e-Rechnung: Schluss mit der Verunsicherung

Viele kleine und mittlere Unternehmen sind beunruhigt: Müssen Rechnungen ab sofort immer als elektronische Rechnung (e-Rechnung) ausgestellt werden? Sind Rechnungen in Papierform nicht mehr zulässig? Regelmäßig melden sich verunsicherte Verbraucher mit diesen oder ähnlichen Fragen beim Avery Zweckform Consumer Service Center. Hintergrund sind die europäische Richtlinie 204/55/EU vom 16. April 2014, das e-Rechnungs-Gesetz sowie die e-Rechnungs-Verordnung. Der Formularbuch-Experte klärt auf:

• Das Wichtigste zuerst: Die Regelungen betreffen nur das öffentliche Auftragswesen.
• Die Fristen 27. November 2018 und 27. November 2019 betreffen nur die öffentlichen Auftraggeber: Diese müssen e-Rechnungen akzeptieren und sind verpflichtet, Rechnungen elektronisch über ein Verwaltungsportal zu empfangen, das den gesetzlichen Vorgaben entspricht.
• Erst ab 2020 sind auch die Auftragnehmer betroffen, also Unternehmen, die öffentliche Aufträge annehmen: Ab dem 27. November 2020 müssen sie ihre Rechnungen an öffentliche Auftraggeber elektronisch ausstellen und übermitteln.
• Rechnungen an nicht-öffentliche Auftraggeber dürfen weiterhin in Papierform ausgestellt werden.

Elektronische vs. Papierrechnung
Bereits seit 2011 sind elektronische Rechnungen denen in Papierform gleichgestellt. Weniger Druckkosten und Einsparungen beim Porto – diese Aussichten verleiten zur elektronischen Variante. Dennoch entscheiden sich viele Unternehmen bewusst für die Papierrechnung. Und das aus guten Gründen: Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt zehn Jahre. Für diesen Zeitraum müssen alle Rechnungen lesbar und jederzeit griffbereit sein. Mit Papierdokumenten kein Problem. Zudem gibt es – auch im digitalen Zeitalter – immer noch Kunden, die explizit Papierrechnungen verlangen. Und diesem Wunsch muss der Rechnungssteller nachkommen. Extra-Kosten dürfen dafür nicht erhoben werden, es sei denn, es handelt sich um reine Online-Verträge. Die Rechnungsformulare von Avery Zweckform bieten weitere Vorteile: Dank vorgedruckter Felder werden keine wichtigen Angaben vergessen. Die Formulare des Herstellers werden regelmäßig aktualisiert und von Rechtsexperten geprüft – so sind Unternehmer auf der sicheren Seite.

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