So steuert Merck die Lieferanten

Merck, ein führendes Wissenschafts- und Technologieunternehmen in den Bereichen Healthcare, Life Science und Performance Materials wickelt am Standort Darmstadt alle Hauptfunktionen des Fremdleistungsmanagements über die IT-Lösung JAGGAER ab. Das Unternehmen betreut mehrere Tausend Lieferanten über die SRM-Plattform und reduziert dadurch den manuellen Verwaltungs- und Pflegeaufwand. Gleichzeitig verbessert Merck seine Lieferantenbeziehungen und erhöht den Sicherheitsstatus.

Die Prozesse im Fremdleistungsmanagement von Merck wurden seit vielen Jahren weiterentwickelt und sind sehr ausgereift. Allerdings führten die gewachsenen Strukturen zu verschiedenen parallelen IT-Systemen. Der Bedarf an Effizienzsteigerung wurde immer größer. „Unsere größte Herausforderung im Fremdleistungsmanagement war der enorme manuelle Verwaltungs- und Pflegeaufwand. Neben dem Wunsch nach höherer Datentransparenz suchten wir auch eine Lösung, um unsere Lieferantenbeziehungen zu verbessern und ihren Sicherheitsstatus zu steigern“, erklärt Udo Vogler, Head of Performance Management bei Merck.

Vor vier Jahren fand Merck in JAGGAER den geeigneten Partner für das Optimierungsprojekt. Die gleichnamige SaaS-Lösung konnte die höchste Abdeckung der gewünschten Funktionalitäten vorweisen. Das Fremdleistungsmanagement war für JAGGAER ein völlig neuer Anwendungsbereich, wodurch die Einkaufsplattform mit ihrem ganzen Produktportfolio einmal mehr ihre flexible Einsatzfähigkeit unter Beweis stellte.

Strenge Standards einfach überprüft
Merck hat strenge Standards für technische Lieferanten formuliert, deren Einhaltung von den Abteilungen Strategic Contracting und Group Procurement überwacht werden. Neben bestimmten Kriterien, die Lieferanten zu erfüllen haben, um eine Freigabe zu erhalten, werden sie auch hinsichtlich ihrer Performance überprüft und bewertet. Heute übernimmt die JAGGAER-Plattform sehr viele dieser Aufgaben. Das System trifft beispielsweise eine Vorauswahl für freigegebene Lieferanten zu unterschiedlichen Warengruppen. Mit einem individuellen Merck-Template und die Abwicklung über Tickets gelingt heute eine Lieferantenbewertung im Schnitt in einer Minute. Das erprobte Bewertungssystem von Merck konnte 1:1 im neuen System abgebildet werden, sodass sich für rund 150 Firmenbewerter kaum etwas änderte. Zusätzlich erzeugt das System automatisch Kennzahlen für interne Auswertungen und zur Steuerung der Lieferanten.

Weniger Datenpflege, zentrale Verfügbarkeit
Neue Lieferanten können sich bequem online über eine Registrierungsmaske bei Merck bewerben. Für Merck entfällt dadurch der Pflegeaufwand, weil jeder Lieferant seine Daten selbst in das System eingibt und verwaltet. Anschließend führt die JAGGAER-Applikation automatisch einen Dublettencheck durch. Fehlen wichtige Zertifikate, kann der Lieferant für neue Beauftragungen gesperrt werden, bis die notwendigen Zertifikate vorliegen.

Die Lieferanteninformationen stehen auf der zentralen Plattform unternehmensweit zur Verfügung. Das automatische Mahnwesen sorgt für eine bessere Datenpflege, da die Nutzer je nach Eskalationsstufe benachrichtigt und an eine notwendige Aktion erinnert werden. Auch Daten des Vertragsfirmenmanagements sind zentral abrufbar.

Bis auf das Abrechnungssystem wickelt Merck heute am Standort Darmstadt alle Fremdleistungsprozesse über JAGGAER ab. Rund 500 Merck-Mitarbeiter und mehrere Tausend Lieferanten werden über die Plattform informiert, betreut und gesteuert. Die Integrated Supplier Application (ISA), die innerhalb von Merck geführt wird, umfasst heute alle Hauptfunktionen des Fremdleistungsmanagements: Vertragsfirmenregistrierung, -verwaltung, -steuerung, -betreuung, Bewertungs-, Stichprobensystem und die Sicherheitsdatenbank. „JAGGAER unterstützt uns, die Anzahl der Lieferanten wesentlich besser zu steuern und die Qualität der Leistungserbringung nachhaltig zu steigern“, zeigt sich Udo Vogler zufrieden.

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