ERP-Systeme ablösen? So gelingt der Umstieg

Die meisten Enterprise Resource Planning (ERP) Systeme in deutschen Unternehmen sind veraltet. Laut einer Studie von trovarit aus dem Jahr 2016 beträgt das durchschnittliche Alter von ERP-Installationen 10,2 Jahre. Es sieht also so aus, als gäbe es bei der Modernisierung von ERP-Systemen großen Nachholbedarf. Der Umstieg auf eine modernes ERP-System ist wesentlicher Bestandteil der digitalen Transformation und kein Unternehmen und keine Branche kommt darum herum, wenn Wettbewerbsfähigkeit garantiert werden soll.

Was hindert deutsche Unternehmen also daran veraltete Systeme abzulösen? Häufig sehen Unternehmen in einer Softwareumstellung eine zu große Herausforderung und sie wissen nicht, wie sie die Sache angehen sollen. Dabei müssen sie nur zwei Fragen beantworten: Erstens, wie sehen die speziellen Bedürfnisse des Unternehmens aus? Und zweites, was sollte das neue ERP-System leisten können, um diese Anforderungen zu erfüllen?

Anforderungen und spezielle Bedürfnisse definieren
ERP-Lösungen sind wahre Alleskönner. Die meisten Unternehmen im (technischen) Großhandel erhoffen sich von einer neuen ERP-Lösung effizientere Prozesse, mehr Qualität und bessere Termine. Gerade im Einkauf laufen viele Fäden zusammen. Die zentrale Verwaltung von Lieferanten und Produktkategorien werden hier gepflegt, ebenso wie die Gestaltung der Preise und Angebote. Lieferantenanfragen und offene Bestellungen gehen genauso ein wie Rechnungen oder Retouren. Für die Abwicklung all dieser Vorgänge gehört auch die Budgetbuchhaltung und eine mehrstufige Unterschriftenverwaltung dazu. Um all diese Prozesse effizient und transparent zu managen ist ein zentrales System erforderlich.

Da der Einkauf meist auch eine Schnittstelle zu anderen wichtigen Abteilungen wie Vertrieb oder Produktion bildet, ist es von Vorteil, wenn im Einkauf keine Insellösung eingesetzt wird. Um alle Vorgänge miteinander zu verknüpfen, benötigen viele Händler vernetzte Webshops, die die Aufträge bis zur Rechnungsstellung automatisch verarbeiten. Darüber hinaus darf die Anbindung an Lieferantenportale nicht fehlen sowie eine optimale Konfektionierung, eine mobile Lagerlogistik und automatisierte Prozesse im Einkauf und Verkauf. Das alles und noch einiges mehr muss eine gute ERP-Software leisten.

Die richtige Software auswählen
Wenn Unternehmen also erstmal ihre Bedürfnisse und Auswahlkriterien untersucht und festgelegt haben, ist der nächste Schritt zur Wahl einer passenden ERP-Software nicht mehr weit. Wichtig dabei ist, bei der Software den richtigen Typen „Generalist“ oder „Spezialist“ zu bestimmen. Für Unternehmen, die sich verändern wollen – gerade für kleinere Händler, die noch verschiedene Expansionsmöglichkeiten vor sich haben – ist eine flexible und somit eher generalistische Software vorteilhaft. Sie verfügt über viele Funktionen für alle Unternehmensbereiche und lässt sich somit auch schnell an neue Prozesse anpassen. Wenn ein Händler sich beispielsweise entschließt, nun auch selbst zu produzieren, muss die Produktion natürlich in das Gesamtsystem eingebunden werden. Gerade bei einer Cloud-Lösung lässt sich eine ERP-Software wie Sage 100cloud zu jedem Zeitpunkt dynamisch erweitern.

Spezial- oder Branchenlösungen eignen sich für solche Unternehmen, die ihr bestehendes Geschäft weiter ausbauen wollen. So decken spezielle Lösungen für technische Großhändler Branchenanforderungen genau ab und verursachen keinen zusätzlichen Aufwand in der Anpassung. Beispielsweise sind bei einer Branchenlösung für den Kfz-Teilehandel bestimmte Funktionen, wie eine Altteile-Steuer oder die Anbindung an die führende B2B-Plattform TecCom für den Automotive Aftermarket bereits direkt integriert. Aber auch hier lässt sich die Software noch weiter an spezielle Bedürfnisse anpassen. Um an dieser Stelle die richtige Entscheidung zu treffen, sollte die IT-Abteilung oder ein IT-Experte hinzugezogen werden.

Gesamtoptimierung im Blick haben
Bei der Planung, Auswahl und Implementierung einer neuer ERP-Software ist es essentiell, dass Unternehmen nie das Gesamtziel aus den Augen verlieren: Moderne ERP-Systeme lassen sich abteilungsübergreifend im gesamten Unternehmen einsetzen und bieten durch Geschäftsanalysen und Dashboards allen Benutzern einen Überblick über sämtliche Prozesse. Denn Daten, die im ERP-System zusammengetragen werden, liefern konkrete Erkenntnisse und ermöglichen Einkäufern und allen anderen Führungskräften im Unternehmen schnelle Entscheidungen zu treffen, und somit die Effizienz zu verbessern und die Rentabilität zu steigern.

von Christian Zöhrlaut, Director Product Marketing Management Central Europe bei Sage

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