Fuhrpark: Müssen wir draußen bleiben?

Bei vielen Fuhrparks ist der Einkauf weiterhin nur Zaungast. Das hat Folgen: verpasste Gelegenheiten und unnötig hohe Kosten. In den Augen vieler CFOs und Einkäufer ist der Fuhrpark eine Art „Closed-Shop“, der sich einem systematischen Controlling, professioneller Arbeitsweisen und damit längst überfälligen Kostenoptimierungen entzieht. Ein aktueller Benchmark des BME Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik zum Pkw-Flottenmanagement bestätigt den Status quo. Demnach ist in nur 63 % der Unternehmen der Einkauf in die Prozesse des Flottenmanagements eingebunden. Das sind zwar 13 % mehr als vor 5 Jahren. Von einem Paradigmenwechsel kann aber keine Rede sein. Wenn in 37 % der Unternehmen die professionelle Beschaffung bei Einkaufentscheidungen des Fuhrparks außen vor bleibt, ist das eher ein Erfolg der derjenigen, die ihr angestammtes Terrain verteidigen. Das Controlling hat fast gar nichts zu melden. In nur 2 % (!) der Unternehmen wird es als mit-verantwortlicher Geschäftsbereich für das Flottenmanagement angesehen.

Aus Gewohnheit teuer
„Wenn Fuhrpark, Einkaufsabteilung und Controlling nebeneinanderher arbeiten, kommt es zu folgenschweren Fehlentscheidungen, die ein Unternehmen nachhaltig belasteten“, weiß Majk Strika. Der Geschäftsführer des Fuhrparkmanagement-Dienstleisters ARI Fleet Germany nennt Beispiele, bei denen der Mangel an Beschaffungs- und Finanz-Know-how besonders deutlich zu Tage tritt.

Rahmenverträge mit Leasinggesellschaften sollen für Planungssicherheit sorgen. Oft sind ihnen allerdings Referenzmodelle zugrunde gelegt, die in der Praxis nur ganz selten vorkommen. Folglich beginnt sich bei jedem Mitarbeiterwechsel oder Neuzugang durch die Veränderung von Ausstattung und Kilometerleistung die Kostenschraube zu drehen. Diese Abweichungen und veränderten Restwerte erhöhen die Leasingraten und sprengen in Summe das Budget.

Viele Fuhrparks halten weiterhin – sozusagen „aus Gewohnheit“ – an Full-Service-Leasingverträgen fest (laut BME-Erhebung sind dies 63 %, d. Red.). Diese sind zwar bequem, aber nach inzwischen allgemeiner Erkenntnis zu teuer. Durch eine Umstellung auf kostenoptimierende Modelle, vor allem eine strikte Trennung von Fahrzeug-Beschaffung, -Management und -Wiedervermarktung wären Einsparungen im zweistelligen Prozentbereich möglich.

TCO-taugliche Modelle gefragt
Bei der Beschaffung von Fahrzeugen mit Elektroantrieb lassen sich Fuhrparks ebenfalls zu Full-Service-Leasingverträgen hinreißen; nicht zuletzt auch aufgrund des Mangels an Erfahrung mit den neuen Technologien. Allerdings kalkulieren Leasingfirmen E-Fahrzeuge mit nur minimalen Restwerten, was die Umstellung enorm verteuert. Dies obwohl sich der Markt in den in den nächsten Jahren deutlich nach bewegen dürfte. Auch hier wären kaufähnliche Modelle die deutlich wirtschaftlichere Lösung, was auch die Experten vom BME betonen.

Eine im Sommer veröffentlichte Studie der auf dem Automobilsektor führenden Marktforschungsgesellschaft Dataforce liefert weitere Indizien für den Optimierungsbedarf in Punkto Controlling und Finanzplanung. Nur 26,3 % der Fuhrparks in deutschen Unternehmen ermitteln die Total Cost of Ownership (TCO). Was nicht ist, kann ja noch werden, sagt man, aber nur weitere 3,7 % haben ein Kostenmonitoring in Planung. Selbst von mittleren bis großen Flotten haben weniger als die Hälfte ihre Ausgaben genau im Blick. Laut der BME-Erhebung sind die Vollkosten je Fahrzeug von 2017 auf 2018 mit 31 Cent pro Fahrzeugkilometer konstant geblieben. Damit bleiben die Fuhrparks allerdings „konstant“ unter ihren Möglichkeiten. Strika: „Gut gemanagte Fuhrparks kommen auf 23 bis 28 Cent.“

Die Stellschrauben entdecken
„Die meisten professionell betriebenen Fuhrparks arbeiteten schon lange eng mit dem Einkauf zusammen“, so Marc-Oliver Prinzing, Vorstandsvorsitzender des Bundesverbands Fuhrparkmanagement. Bei Fuhrparkmanagern bestehe jedoch die Befürchtung, als überflüssig erkannt zu werden, weil sich zahlreiche Aufgaben in die Einkaufsabteilung eingliedern ließen. Zwingend notwendig sei das aber nicht, eine gute Kooperation zwischen den beiden Abteilungen aber von Vorteil. Die Unternehmensleitungen sind gefragt. Nur sie können die nötigen Umstrukturierungen einleiten, um Fuhrpark, Einkauf und Controlling besser zu verzahnen. Dafür bedarf es Fingerspitzengefühl. Auch die strategische Frage der Fuhrpark-Finanzierung steht zur Entscheidung an. „Es geht darum, das intransparente und kostentreibende Full-Service-Leasing durch TCO-taugliche Lösungen zu ersetzen“, so Strika von ARI Fleet. Wenn man ein Leasing zum Pauschalpreis in die Bereiche Beschaffung, Unterhaltung und Wiedervermarktung auflöst, werden eine Vielzahl an Stellschrauben für Prozess und Kostenoptimierungen sichtbar. Das geeignete Finanzierungsinstrument stehe mit dem ARI FlexLease, einem reinen Finanzleasing auf Vollamortisationsbasis, am Markt längst zur Verfügung.

von Manfred Godek

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