Praxis: Inventory Management digitalisieren

Durch ein ausführliches Inventarverzeichnis und Wissen um den aktuellen Zustand der Vermögensgegenstände lässt sich Zeit und Geld sparen. Finanzmittel können durch exakt kalkulierbare Kosten für Ersatzbeschaffungen zielgerichteter eingesetzt werden.

Sparpotential freilegen, bessere Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Anschaffungen und Inventar war das Ziel der Ingenieurgesellschaft eos projekt GmbH, als sie sich mit der Inventarsoftware der Hoppe Unternehmensberatung für eine übersichtliche Lösung entschieden hat. Die Software verbessert die Dokumentation von Inventargütern, erfasst und verwaltet alle Änderungen – sie organisiert, plant und steuert Inventarmanagement auf aktuellem technischen Stand und liefert rechtssicheren Inventar- und Versicherungsnachweis.

Die Ingenieurgesellschaft eos projekt GmbH hat sich seit dem Start im Jahr 2008 von der Betreuung des deutschen Offshore-Windenergiemarktes auf die Unterstützung nationaler und internationaler Projekte zur Installation von Energie und Kommunikationsverbindungen auf See spezialisiert. Der Fokus liegt auf diversen Sektoren der „Offshore-Kabelindustrie“ wie beispielsweise Glasfaserkabel-Projekte für die Telekommunikation, Öl- und Gaskabel-Projekte für Energie- und Datenübertragung zur Anbindung von Förder- und Produktionsplattformen untereinander oder an Land. Das Unternehmen bietet technische Unterstützung für eine Vielzahl von unterschiedlichen Bereichen an – unter anderem beim Aufbau und Unterstützung von Projekt Management Teams, bei der Durchführung von Planungsleistungen zur Vorbereitung, Genehmigung und Ausführung von Projekten oder beim Erstellen von Ausschreibungsunterlagen und Mitwirken bei Vergaben.

Digitalisiertes Inventar Management besticht durch effiziente Abläufe
Die richtige Software sorgt dafür, dass der nächsten Betriebsprüfung gelassen entgegengesehen werden kann. Inventar muss dokumentiert sein, aber auch Garantiefristen und Wartungstermine spielen im Inventarmanagement eine wichtige Rolle. Informationen über Anschaffungszeitpunkt und Aufbewahrungsort, zugeordnet der Kostenstelle, Gruppe oder Kategorie, liefert die passende Inventarsoftware, die bei der Inventarisierung notwendige Transparenz schafft, so dass stets ein aktueller Überblick über das Inventar, dessen Wert und etwaige Reparaturen oder Neuanschaffungen vorliegt. Der Aufwand für die Inventarisierung minimiert sich noch mehr, wenn zusätzlich integrierte Lösungen für das Scannen von Barcodes verwendet werden. Durch das Komplettpaket aus Inventarisierungssoftware, Etiketten mit Barcode und Firmenname sowie Barcode Scanner beschleunigt sich der Inventurprozess und manuelle Fehler reduzieren sich. Digitalisiertes Inventory Management fördert schnelle und komfortable Verwaltung. Mit der Inventarsoftware hat die Hoppe Unternehmensberatung https://www.Inventarsoftware.de ein netzwerk- und mandantenfähiges Programm auf den Markt gebracht, das alle Abläufe der Inventarverwaltung sichert und vereinfacht.

Kriterien bei der Suche nach der passenden Inventarisierungssoftware
Die eos projekt suchte nach einem geeigneten Lösungsanbieter, damit Inventar effektiver erfasst, dokumentiert und verwaltet werden kann. Die zu erfassenden Daten sind umfangreich. Gelungenes Inventory Management basiert daher auf einer Software, die es ermöglicht, alle Vermögensgegenstände schnell und komfortabel zu inventarisieren. Damit mehrere Mitarbeiter sie parallel nutzen können, sollte die Software mandantenfähig sein, so dass keinem Mitarbeiter möglich ist, die Daten des anderen einzusehen. Nach einer entsprechenden Markterkundung und Preisermittlung fiel die Wahl auf die Inventarsoftware der Hoppe Unternehmensberatung (http://www.Inventarsoftware.de). Transparenz und Nachvollziehbarkeit sind seitdem gestiegen. Hoppe hat jahrzehntelange Erfahrung in die Entwicklung einer modernen, intuitiv bedienbaren Softwarelösung investiert. Über 3.300 Firmen und Kommunen mit mehr als 8.000 Anwendern haben die Inventarsoftware laut Herstellerangaben bereits im Einsatz.
Als entscheidende Kriterien für die Software-Auswahl bei eos projekt nennt Geschäftsführer Henning Mueller: Übersichtlichkeit und Transparenz, leichte Bedienbarkeit und eine schlanke Struktur, Minimierung von Fehlerquellen bei Eingabe und Bedienung, individuelle Betreuung und Kundennähe sowie übersichtliche Softwarekosten. „Jeder Kunde erhält eine Lösung, die individuell auf seine Bedürfnisse angepasst ist“, unterstreicht Senior Consultant Christian Hoppe. Die Inventarsoftware entspricht auch den „Empfehlungen zur Führung von Bestandsverzeichnissen über das Sachanlagevermögen“ gemäß der kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereinfachung (KGSt).

Aufsetzen erfolgte reibungslos und mit persönlicher Beratung
Bei der Einführung der Inventarsoftware überzeugte eos projekt die persönliche Beratung des Herstellers und das reibungslose Aufsetzen der Software. Fragen wurden jederzeit beantwortet, etwa durch den Support online. Bevor die Umsetzung begann, wurden zunächst die Anwender geschult und mit der neuen Software vertraut gemacht. Fahrzeugpark, Büroeinrichtung, EDV, technische Ausrüstung und persönliche Schutzausrüstungen onshore/offshore werden bei eos projekt mit der Inventarsoftware dargestellt. Insgesamt sind es rund 1000 Inventargüter an drei Bürostandorten und bei 20 Mitarbeitern im Außeneinsatz. Auch das Bewegungs-/Umzugsmanagement von Inventargütern erfolgt über die neue Software. Besonders wichtig ist dem Unternehmen die Darstellung des Nutzerüberblicks. „Das Reporting ist von zentraler Bedeutung, da hierüber regelmäßige Auswertungen und Übersichten generiert werden können“, erklärt der Geschäftsführer der eos projekt GmbH, Henning Mueller.

Inventarmanagement bedeutet mehr als Anbringen und Ablesen von Barcodes. Die Inventarsoftware von Hoppe sichert und vereinfacht Abläufe. Digitales Erfassen der Inventardaten ist übersichtlicher und effizienter als bei der manuellen Variante. Vorteil ist zudem, dass alle Anwender im Netzwerk gleichzeitig an einer Inventarliste arbeiten, wo auch die Aktualisierung der Inventarverwaltung erfolgt. Für jedes Inventargut legt die Inventarsoftware einen eigenen Datensatz an. Hier werden alle relevanten Informationen erfasst und in übersichtlicher Darstellung verwaltet. Besonders bei einer hohen Anzahl der Vermögensgegenstände, die verwaltet werden müssen, empfiehlt sich ein mobiler Barcodescanner zur Erfassung der Inventargüter. Die mit Barcode-Etiketten gekennzeichneten Inventargüter werden somit direkt erfasst. Die Daten des Scanners werden in die Inventarsoftware übertragen. Jede Veränderung, wie etwa Änderung von Kostenstelle oder Raum, wird mit aufgezeichnet. Anstelle zeitintensiver Inventarisierung tritt eine Barcodescannerlösung, durch die der tatsächliche Bestand bequem erfasst wird.

Smartphone-App für noch einfachere Inventur
Für noch einfachere Erfassung von Barcodes direkt per Smartphone wurde zudem eine Inventar-App entwickelt, die für iOS und Android verfügbar ist. Für den Einsatz der mobilen Erfassung von Inventar mit der App hat sich eos projekt „aufgrund der Struktur der Anwender im Außeneinsatz“ entschieden. Zu jedem Inventargut erfasst die Anwendung ein Bild, einen Film oder eine Sprachaufnahme, optional speichert sie Geo-Daten. Sortieren, filtern und suchen von Inventar wird so intuitiv machbar. Für Anwender mit vielen Standorten ist die Datenaustausch-Funktion besonders praktisch: Die Daten werden in einer CSV-Datei gespeichert und sind via E-Mail, Dropbox oder FTP-Server übertragbar. Eine umfangreiche Import- und Exportfunktion für Excel-, CSV- oder Access-Dateien ist in der Inventarsoftware vorhanden. Zur besseren Übersicht kann der Nutzer eigene Gruppen für die Inventargegenstände erstellen und schnell auf entsprechende Daten zugreifen oder einen Überblick zum Bestand erhalten.

Fazit
Software hält das Inventarverzeichnis ohne großen Aufwand auf dem aktuellen Stand. Die richtige Inventarsoftware beschleunigt die Inventur erheblich, Fehler und Aufwand reduzieren sich. Zudem dienen die Daten als rechtssicherer Inventar- und Versicherungsnachweis. Einen großen Vorteil der neuen Software-Lösung sieht die eos projekt in der logisch aufgebauten Struktur der Daten und der Mandantenfähigkeit der Inventarsoftware. Wirtschaftlichen Nutzen hat die eos projekt GmbH ebenfalls durch die Inventarsoftware. „Durch die Einführung der Software werden Beschaffungen optimiert, wir haben Transparenz bei der Auswahl von mittelfristigen und langfristigen Beschaffungen oder auch strategischen Beschaffungen“, erläutert Geschäftsführer Henning Mueller. Dadurch erhöhe sich die Planbarkeit von Beschaffungen. Zudem betont er die Vorteile durch den Überblick über das Nutzerverhalten sowie die Nutzungsdauer und Verschleiß. Durch die Standortübersichten verbesserten sich Arbeitsprozesse erheblich.

von Daniel Knep, IT-Journalist

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