Sind Einkaufskooperationen Pflicht oder Kür?

Bessere Konditionen auf Basis eines gemeinsamen Einkaufs von Bürobedarfen, Software Services und KEP-Dienstleistungen klingt verlockend. Doch in der Praxis kommt es in Einkaufsgemeinschaften immer wieder zu Problemen, insbesondere die persönlichen Beziehungen der Unternehmen untereinander spielen eine entscheidende Rolle.

Grundsätzlich sehen viele Einkäufer klare Vorteile im gemeinschaftlichen Einkauf. Der Wissensaustausch und die Beziehungspflege sind neben den Preisvorteilen für viele Einkäufer ein klarer Gewinn. Darüber hinaus sehen Unternehmen auch die Möglichkeit, auf diesem Wege Prozesse zu standardisieren und effizienter zu gestalten. Die zentrale Frage ist jedoch, wer der perfekte Partner für eine Einkaufsgemeinschaft ist.

Hemmschwelle Konkurrenz
Vor allem gegen Einkaufskooperationen innerhalb der eigenen Branche gibt es viele Bedenken. Die Unternehmen fürchten sich vor einer Kooperation mit direkten Wettbewerbern, weil diese dadurch an wertvolles Know-how gelangen könnten. Andere Firmen möchten ihre Lieferanten nicht offenlegen, weil diese ihnen vermeintlich spezielle Konditionen bieten. Einen solchen Wettbewerbsvorteil wollen sie nicht mit der Konkurrenz teilen.

Indirekte Bedarfe besonders gut geeignet
Neben der Frage „Mit wem kaufe ich ein?“ lautet die zweite, wichtige Kernfrage: „Was kaufe ich in dieser Kooperation ein?“ Viele Unternehmen halten indirekte, wiederkehrende Bedarfe – wie Büromaterial und Facility Management – im Rahmen einer Einkaufskooperation für besonders gut geeignet. Weitere indirekte Bereiche, in denen solche Einkaufsgemeinschaften in der Regel gut funktionieren sind IT und Telekommunikation, Logistik und Energie. Mit Blick auf den Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz spielen sie kaum eine Rolle, weil sie nichts mit dem Kerngeschäft zu tun haben. Trotzdem tragen sie wesentlich zu Kosten-reduzierungen bei.

Eine große Hürde im zentralen Einkauf von indirekten Bedarfen stellt Maverick-Buying dar. Viele Unternehmen können keine Kooperation eingehen, weil sie keine Transparenz darüber haben, was und wieviel sie benötigen. Das passiert vor allem dann, wenn die Fachab-teilungen ihre Bedarfe ohne Abstimmung mit dem Einkauf selbst beschaffen. Für die Etablierung einer Einkaufskooperation ist Transparenz über die benötigten Bedarfe aber zwingend notwendig.

Je spezifischer die gewünschte Ware ist, umso schwieriger wird es, einen Kooperations-partner zu finden, der exakt dasselbe Produkt benötigt. Dabei ist die Automobilindustrie tatsächlich eine der wenigen Branchen, die direkte Bedarfe wie etwa Standard-Bauteile, gemeinsam einkauft und dadurch mit dem direkten Wettbewerb zusammenarbeitet. Hier kommt es vor, dass die bekannten deutschen Automobilkonzerne sich zusammenschließen und Aluminiumbleche, Chemikalien oder sonstige Bauteile in großen Mengen beschaffen. Dies bezieht sich vor allem auf Materialien, die nicht modellrelevant sind, wie Sitzgestelle oder Elektromotoren, weil sie auf die Ausstattungsvarianten und Besonderheiten des Endproduktes keinen Einfluss haben.

„Ich glaube, dass Konsumgüterindustrie und Lebensmittelindustrie mit Sicherheit einem ähnlichen Preisdruck ausgeliefert sind, wie die Automobilindustrie. Aber wenn es um Spezifikationen geht, ist die Automobilindustrie sehr stark und beherrscht das Spiel, zwischen Entwicklung, Produktion und Logistik immer die beste Kooperation an Land zu ziehen“, sagt ein Einkäufer der Automobilbranche.

Private-Equity-Gesellschaften machen es vor
Private-Equity-Gesellschaften sind bereits sehr erfolgreich darin, die indirekten Bedarfe ihrer Portfolio-Unternehmen zu bündeln. Denn gerade Hard- und Software, Energie oder Büromaterialien unterscheiden sich nicht, egal in welcher Branche die einzelnen Portfolio-Unternehmen unterwegs sind. Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit ist allerdings eine partnerschaftliche Vertrauensbasis zwischen den Portfolio-Unternehmen nötig. Wenn die Private-Equity-Gesellschaft alle Akteure davon überzeugt, dass sie von einer Zusammen-arbeit profitieren, lassen sich bessere Konditionen, Preise und Vertragsinhalte aushandeln. Zudem können alle Beteiligten einheitliche Qualitätsstandards und einen optimierten Lieferantenpool nutzen.

Hinzu kommt, dass durch eine gelungene Kooperation im indirekten Einkauf die operative Abwicklung vereinfacht werden kann. Denn sie schafft mit Blick auf Zahlen, Daten und Bedarfe mehr Transparenz und führt zu mehr Verbindlichkeit bei den Lieferantenbeziehungen durch klar spezifizierte Verträge.

Wie geht man eine Kooperation richtig an?
Oft sind Einkaufskooperationen nicht nachhaltig, da sie von den handelnden Personen und nicht den Unternehmen geprägt werden. Viele Einkaufskooperationen sind deshalb von kurzer Dauer und Einkäufer stehen vor der Frage, ob sie den Versuch erneut wagen sollen. Wer eine Einkaufskooperation sucht, sollte sich zuerst ganz individuell darauf vorbereiten. Das fängt mit der Strukturierung und Standardisierung des Einkaufs im eigenen Unternehmen an. Zunächst gilt es, Standardbedarfe mit einem möglichst hohen Einkaufsvolumen zu identifizieren. Bei einer aufwändigen Qualifizierung und Sortierung der Bedarfe können externe Berater unterstützen. Anschließend sollten sich Unternehmen stufenweise an das für sie passende Modell einer Einkaufskooperation herantasten. Der Austausch mit anderen Unternehmen liefert erste Erkenntnisse und Möglichkeiten, passende Partner zu finden. Entscheidend für eine passende Konstellation sind ein hohes Maß an Vertrauen, Kompromissbereitschafft, Motivation und Engagement aller Beteiligten. Ein externer, objektiver Mediator kann den Prozess der Kooperationsbildung unterstützen und im Konfliktfall zwischen den Parteien vermitteln.

Sind die Vorbereitungen abgeschlossen, sollte die Durchführung von einer zentralen Stelle aus koordiniert werden. Am besten kümmert sich eine gemeinsame Gruppe von Vertretern der Beteiligten Kooperationspartner oder eine für diesen Zweck gegründete Gesellschaft darum.

von Torsten Pirdzun, Principal bei der INVERTO AG in Köln und Leiter das Competence Center Indirect Spend.

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