Die Vision der MTU Friedrichshafen ist die 360°-Sicht auf jeden Lieferanten, ohne dafür mehrere Systeme bedienen zu müssen. Das Tochterunternehmen der Rolls-Royce Power Systems AG harmonisiert aus diesem Grund seine SAP-Systeme im Einkauf. Neben eindeutigen Lieferantendaten möchte MTU weltweit zu denselben Preisen einkaufen, aber dennoch lokale Preisbestandteile flexibel berücksichtigen können. Die Lösung ist ein zentrales System, das von allen Standorten und SAP-Systemen erreichbar ist und globale Transparenz garantiert.
Die Anforderung
MTU Friedrichshafen ist das Kernunternehmen von Rolls-Royce Power-Systems, einem Geschäftsbereich des britischen Rolls-Royce-Konzerns. Der Hauptsitz ist in Friedrichshafen, Deutschland. Rolls-Royce Power Systems beschäftigt weltweit über 10.000 Mitarbeiter. Mit über 30 Tochtergesellschaften und mehr als 1.200 Entwicklungs-, Produktions-, Service- und Händlerstützpunkten ist das Unternehmen in 130 Ländern weltweit vertreten. Unter der Marke MTU werden schnelllaufende Großmotoren und Antriebssysteme für Schiffe, Energieer-zeugung, schwere Land-und Schienenfahrzeuge, militärische Fahrzeuge sowie für die Öl-und Gasindustrie entwickelt und produziert. Der Einkauf von MTU Friedrichshafen ist an insgesamt 9 Standorten vertreten, wo 120 Einkäufer ein Einkaufsvolumen von über 1 Mrd. Euro verantworten.
Die globalen Zuständigkeiten für die insgesamt ca. 45 Commodities werden über ein Lead Buying Konzept geregelt. Die Herausforderung für den Einkauf von MTU ist der schnelle Zugriff auf die Daten über Lieferanten und Preise, die bislang auf vier SAP-Systeme verteilt waren. Eine Datenänderung erforderte automatisch mehrfachen Pflegeaufwand in den anderen Systemen. Die Anforderung an eine digitale Einkaufsplattform war deshalb eine benutzerfreundliche Stammdatenpflege an einer zentralen Stelle sowie die automatische Verteilung in die SAP-Systeme. Um sicherzustellen, dass global zu denselben Konditionen eingekauft wird, sollte eine eLösung die Informationen über Lieferanten und ihren Preisen an allen Standorten transparent zur Verfügung stellen.
Die Lösung
Als sich MTU vor rund drei Jahren auf die Suche nach einem Partner machte, gab es für die komplexen Anforderungen des Unternehmens keine passende Einkaufslösung am Markt. POOL4TOOL, der Spezialist für digitale Einkaufsprozesse, konnte schließlich mit seiner All-in-One-Plattform überzeugen. Vor allem die tiefe SAP-Integration und das ausgereifte Lieferantenmanagement bilden eine gute Basis für das komplexe Projekt. Die Applikation kann über Schnittstellen zu den von MTU eingesetzten SAP-Systemen die Daten und Infosätze eins-zu-eins abbilden. Durch die autarke Lieferantenanlage in den SAP-Systemen kann ein und derselbe Lieferant mit unterschiedlichen Lieferantennummern in mehreren Systemen existieren. Das Ziel ist der eindeutige Datensatz (Golden Record). Für die Datenkonsolidierung kommt erschwerend hinzu, dass die Infosätze unterschiedlich aufgebaut sind und aus unterschiedlichen Feldern und Auswahlkriterien bestehen. In Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung von MTU führt POOL4TOOL die Datensätze zusammen und beseitigt Dubletten. Die Stammdatenpflege wird zukünftig ausschließlich in POOL4TOOL stattfinden. Nach der Bearbeitung und digitaler Freigabe werden die Daten in die jeweiligen SAP-Systeme zurückgespielt. So wird sichergestellt, dass alle Einkäufer an derselben Datenquelle arbeiten. Eine zusätzliche Bearbeitung in den SAP-Systemen ist nicht mehr notwendig.
Globales Preismanagement: Zu gleichen Preisen einkaufen
Lieferanten- und Preisinformationen stehen nun global und zeitgleich zur Verfügung. insparungspotenziale durch Mengeneffekte können dadurch ohne zusätzlichen Aufwand gehoben werden. Schon heute werden Preise ausschließlich in Abstimmung mit dem Lead Buyer der entsprechenden Commodity verhandelt. Diese sind dann global und unabhängig vom Standort unternehmensweit gültig. Mit POOL4TOOL beschleunigt MTU schon bald die Kommunikation zwischen den Einkaufsorganisationen und vereinfacht die Abstimmung durch digitale Freigabeprozesse. Die Preisinformationen sind bald völlig transparent über die Einkaufsplattform abrufbar. Die zentrale Datenverwaltung über POOL4TOOL garantiert, dass zukünftig Preise und Konditionen nur mehr an einer Stelle gepflegt werden müssen. In den SAP-Systemen werden die Daten aber weiterhin angezeigt.
Um den lokalen Einkaufsorganisationen dennoch ihre Flexibilität zu erhalten, wird mit POOL4TOOL zukünftig jeder Preis in lokale und globale Bestandteile aufgeteilt. Das bedeutet, es werden zwei Einkaufsinfosätze angelegt. Der Grundpreis sowie globale Konditionen sind weltweit gültig. Verpackung, Fracht, Zollabwicklung sowie Sonderkosten zählen zu lokalen Preisbestandteilen, die individuell gepflegt werden. So kann MTU lokale Gesetze, Richtlinien und Prozesse berücksichtigen. Die Trennung des Gesamtpreises in lokale und globale Bestandteile macht die Arbeit für den Einkauf viel übersichtlicher
und benutzerfreundlicher. Für die Rückführung in die jeweiligen SAP-Systeme werden die beiden Infosätze in POOL4TOOL wieder zu einem Infosatz zusammengeführt. Die Herausforderung dabei war die künftige Verteilungslogik und der einheitliche Aufbau von Infosätzen, der von MTU im Vorfeld festgelegt wurde. Für MTU ist das aktuelle Optimierungsprojekt mit POOL4TOOL erst der Anfang für weitere digitale Optimierungs-maßnahmen im Einkauf. Mit der intelligenten Einkaufs-Plattform möchte das Unternehmen noch weitere Prozesse, wie z. B. Ausschreibungen, Bestellungen sowie das Vertrags-management weiter digitalisieren. Damit kommt MTU der Vision der kompletten 360°-Sicht auf seine Lieferanten wieder einen Schritt näher.