bofrost standardisiert Einkauf

Ein System für alle: Die bofrost* Dienstleistungs GmbH & Co. KG mit Hauptsitz in Straelen am Niederrhein hat jetzt die elektronische Ausschreibungslösung ausschreiben24.com des IT- und Businesspartners prego services GmbH eingeführt. Damit kann der europaweit größte Direktvertreiber von Tiefkühlkost seine Beschaffung einheitlich und für jeden nachvollziehbar durchführen.

„Bisher stand es unseren Einkäufern frei, wie sie ihre Ausschreibungen vornehmen. Das hatte jedoch zur Folge, dass die zusammengetragenen Informationen sehr unterschiedlich waren und diese zum Beispiel im Vertretungsfall für andere nur schwer nachvollziehbar waren“, sagt Lars Jankowski, Abteilungsleiter Technischer Einkauf bei der bofrost* Dienstleistungs GmbH & Co. KG. Er und seine zwölf Mitarbeiter sind für die Beschaffung eines Großteils der benötigten Güter, von Dienstleistungen und Energie für die Zentrale und die 106 Niederlassungen in Deutschland sowie weitere definierte Länder zuständig. Organisiert ist der Einkauf nach dem „Lead-Buyer-Konzept“. Danach trägt jeweils ein Mitarbeiter für eine bestimmte Warengruppe die Verantwortung.

Auf ausschreiben24.com wurde Jankowski durch den Tipp eines Kollegen bei einem anderen Unternehmen aufmerksam. „Die Lösung hat uns gleich gefallen. Die Oberfläche ist zeitgemäß und die Bedienung einfach und unkompliziert“, erklärt er. Daher startete Jankowski zunächst eine mehrmonatige Testphase mit ausgewählten Lieferanten. Auf deren Reaktion war er besonders gespannt. Schließlich bekamen die Lieferanten zum ersten Mal eine E-Mail, mit der Aufforderung, einem Link zur elektronischen Ausschreibungslösung zu folgen. Zu seiner Überraschung gab es kaum Rückfragen. „Die Umstellung hat erstaunlich einfach funktioniert. Die meisten Lieferanten, mit denen wir im Nachhinein gesprochen hatten, sagten uns, dass sie schon zuvor mit elektronischen Lösungen gearbeitet und sich sofort ohne Probleme zurechtgefunden hätten“, so Jankowski.

Mitte dieses Jahres entschied er sich schließlich für die Einführung von ausschreiben24.com. Seit zwei Monaten werden von bofrost* auch Auktionen über die Plattform durchgeführt. „Verschiedene Formen der Ausschreibung auszuprobieren, war schon länger mein Ziel. Endlich konnte ich dies nun auch technisch umsetzen“, sagt Jankowski. Vor allem die Möglichkeit, „Reverse Auktionen“ durchführen zu können, war für ihn interessant. Dabei werden zunächst verschiedene Lieferanten zur Abgabe eines Angebots aufgefordert. Der Bieter mit der günstigsten Offerte erhält dann nach Ablauf der vorgegebenen Zeit den Zuschlag. Jankowski zieht eine positive Bilanz: „Unser Aufwand ist schon jetzt erkennbar geringer. Es gibt keine Medienbrüche mehr, wir erzielen bessere Preise und mit der Verfahrensakte ist auch im Nachhinein noch der gesamte Verlauf einschließlich der Kommunikation mit Bietern jederzeit nachvollziehbar“, erklärt er.

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