Einsparungen durch Reisekosten-Systeme

Die Finanzverantwortlichen europäischer Unternehmen sehen Reiseausgaben als strategische Investition und nicht als notwendige Kosten: 44 Prozent der mittelständischen und großen Unternehmen sind der Ansicht, dass Geschäftsreisen Wachstum ermöglichen. Die Mehrzahl sieht die Notwendigkeit, das Reisekosten-Management zu optimieren, um strategische Vorteile und Einsparungen zu erzielen, allerdings stehen ihnen der mangelhafte Zugang zu Daten sowie Kostenbedenken im Weg. Das sind einige zentrale Ergebnisse der von KDS in Auftrag gegebenen unabhängigen Studie Strategic Spend: A New View of T&E for Finance Teams unter Finanz- und Buchhaltungsabteilungen.

Die Ergebnisse zeigen, dass Unternehmen, die einen starken, klar definierten und kontrollierten Ansatz für das Reise- und Reisekosten-Management verfolgen, Reiseausgaben eher als strategischen Hebel betrachten als diejenigen, die die Zügel lockerer halten.

Die Unternehmen kennen die Vorteile der Automatisierung – den Finanzteams gilt die stärkere Ausgabentransparenz als größter Nutzen. Infolgedessen haben 68 Prozent der befragten Unternehmen Technologie im Einsatz, um mindestens einen der Prozesse für Reisebuchungen und Ausgabenmanagement zu unterstützen. Während diese Lösungen für sich schon zu Einsparungen führen, erhöht die kombinierte Verwendung automatisierter Systeme für beide Prozesse die Kosteneinsparungen noch einmal deutlich (63 Prozent gegenüber 54 Prozent, wenn nur ein Prozess automatisiert ist). Das gilt für direkte wie für indirekte Kosten.

Viele Finanzteams sind sich der Vorteile bewusst, die sich ergeben, wenn die Systeme für Reise- und Reisekosten-Management auf einer Plattform kombiniert werden: 57 Prozent der befragten Unternehmen sind überzeugt, die vollständige Integration der Prozesse für Reisebuchung und Reisekosten ermögliche effektiveres Planen und Budgetieren. Dieser Trend ist unter mittelgroßen bis großen Unternehmen deutlicher zu erkennen: 62 Prozent der Finanz- und Buchhaltungsabteilungen in diesem Segment sind der Meinung, ein vollständig integriertes System unterstütze strategischere Geschäftsentscheidungen.

Vorsicht vor der Lücke
Obwohl viele Finanzteams davon überzeugt sind, Reiseausgaben seien von strategischer Bedeutung, kommt die Studie zu dem Ergebnis, dass die Mehrheit der Unternehmen nicht darauf eingestellt ist, Reise- und Reisekosten-Management zu optimieren: 90 Prozent nutzen derzeit keine integrierte Lösung, die Reisebuchungen und Reiseausgaben auf derselben Plattform verarbeitet. Darüber hinaus kontrollieren 48 Prozent der Befragten weniger als die Hälfte ihres Reise- und Reisekosten-Budgets auf angemessene Weise.

Die Unternehmen wissen sehr wohl, dass ihre derzeitigen Programme ihren Zwecken nicht gerecht werden: 85 Prozent geben an, ihr Reise- und Reisekosten-Management verbessern zu müssen, um die möglichen Wachstumssteigerungen zu erreichen. Allerdings stehen die Finanzteams vor einigen Herausforderungen der Prozessoptimierung. Ganz oben auf der Liste steht die Genauigkeit der verfügbaren Daten für Reise- und Reisekosten

Management (für 40 Prozent der Befragten), gefolgt von der Sorge, die Integration verschiedener Systeme sei zu teuer (35 Prozent) und der Bewertung von Ausgaben für eine bessere Ressourcenverteilung (33 Prozent). Diese Herausforderungen werden dadurch verstärkt, dass alle befragten Unternehmen für das Reise- und Reisekosten-Management mehrere interne und externe Systeme und Quellen von verschiedenen Anbietern verwenden.

„Der One-Platform-Ansatz von KDS für das Reise- und Reisekosten-Management hilft Unternehmen, ihre Reisekosten zu optimieren und strategischen Wert zu erzielen“, sagt Roxana Bressy, Chief Executive Officer von KDS. „Wir haben diese Studie unter Finanzabteilungen in Auftrag gegeben, weil wir wissen, dass sie eine entscheidende Rolle spielen, um diese Vorteile für das Unternehmen zu erreichen. Die Daten bestätigen: Diese Teams kennen den Wert eines integrierten Ansatzes, wenn es um die Überwindung der Hindernisse bei der Optimierung von Reise- und Reisekosten-Management geht. Diese Studie liefert einige wichtige Argumente für fortlaufende Investitionen in wirklich einheitliche Systeme für Reise- und Reisekosten-Management.“

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