ZF: Digitale Preisanalyse in Echtzeit

Bereits seit 2015 setzt die ZF Friedrichshafen AG für die Ausschreibung von Logistikdienstleistungen die Ticontract-Plattform der Transporeon Group ein. Einer der weltweit führenden Technologiekonzerne in der Antriebs- und Fahrwerktechnik sowie der aktiven und passiven Sicherheitstechnik nutzt die Analysefunktionen von Ticontract auch live während Verhandlungen mit Transportdienstleistern, zuletzt bei der Vergabe neuer Luftfrachtverträge.

Als die fünf großen Transportdienstleister am 18. März 2019 in Friedrichshafen eintrafen, hatten sie schon zwei Verhandlungsrunden hinter sich. Die Preisrunden fanden im Januar und Februar digital über das Tendering-Modul der cloudbasierten Ticontract-Plattform in Kombination mit persönlichen Verhandlungen statt. „Seit 2015 führen wir alle Ausschreibungen für globale Luft- und Seefrachten von ZF über Ticontract durch. Hierdurch haben wir die Geschwindigkeit erhöht und den administrativen Aufwand erheblich reduziert. Zudem können wir sicherstellen, dass alle internen Vorgaben eingehalten werden und unsere Compliance-Richtlinien erfüllt sind“, erklärt Sarah Rebstein, verantwortlich für den Einkauf von Luftfrachten bei der ZF Friedrichshafen AG. „Diese Vorteile nutzen wir auch live an den Verhandlungstagen mit den Dienstleistern.“

Der Verhandlungstag folgt einem klar getakteten Ablauf: Am Morgen erhalten alle Dienstleister eine Rückmeldung zu den Angeboten, die sie in der vorangegangenen Runde eingereicht haben. Dann haben Sie vor Ort in separaten Arbeitsräumen die Möglichkeit, Veränderungen vorzunehmen. Dafür passen sie ihre Angebote direkt über die Ticontract-Plattform an. Sind alle Angebote einer Runde von allen Teilnehmern aktualisiert, ist über Ticontract ein einfacher Vergleich möglich. „Innerhalb von wenigen Minuten können wir für das ZF-Team eine fundierte Analyse der jeweiligen Runde erstellen. Sie zeigt auf den ersten Blick, wer zum Beispiel für das Paket ‚Nordamerika‘ das attraktivste Angebot abgegeben hat – auch im Vergleich mit den Raten aus dem vorangegangenen Jahr. Jede Veränderung der Angebote ist direkt dokumentiert, alle Regeln werden eingehalten und automatische Plausibilitätsprüfungen sorgen dafür, dass alles korrekt eingegeben wurde“, erläutert Samuel Pearman, Product Manager für Ticontract.

Mit den Berechnungsergebnissen und möglichen Vergabeszenarien geht das ZF-Team in die finale Verhandlungsrunde. Die letzten Abstimmungen mit den ZF-Divisionen und internen Entscheidern finden parallel zu den letzten Verhandlungen vor Ort oder via Webmeetings statt. Am Ende des Tages liegen unterschriebene Angebote vor, die in verbindliche Verträge überführt werden und die Nominierungen pro Ausschreibungspaket werden dem jeweiligen Dienstleister bekannt gegeben. „Innerhalb eines Tages konnten wir das gesamte Luftfracht-Volumen für die Sendungen bis zu einem Sendungsgewicht von bis zu 2,5 Tonnen für die kommenden zwölf Monate verhandeln und vergeben – teils an bewährte Partner, teils an neue Dienstleister. Früher waren dafür mehrere Tage und ein großer manueller Aufwand nötig. Wir konnten durch schnellere Kalkulationen und hohe Transparenz über unterschiedliche Szenarien den internen Entscheidungsprozess und die Verhandlungen mit den Dienstleistern wesentlich beschleunigen. Wir sind mit dem heutigen Prozess und dem Ergebnis sehr zufrieden“, sagt Petra Spiegel, verantwortlich für den Einkauf von interkontinentalen Transporten bei ZF. Der nächste Verhandlungstag für Seefracht soll Ende des Jahres stattfinden – ebenfalls wieder mit Unterstützung von Ticontract.

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