicht regelmäßig ab
• Bei 61% erfolgt die Überprüfung auf Konsistenz, Aktualität, Vollständigkeit und Dubletten situativ, d.h. eine vorhandene Data-Governance wird entweder nicht befolgt oder das Regelwerk ist nicht auf eine vollständige und regelmäßige Überprüfung der Kriterien konzipiert
• 27% lassen Überprüfungen durch externe Anbieter durchführen
• Bei verbesserter Datenqualität können Effizienzeffekte mit einem Return on Invest innerhalb eines Jahres erzielt werden

Handlungs- und Optimierungsfelder
• Festlegung eines Digitalisierungszielbildes
• Prüfung der Umsetzbarkeit und Erstellung oder Restrukturierung eines Regelwerks für das Stammdatenmanagement, Analyse der vergebenen Verantwortlichkeiten und der Stammdaten-Governance
• Förderung der Zusammenarbeit zwischen Lieferanten/Dienstleistern und internen Kunden, insbesondere im Hinblick auf die Digitalisierungsaufstellung
• Einführung von qualitätssichernden Maßnahmen und regelmäßigen Prüfungsmethoden, z.B. Abgleich zwischen Kreditoren- und Debitorenstammdaten
• Erweiterung und Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen Einkauf und Finance sowie Datenqualitätsmanagement und IT mittels gemeinsamer Projekte
• Visualisierung des derzeitigen IT-Systemkonzepts, Vereinfachung von komplexen Strukturabfolgen sowie Schaffung von Transparenz
• Implementierung von systemübergreifenden Abgleichen bei gleichzeitiger Anbindung der Stammdaten an ein zentrales Stammdatensystem

„Insbesondere der Bereich Einkauf wird in seiner Bedeutung von Funktion und Tätigkeit für das Unternehmen noch immer unterschätzt“, sagt Patrick Stöhr. Obwohl jeder Zweite der Befragten glaubt, dass in drei Jahren die Datenqualität in Einkauf und Finance eine hohe bis sehr hohe Auswirkung zum Wertbeitrag des Unternehmens haben wird, hat derzeit gut ein Drittel der Unternehmen kein Fachpersonal im Bereich Datenqualitätsmanagement. Nur 4% planen hier zu investieren. „Diese Diskrepanz sollte schnell aufgelöst werden“, rät Patrick Stöhr. Seine Empfehlung: „Schaffen Sie zunächst unter den Mitarbeitern ein Bewusstsein für die Datenqualität in Ihrem Unternehmen.“

von Alexandra Wasiljewa, Masterandin bei STÖHR FAKTOR Unternehmensberatung GmbH, Hochschule Darmstadt

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