Dokumentenmanagement unterstützt Beschaffer

Veraltete Budget-Tabellen, überholte Berechnungen der Lebenszykluskosten oder abgelaufene Lieferanten-Preislisten. Wer hat nicht Dateien auf dem Server, die schon längst zum alten Eisen gehören? In Zeiten von Digitalisierung und Industrie 4.0 gibt es genügend Gründe, sich mit Dokumenten-Management-Systemen (DMS) zu befassen. Moderne Software ist nicht nur bedienerfreundlich, sie erleichtert es Beschaffern auch, effizient ins neue Jahr zu starten.

Ob Dax-30-Unternehmen, Mittelständler oder Kleinunternehmen: Die meisten im Beschaffungs-Alltag verwendeten Dokumente sind inzwischen digitalisiert. Bestelllisten, die Einkäufer vor Jahren noch ausdrucken und per Post oder Fax versenden mussten, gehen heute online an Lieferanten. Komplizierte Budget-Berechnungen übernimmt Excel. Die aktuellen Zollbestimmungen sind im Intranet hinterlegt. Doch auch digitale Dateien brauchen Ordnung. Denn eine überholte Preisliste, eine veraltete Budget-Tabelle oder ein nicht mehr gültiges Formular zu verwenden, kann teuer werden.

Dokumentenlenkung unterstützt Ressourceneffizienz
Die VDI-Studie „Managementsysteme und das Management natürlicher Ressourcen“ zeigt unter anderem, dass zertifizierte Managementsysteme Betriebe bei der Umsetzung von Ressourceneffizienz unterstützen können. Denn Unternehmen mit Managementsystemen verwenden durchschnittlich mehr Analyseinstrumente und – Methoden, erfassen eine größere Anzahl ressourcenbezogener Kennzahlen und setzen mehr Ressourceneffizienzmaßnahmen um, als Unternehmen ohne Managementsystem. Mehr als 94 Prozent der befragten, mittleren Unternehmen erfassen und kontrollieren kontinuierlich etwa Kenngrößen wie Gesamtverbräuche an Material, Energie und Wasser.

„Struktur schafft spezielle Software für Dokumentenlenkung“ sagt Johannes Woithon. Der Gründer der Berliner Software-Firma orgavision berät seit mehr als 25 Jahren Unternehmen und ist Mitglied im Bundesverband Deutscher Unternehmensberater. „Ein modernes Dokumenten-Management-System stellt sicher, dass immer nur eine Version eines Dokuments vorliegt“, erklärt der Experte. Statt -zig gespeicherter Versionen gibt es lediglich eine Datei. An dieser hängt eine Historie, die zeigt, wer was wann geändert hat und welche Vorgänger es gibt. So sehen Nutzer auf einen Blick, wie sich etwa die Posten bei einer wiederkehrenden Bestellung im Laufe der Zeit geändert haben.

Wichtig ist diese Form der Dokumentationen beispielsweise bei Genehmigungs-Workflows. Beschaffer können mittels integriertem Dokumenten-Management-System über große Zeiträume hinweg nachweisen, wer welche Freigaben wann erteilt hat. Das schafft Transparenz und minimiert den Aufwand bei Rückfragen. Praktisch ist in diesem Zusammenhang auch die automatische Termin-Erinnerungsfunktion. „Damit verpassen Verantwortliche keine Deadline mehr“, so Woithons Hinweis.

Schlanke Administration
Der Einsatz eines DMS spart neben Ressourcen auch Zeit und damit Kosten. Betriebe können ihre komplette Kommunikation mit Lieferanten und Kunden über ein webbasiertes Dokumentenmanagement-System abwickeln. Außerdem fördert die Software die Qualitätssicherung. Wird beispielsweise ein neues Produkt-Datenblatt erstellt, erhalten alle betreffenden Kollegen einen Link zum Dokument und bestätigen mit einem Klick, dass sie es gelesen und damit zur Kenntnis genommen haben. „Dadurch sind Unternehmen in der Lage, flexibel und in Echtzeit auf Veränderungen des Marktes und neue Anforderungen zu reagieren“, sagt Woithon.

Fehler- und Beschwerdemanagement
Auch ein aktives Fehler- und Beschwerdemanagement ist möglich. So können etwa Mitarbeiter Unregelmäßigkeiten melden, die ihnen aufgefallen sind. Etwa, wenn das neu eingetroffene Material Qualitätsmängel aufweist. Nach Prüfung, beispielsweise durch den zuständigen QM-Beauftragten, löst das eine Prozesskette aus. Mit dem Ziel, den Mangel zu beheben, etwa durch eine Austauschlieferung oder Gutschrift. Das gleiche Prinzip gibt es für Kunden, die zum Beispiel eine technische Wartung reklamieren. Beide Kommunikationswege bildet ein DMS, wie die Software von orgavision, ab.

Fazit: Moderne Software erleichtert den Beschaffungsalltag
„Intelligentes Werkzeug zum Verbessern der Arbeitseffizienz ist vorhanden und für Beschaffer eine echte Erleichterung“, resümiert Woithon. Lesbar auf Tablets und Smartphones ist Software wie orgavision zusätzlich mobil zugänglich, so dass der Einkäufer auch auf Dienstreisen immer den Überblick behält.

von Leila Haidar, freie Journalistin

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