Ohne Outsourcing geht heute nichts mehr. Wer qualitätsrelevante Prozesse auslagert, geht aber auch ein Risiko ein. Ob in Medizintechnik, Automotive oder jeder anderen Branche. Eine Partnerschaft ist oft der Schlüssel zur erfolgreichen Lieferantenqualifizierung. Qualifizieren Sie Ihre Supplier langfristig so, dass es auch klappt. Hier ein paar Empfehlungen:
1. Wer gut auswählt spart später Qualifizierungsaufwand
Procurement Managing gewinnt an Bedeutung. Für das aktuelle Geschäftsjahr rechnen Einkäufer mit einer Erhöhung ihres Budgets um ein Prozent. Außerdem bekommen sie zwei Prozent mehr Personal. Durch intelligente Software werden Beschaffer zukünftig Kosten reduzieren und gleichzeitig die Partnerschaft mit Zulieferern stärken. Dieses Fazit zieht die Studie „Procurement Key Issues 2016“ von The Hackett Group. Befragt wurden 200 Unternehmen weltweit.
Hat der Supplier das technische Know-how für meinen Auftrag?, Gibt es bereits Referenzen in meiner Branche und/oder bei meinem Produkt?, Wie lange gibt es die Firma und wie ist diese finanziell aufgestellt? Das sind Leitfragen, die sich ein Einkäufer bei der Vorauswahl stellen sollte. In einem anschließenden Audit sollte die technische Qualifizierung nochmals genauer unter die Lupe genommen werden. Unternehmensberater und Zertifizierungsauditor Martin Felch rät zu einem mehrstufigen Auswahlprozess. „Holen Sie Ihren potenziellen Lieferanten ins Boot und lassen Sie ihn zeigen, wie er das gewünschte Produkt herstellen möchte“, sagt der Geschäftsführer von iso-project und Auditor für mehrere ISO Normen.
2. Vertrag ohne Interpretationsspielraum festlegen
Ob Service-Level-Agreement (SLA) oder einfaches Lastenheft, die Zusammenarbeit auf Produktebene sollte detailliert ausgearbeitet sein. „Halten Sie Herstellungsprozesse, Spezifikationen, Toleranzen und so weiter unbedingt schriftlich fest“, rät Felch. Oftmals vergessen Auftraggeber, dass es neben den kaufmännischen Themen auch in der Technik klare Vorgaben geben muss.
„Sie müssen am Anfang Zeit und Energie investieren. Das sorgt für weniger Reibung im laufenden Betrieb“, weiß der 45-Jährige. Er nennt das den Initialaufwand. Wer Verträge und Absprachen ordentlich vorbereitet, der profitiert später von einer reibungslosen Zusammen-arbeit.
3. Kontrollen: zuerst viel, später weniger
Zwischen drei und 35 Mitarbeiter beschäftigen deutsche Unternehmen durchschnittlich im Einkauf. Je nach Unternehmensgröße. Das sagt die „Lean Purchasing“ Studie der Staufen AG. Diese führen oftmals auch die Kontrollen durch. Natürlich in Absprache mit der jeweiligen Fachabteilung. Auch hier lohnt sich der Invest von Zeit und Manpower. „Staffeln Sie Ihre Kontrollen. Machen Sie anfangs häufiger Stichproben und lassen sich die Kennzahlen zeigen“, rät der Ingenieur, der seit mehr als 20 Jahren in Industriebetrieben tätig ist. Bei einem neuen Partner sollten Reviews mindestens einmal im Jahr stattfinden. Schließlich gehe es darum, Vertrauen aufzubauen. „Ein erster Indikator, wie die Zusammenarbeit läuft, sind auch die Reaktionszeiten. Wie lange dauert es beispielsweise, bis die angeforderten Daten bei Ihnen eintreffen? Wenn Sie eine Woche auf Kennzahlen warten müssen, sollten Sie darüber nachdenken, ob diese in der Zwischenzeit verändert wurden“, meint der Qualitätsexperte. Auch ist der Radio- und Fernsehtechniker-Meister Fan von aktiver Produktüberwachung. Verantwortliche sollten sich ein, zweimal im Jahr eine Baugruppe zur Kontrolle schicken lassen und dieses komplett auseinandernehmen. Läuft über einen längeren Zeitraum alles gut, können Auftraggeber den Aufwand langsam herunterfahren.
4. Augenhöhe: Auf Fehler hinweisen
„Beachten Sie Mentalitätsunterschiede, wenn Sie Fehler anmahnen. Nicht jeder kommt mit einer klaren Ansage nach Art der Deutschen zurecht“, weiß der studierte Betriebswirt Felch und ergänzt: „Das Schlimmste, was Ihnen jetzt passieren kann, ist, dass der Projektver-antwortliche der Gegenseite seinen Job verliert.“ Denn dann ist ein wichtiger Know-how-Träger weg. Das kann Zeit und Geld kosten. Besser: Einen Kompromiss finden, um den Prozess zu retten.
Insgesamt rät der Berater, der Projekte im Bereich sechs- bis siebenstelliger Eurobeträge betreut, über Fakten zu diskutieren. Der Prozessfähigkeitsindex Cpk ist so ein Fakt. Oder die Maschinenfähigkeit Cmk. „Mit solchen Kennzahlen messen Sie, wie stabil der Prozess beim Lieferanten läuft.“
5. Partnerschaft anstreben und pflegen
Wer über einen längeren Zeitraum mit dem gleichen Zulieferer zusammenarbeitet, spart auf Dauer Geld und Nerven. „Streben Sie regelmäßige Qualitätsverbesserungen an. Auch der Preis darf nach einem gewissen Zeitraum sinken“, sagt der Berater. Von jährlichen Cost Savings, wie sie bei den Autozulieferern üblich sind, hält er aber nichts. „Ich rate dazu, den Preiskampf nicht bis zum letzten führen. Qualität kostet eben ihr Geld.“
Bei Problemen sollte man sich zwischenmenschlich in der Mitte treffen. „Sie wollen Ihrem Partner weiterhin in die Augen schauen, auch wenn die Zusammenarbeit beendet wird“, meint Felch, der sich bei seinen Projekten oft nicht mehr nur im Qualitätsmanagement befindet, sondern schnell in Situationen gerät, in denen er Menschen coacht. „Manchmal ist es besser, bei hitzigen Diskussionen einen Cut zu machen und erst am nächsten Tag weiterzusprechen. Wenn sich die Gemüter beruhigt haben.“
6. Wenn es nicht anders geht: Second Source
Eine zweite Quelle zu finden, ist zeitaufwändig. „Überlegen Sie sich, ob Sie die Zeit und Kosten nicht lieber in den vorhandenen Zulieferer und seinen Verbesserungsprozess investieren.“ In einem seiner aktuellen Projekte verschlang die Suche nach einem Ersatz zwei Jahre und drei Millionen Euro.
Eine Second Source ist dann sinnvoll, wenn die mangelnde Qualität beim Auftraggeber laufend Kosten verursacht. Beispielsweise durch Sonderfreigaben oder einen erhöhten internen Handlingaufwand.
Scheint der aktuelle Partner als unverbesserlich, sollten Hersteller daher zu Gunsten ihres eigenen Rufs auf einen neuen Supplier umsteigen. „Garantiefälle und Rückläufer kosten auch den In-Verkehr-Bringer viel Geld“, weiß der Südhesse aus langjähriger Erfahrung. Martin Felch glaubt, dass gute Kommunikation am Anfang eines Projekts mit dem Lieferanten zu einer langfristig erfolgreichen Partnerschaft führt.
Bild: Martin Felch, Geschäftsführer von iso-project; Foto: iso-project
von Leila Haidar