Kommunen kommen bei E-Invoicing in Fahrt

Bisher zeigten sich deutsche Kommunen von der EU-Richtlinie 2014/55, die sie zur Einführung der elektronischen Rechnung bis 2018 verpflichtet, unbeeindruckt. Doch langsam scheint Bewegung in die Digitalisierung der öffentlichen Rechnungsprozesse zu kommen: Bereits mehr als jede vierte Kommune (28 Prozent) empfängt heute elektronische Rechnungen. Eine große Mehrheit (87 Prozent) hat immerhin bereits von Maßnahmen zur Umsetzung der Richtlinie gehört und 69 Prozent der Kommunen planen ganz konkret, in naher Zukunft ihre Prozesse umzustellen. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle Umfrage des E-Invoicing-Anbieters crossinx unter Kämmerern von 100 Kommunen in 15 Bundes-ländern. Die Umfrage wurde in Abstimmung mit dem Bundesministerium des Innern und dem Verband elektronische Rechnungen (VeR) durchgeführt.

Kosteneinsparungen und politische Gründe sprechen für E-Invoicing
Die Umstellung von papierbasierter auf elektronische Rechnung kann jährliche Kostenein-sparungen von rund 6,5 Milliarden Euro bedeuten. Das war für mehr als jede zweite der befragten Kommunen, die bereits heute E-Invoicing nutzen, ein Grund für die Umstellung. 32 Prozent der Kämmerer gaben an, die Einführung der E-Rechnung sei primär aus politischen Gründen, wie etwa der EU-Richtlinie, vorangetrieben worden. Dass weitere 69 Prozent der Kommunen eine Prozessumstellung anvisieren, ist ebenfalls der 2018 in Kraft tretenden Richtlinie geschuldet. Für 85 Prozent ist sie sogar der Hauptauslöser dafür, in naher Zukunft ihre Rechnungsprozesse zu digitalisieren. So wollen weitere 28 Prozent der Kommunen bis zum Ablauf der Frist in 2018 die E-Rechnung eingeführt haben. Doch nicht alle lassen sich von der Pflicht zur Umstellung drängen. Obwohl nur noch ein Jahr Zeit bleibt, sich auf das neue Gesetz vorzubereiten, plant die überwiegende Mehrheit (72 Prozent) E-Invoicing nicht in den nächsten 12 Monaten einzuführen, sondern erst später.

„Die gestiegene Bereitschaft zur Umstellung auf E-Invoicing ist ein Schritt in die richtige Richtung. Immer mehr Kommunen erkennen das Potenzial von elektronischen Rechnungen und die Dringlichkeit der Digitalisierung, um die neue EU-Richtlinie einzuhalten. Allerdings gibt es bei einigen noch Luft nach oben“, erklärt Marcus Laube, Gründer und Geschäftsführer von crossinx und Vorstand Verband elektronische Rechnung (VeR). „Die gesetzlichen Vorgaben sollten nicht – wie etwa bei der Umstellung auf SEPA – auf die leichte Schulter genommen oder gar verschlafen werden. Zum einen, weil die Umstellung viel Zeit in Anspruch nehmen kann. Zum anderen, weil Kommunen mit jeder Papierrechnung unnötig Kosten in einer Höhe von bis zu 23 Euro pro Rechnung produzieren.“

Kein akuter Handlungsbedarf und fehlende Anleitung
Doch warum wird die Umsetzung der Richtlinie von einigen immer noch zögerlich ange-gangen? Von den Kommunen, die keine Umstellung planen, sieht fast jede zweite schlicht und einfach keinen akuten Handlungsbedarf. Weitere Bedenken, die Kommunen von E-Invoicing abhalten, sind Unsicherheiten bei den zukünftigen Format-Anforderungen (41 Prozent) und Sicherheitsbedenken (14 Prozent). 55 Prozent wünschen sich mehr Pilot- oder Beispielkommunen, anhand derer der Umstellungsprozess veranschaulicht wird. Und 44 Prozent hätten gerne mehr Informationen über die aktuelle Gesetzeslage und deren Anforderungen. Nach einem Partner, der sie Schritt für Schritt anleitet, sehnen sich noch 33 Prozent.

„Der Staat und die Anbieter haben zwar erste Aufklärungsarbeit geleistet und bei den Kommunen das Bewusstsein geschaffen, dass die Umstellung nötig ist. Doch in Sachen Umsetzung und Herangehensweise existieren noch zu viele Fragezeichen in den Köpfen der Kämmerer. Hier werden die Kommunen zu sehr alleine gelassen. Die Ergebnisse zeigen, dass ihnen dringend Anleitungen zur Einführung von E-Invoicing gereicht werden müssen“, so Laube. „crossinx ist ein starker Partner, der Kommunen hier Schritt für Schritt begleitet.“

Auch in weiteren Bereichen öffnen sich Kommunen in punkto Digitalisierung: Immerhin jede zweite Kommune (53 Prozent) hat bereits ein elektronisches Rechnungsarchiv oder den Freigabeprozess einer Rechnung digitalisiert (45 Prozent). Bei weiteren 76 Prozent ist die Einführung eines Freigabe-Workflows in Planung und bei 83 Prozent ein elektronisches Archiv.

Umdenken findet statt – Umsetzung allerdings schleppend
Insgesamt sind also einige erste Verbesserungen zu beobachten. Denn noch vor zwei Jahren waren zwei Drittel aller Kommunen überhaupt nicht auf E-Invoicing vorbereitet. Waren damals lediglich 8 Prozent der öffentlichen Institutionen in der Lage, elektronische Rechnungen zu empfangen, sind es heutzutage immerhin schon 28 Prozent. 19 Prozent der Kommunen hatten damals eine Umstellung in den nächsten zwei Jahren geplant – und diese offenbar umgesetzt. Fast drei Viertel aller befragten Kommunen wollten zu dem Zeitpunkt nichts von einer Einführung von E-Invoicing wissen. Das ist mit 69 Prozent heute anders: Die Bereitschaft zur Digitalisierung von Rechnungsprozessen ist im Public Sector deutlich gestiegen. Es findet also ein Umdenken statt – doch die Umsetzung des Vorhabens erfolgt bei einigen weiterhin schleppend.

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