Wohin geht die Reise mit RPA?

In Bezug auf die Einsatzdauer und die Arbeitsgeschwindigkeit hat ein Software-Roboter einige Vorteile gegenüber seinen menschlichen Kollegen, aber wann ergibt es Sinn, diese Möglichkeiten auszunutzen, und wo liegen die typischen Einschränkungen der virtuellen Helfer? Anwender erwarten beim Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) in der Regel 100 Prozent Automatisierung bei 100-prozentiger Reduktion der Laufzeit sowie der Fehler.

„RPA kann sehr viel, allerdings ranken sich um die Technologie auch einige Mythen, mit denen es ein wenig aufzuräumen gilt“, sagt Alexander Steiner, Chief Solution Architect der meta:proc GmbH. „Die Erwartungen sind oftmals groß – der Realität entkommt letztlich aber keiner.“

Falsche Vorstellungen
Ist die Rede von Robotern, haben viele Menschen ein Bild von HAL, R2-D2, dem Terminator oder bestenfalls Wall-E im Kopf. „Hier verschwimmen schnell die Grenzen zwischen regelbasierten Automationen und künstlicher Intelligenz“, so Steiner. „Allerdings lassen sich insbesondere unstrukturierte Aufgaben – anders als oftmals gedacht – nicht so einfach durch RPA ausführen.“

Um die Sicherheit aller Geschäftsprozesse zu gewährleisten sowie die erfolgreiche Implementierung und Anbindung an bestehende ERP-Systeme sicherzustellen, gilt es die IT-Abteilung von Beginn an am Projekt zu beteiligen. Bestehende Systeme und Lösungen werden auch weiterhin benötigt und sorgen in Kombination mit RPA für optimale Ergebnisse. Kosteneinsparungen scheinen häufig im Fokus zu stehen, allerdings liegen die großen Benefits der Automation auch in einer verbesserten Customer Experience, der erhöhten Compliance sowie Verarbeitungsqualität, der einfachen Skalierbarkeit und in der Entlastung von Mitarbeitern. Zunächst begegnen Arbeitskräfte den Robotern in vielen Fällen mit Skepsis, sie sehen ihren Arbeitsplatz in Gefahr. Eine offene und frühzeitige Kommunikation bildet die elementare Grundlage zur Einführung der Technologie. Das gilt für alle beteiligten Stakeholder.

Grenzen der Automation
Anwender müssen sich darüber im Klaren sein, dass Software-Roboter nur die Prozesse ausführen, die ihnen zuvor antrainiert wurden. „In gewisser Weise sind die Bots ‚dumm‘, denn sie können nicht selbst lernen“, erklärt Steiner. „Hierfür wäre künstliche Intelligenz beziehungsweise Machine Learning notwendig.“ Fehler in der Programmierung oder nachträgliche Veränderungen im übergeordneten Prozess führen schlimmstenfalls dazu, dass ein Bot seine Aufgabe tausendfach falsch abwickelt. Hier zeigen sich die Grenzen von RPA. Bereits im Vorfeld sollte der zu automatisierende Vorgang genau betrachtet, analysiert und gegebenenfalls Fehler in der Prozessabarbeitung eliminiert werden, denn auch eine Automatisierung macht einen mangel- oder gar fehlerhaften Ablauf nicht besser. Zudem weist nahezu jede Prozessbeschreibung blind spots auf, die es für den Roboter in eine kahle Anweisung zu übersetzen gilt. Schließlich kennt er so etwas wie ein Bauchgefühl nicht, sondern handelt grundsätzlich strikt nach Anweisung.

Es stellen sich also folgende Fragen: Wo lohnt sich der Einsatz von Software-Robotern? Wo gibt es Einschränkungen? Zudem kann die Automation in ihrer Reinform nur mit strukturierten Daten arbeiten. Um Informationen in ausreichender Qualität aufzubereiten, entsteht möglicherweise ein erhöhter Aufwand. Da die Automation sich in erster Linie für repetitive Tätigkeiten eignet, also Standardprozesse, lässt sie sich zudem nicht in jedem Unternehmen gleichermaßen sinnvoll anwenden. Es gilt sicherzustellen, dass jemand die Aufsicht über die automatisierten Prozesse behält, beispielsweise die IT-Abteilung. Auch regelmäßige Überwachungen und Prüfungsprozesse gehören dazu. Das bedeutet für die Mitarbeiter der technischen Sparte allerdings auch eine Umverteilung der eignen Kapazitäten.

Wie profitieren Betriebe? Im Allgemeinen bezeichnet RPA nichts anderes als eine Software, die einen ehemals manuell ausgeführten Geschäftsprozess nach vorheriger Programmierung teilweise oder komplett automatisiert durchführt. Der Roboter arbeitet am gleichen Arbeitsplatz wie ein menschlicher Kollege, der morgens ins Büro kommt, und führt die gleichen Aufgaben wie dieser aus, etwa in den Bereichen Buchhaltung, Personalmanagement, Controlling oder Kundensupport. Die Software Automation bietet beispielsweise die Möglichkeit, E-Mails zu öffnen, deren Anhänge zu extrahieren und sämtliche Informationen in das bestehende CRM-System zu übertragen. Hierbei handelt es sich um Geschäftsabläufe, die mehr als einen Prozessschritt beinhalten und mit einer gewissen Häufigkeit anfallen. Die Vorteile liegen auf der Hand: RPA lässt sich in kurzer Zeit einfach implementieren und mit Bestands-Systemen verbinden. Mit einer Fehleranfälligkeit von null arbeiten Bots 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche, sofern aus Sicht immer vorhandener Interaktionen mit anderen Unternehmensbereichen nichts dagegen spricht. Chief Solution Architect Steiner bekräftigt: „Software-Roboter allein können schon sehr viel – in Kombination mit anderen Technologien und in Zusammenarbeit mit ihren menschlichen Kollegen bringen sie jedoch noch einiges mehr zustande.“

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