Die Einkaufslösung POOL4TOOL vereint alle Prozesse im Einkauf und unterstützt Unter-nehmen bei der Realisierung ihrer operativen sowie strategischen Einkaufsziele. Der Weltmarktführer Rittal profitiert von der Vielseitigkeit der „All-in-One Supply Collaboration“-Plattform und setzt diese im Lieferantenmanagement sowie im eProcurement ein. Weiterer Mehrwert ist die Harmonisierung der Systemlandschaften und eine speziell entwickelte Kataloglösung für Sonderbauteile des Systemanbieters für Schaltschränke.
An POOL4TOOL trat Rittal mit einem klaren Ziel heran: Daten- und Prozessstandards für alle Standorte, Transparenz bei bisherigen und aktuellen Anfragen und daraus resul-tierende Einsparungen bei den Prozess- und Einkaufskosten. „Wir machen uns Gedanken darüber, wie wir unser Lieferantenmanagement kontinuierlich verbessern können. Einzig die richtigen Lösungen für eine spezialisierte IT-Plattform fehlten bislang“, erklärt Nocolai Dortmann, Vice President Global Logistics.
Als Rittal erfuhr, dass sich POOL4TOOL eignet, die Ansprüche des Weltmarktführers in der „All-in-One Supply Collaboration“-Plattform zu spiegeln, unterzog es seine Standorte einer genauen Recherche und legte die Anforderungen an ein IT-Tool im Detail fest. Im Fokus stand der Umgang mit Informationen, denn unternehmensintern gab es unterschiedlichste Arten und Systeme, wie mit lieferantenbezogenen Daten umgegangen wurde. Das wertvolle Wissen über die Lieferanten sollte zentral gebündelt werden. Bisher nutzte das Unter-nehmen separate Lösungen für Qualitätsmanagement, Datenmanagement, eine Vertrags-datendank und viele Prozesse mehr – und diese Zahl wurde noch multipliziert mit den 64 Tochtergesellschaften des Unternehmens.
Systemharmonisierung und Prozessbeschleunigung
An die bestehende SAP-Landschaft wurde POOL4TOOL problemlos angedockt. Eine globale 360°-Ansicht auf alle Lieferanten hilft international standardisierte Beschaffungs-prozesse sicher zu stellen. Von der Entwicklung über die Fertigung bis zum Qualitäts-management können nun Lieferantendaten gebündelt aufbereitet werden. Je nach Einkaufsprofil werden attraktivere Einkaufskonditionen erzielt, einheitliche Lieferantenbe-wertungen verbessern das gesamte Risikomanagement, standardisierte Ausschreibungen und Rahmenverträge führen zu Kosteneinsparungen. Die aktive Einbindung des Lieferan-ten in die Einkaufsprozesse entlastet den Einkauf und die Ressourcen können für strateg-ische Themen verwendet werden. Manuelle Prozesse bei Anfragen und Bestellungen gehören der Vergangenheit an.
Durch die Zusammenarbeit mit den Key Usern wurden die Prozesse gemeinsam gestaltet, was später den Nutzen für die Mitarbeiter und letztendlich auch deren Akzeptanz bei der Einführung der neuen Lösung deutlich erhöht hat. So kann Rittal nun sehr genaue Vor-gaben machen, die direkt am Portal vom Lieferanten eingesehen werden können. Neben klassischen Angaben zu Preis, Menge und Lieferdatum muss der Lieferant beispielsweise das Herkunftsland eines Materials angeben oder seine ISO-Zertifizierung via Upload nachweisen. So kann jede Anfrage auf einen Bedarf oder eine Warengruppe exakt zuge-schnitten werden, und der Lieferant kann entsprechend auf der Plattform sein Angebot abgeben, das im Zuschlagsfalle an SAP übertragen wird.
Individueller Katalog für Sonderbauteile
Als Systemhersteller arbeitet Rittal mit Serienteilen, sowie Sonderanfertigungen und Spezialteilen. Die für Rittal entwickelte Lösung kann nun auch individuelle Bauteile aus Sonderanfertigungen katalogisieren sowie dafür einen Preis kalkulieren. Kommt dann zu einem späteren Zeitpunkt eine Anfrage zu ähnlichen oder sogar gleichen Sonderwünschen, muss der Verkauf nicht erst die technische Analyse machen und den Einkauf einbinden. Um die Lieferantendaten aller Standorte zu konsolidieren, wurden im Vorfeld Regeln zur einheitlichen Benennung eines Lieferanten erstellt und für jeden einzelnen Lieferanten in den 64 Tochtergesellschaften umgesetzt. Nur dann weiß der jeweilige Nutzer später, wie das Wording seiner Suchanfrage sein muss, um relevante Daten zu finden. Heute kann der Verkäufer mit einem Klick im Katalog dem Kunden den Preis für ein Sonderteil nennen. Die kurze Reaktionszeit auf Anfragen ist ein wichtiger Wettbewerbsvorteil und entspricht dem Unternehmensmotto: Schneller – besser – überall. Zunächst setzt der Zentraleinkauf für produzierende Einheiten in Deutschland die Lösung ein, später folgt der weltweite Rollout.
Rittal ist von der Harmonisierung der Systemlandschaften überzeugt und auch das Feed-back der Lieferanten ist sehr positiv. „Heute decken wir mit der „All-in-One Supply Collaboration“-Plattform die gesamte Palette ab: von der Anfrage bis zum Einkauf plus das gesamte Datenmanagement mit unseren Lieferanten. Das unterstützt unseren Anspruch zu schneller und exzellenter Leistung“, zeigt sich Georg Mahn, Senior Business Process Manager, Rittal GmbH & Co. KG, zufrieden.
Bild: Daten- und Prozessstandards für alle Standorte, Foto: Rittal