Für eine reibungslose Produktion beim Kupferkonzern Aurubis sorgt vor allem ein gut funktionierendes Hauptlager für die interne Logistikadministration. Dieses umfasst rund 35.000 Positionen und damit auch alle für die Produktion wichtigen Aggregate und Ersatzteile. Die Qualität der Bestandsführung des Unternehmens wird durch die permanente Stichproben-inventur im laufenden Betrieb regelmäßig überprüft. Denn für Aurubis ist ein gut geführtes Lager das A&O, um beispielsweise bei Schäden in der Fertigung schnell mit den richtigen Reparaturteilen einen kostspieligen Produktionsstillstand zu verhindern. Die bisher über eine Zusatzanwendung des vorhandenen SAP-Systems durchgeführte Inventur erzeugte jedoch einen unverhältnismäßig hohen Reporting- und Auswertungsaufwand. Deshalb setzt Aurubis jetzt auf die Add-on-Software INVENT Xpert Web des Aachener Anbieters INFORM und kann seine Inventur in einem Bruchteil der zuvor benötigten Zeit abschließen.
Die 1866 gegründete Aurubis AG ist mit 6.400 Mitarbeitern der weltweit drittgrößte Kupfer-produzent und – recycler. Pro Jahr produziert das Unternehmen mehr als eine Million Tonnen Kupferkathoden, die zu Gießwalzdraht, Spezialdraht, Stranggussformaten oder Bändern weiterverarbeitet werden. Seit dem Jahr 1998 an der Börse notiert, ist der Konzern heute international aktiv. Am Sitz der Konzernzentrale in Hamburg sind rund 2.300 Menschen tätig.
Die Logistik ist dort in verschiedene Bereiche unterteilt: Während ein Bereich die Kupfer-bestände verwaltet, administriert ein anderer die interne Logistik. Ein Teil der internen Logistik befasst sich mit Beschaffung, Organisation und Verwaltung von Hilfs- und Betriebsstoffen, Büromaterialien und vor allem von Aggregaten und Ersatzteilen für die umfangreichen Produktionsanlagen. Das Hauptlager mit seinen Hochregalen befindet sich auf einer Grundfläche von 2.500 Quadratmetern und enthält 35.000 Artikelpositionen. Darüber hinaus gibt es Frei- und Blockläger mit weiteren 3.500 Quadratmetern. Im Hauptlager besteht die Herausforderung darin, dass alle Teile ständig vorrätig und sofort auffindbar sein müssen. Eine sorgfältige Inventur ist für Aurubis daher nicht nur eine vom Gesetzgeber vorge-schriebene Maßnahme, sondern auch eine sinnvolle Ergänzung der Bestandsführung.
Hoher Zeitaufwand und komplexe Handhabung
Ulf Winter leitet die interne Logistikadministration bei Aurubis. Zu seinen Aufgaben zählt neben der strategischen Organisation auch die Inventur, die über eine permanente Zählung im laufenden Lagerbetrieb durchgeführt wird. Bisher nutzte er dafür die Stichproben-anwendung des ERP-Systems SAP R/3.
Diese stellte die Abteilung jedoch zunehmend vor organisatorische und zeitliche Probleme. Denn besonders das aufwändige Reporting führte dazu, dass die Inventur nicht mit einem vertretbaren Personalaufwand durchzuführen war. So mussten die Daten etwa erst manuell in eine Excel-Tabelle übertragen werden, um eine Auswertung vornehmen zu können. Bei der Vorjahrsinventur etwa war Winter alleine eineinhalb Wochen lang ausschließlich mit der Aufbereitung der Inventurdaten beschäftigt. „Der Zeitaufwand war definitiv zu hoch. Die ursprünglich vom System bereitgestellten Daten konnten wir ohne intensive Nachbearbeitung keinem Buchprüfer zur Verfügung stellen. Er hätte sie nicht akzeptiert. Es war daher nur konsequent, dass wir uns nach einer neuen Möglichkeit umgeschaut haben“, sagt Winter.
Im Zuge der Suche nach einer neuen Inventur-Lösung beschäftigte sich Winter auch mit der Software für die Stichprobeninventur INVENT Xpert Web von INFORM. „Im Gespräch mit INFORM stellten wir fest, dass wir mithilfe von INVENT Xpert Web viele unserer Probleme lösen können. Das System macht die Hochrechnungen für uns transparent und die grafischen Darstellungen sind sehr anschaulich. Am hilfreichsten für uns ist, dass die Software in der Lage ist, das Ergebnis zu bewerten und ein vollständiges Reporting zum Download zur Verfügung zu stellen“, erläutert Winter die Entscheidung für die neue Software.
Nur 8% Zählmenge und den Reportingaufwand um ein Vielfaches verkürzt
Seit dem Frühjahr 2016 setzt Aurubis INVENT Xpert Web nun für seine Inventur im laufenden Betrieb ein. Neben den intelligenten Auswertungsoptionen überzeugte das Unternehmen zudem die webbasierte Oberfläche: „Im Unterschied zu SAP können wir bei der Software von INFORM tatsächlich sehen, wie die Inventur berechnet wird – beispielsweise wie Vollaufnahme- und Stichprobenschichten gebildet werden oder wo Ausreißer im Bestand sind. In unserem LES-geführten Lager mit Barcodeeinsatz sind unquittierte Positionen zudem nicht zählbar und gehören in die Nachzählung. Auch das zeigt uns die Software an“, sagt Winter.
Die neue Software ist ein Add-on-System, welche über eine standardisierte SAP-Transaktion mit der Lagerverwaltungssoftware verbunden wird. Zu Beginn der Inventur werden zunächst alle Daten über eine Schnittstelle aus SAP an INVENT Xpert Web übergeben und dort für das mathematisch-statistische Verfahren aufbereitet. Dann wird eine zufällige Stichprobe gezogen. Anschließend fließen die Daten an SAP zurück. Der gewohnte Inventurprozess im Lagerverwaltungssystem kann nun fortgesetzt werden. Inventurlisten werden erstellt und ausgedruckt. Mit diesen kann das Lagerpersonal den Bestand anschließend manuell zählen. Dank der Stichprobe umfasst diese Liste jedoch nur noch acht Prozent der insgesamt 35.000 Teile. Das Lager bleibt dabei in Betrieb, lediglich die jeweiligen Lagerplätze, die gerade gezählt werden, sind für den Zeitraum der Zählung gesperrt. Nach einer Prüfung werden die ausgefüllten Belege verbucht.
Die permanente Zählung endet sechs Wochen vor dem Ende des Geschäftsjahres am 30. September. Die Daten werden zu diesem Zeitpunkt zurück in die INFORM Software gespielt. Diese kann dann feststellen, welche Teile noch nachgezählt werden müssen – denn der verwendete Datensatz wurde dann bereits vor zirka neun bis zehn Monaten angelegt. Das Aurubis Logistikteam musste beim ersten Einsatz nur 150 Positionen nachzählen, um das Inventurergebnis für den Jahresabschluss zu aktualisieren.
Nach der erneuten Einspielung in das System wird die Inventur vollständig berechnet und anschließend ein Ergebnis geliefert. „Wir konnten das ausgewertete Ergebnis, so wie es war, direkt an unseren Buchprüfer weitergeben. In SAP muss ich mir diese Auswertungen erst sehr aufwändig zusammensuchen, in INVENT Xpert Web bekomme ich die ausführlichen Auswertungen, Listen und Protokolle auf Knopfdruck an einer Stelle. Der Buchprüfer hatte keinerlei Nachfragen. Ein wirklich erfolgreicher Inventurabschluss, der uns begeistert hat. Der Auswertungs- und Reportingaufwand hat sich damit für uns von eineinhalb Wochen in 2015 auf zwei bis drei Stunden im Jahr 2016 reduziert“, erklärt Winter.
Aufgrund der guten Erfahrung kann sich Aurubis vorstellen, die Software auch in anderen Lagern einzusetzen: „Sobald andere Standorte oder Lager ein Lagerverwaltungssystem einsetzen, ist INVENT Xpert Web dort für uns auf jeden Fall interessant. Nicht zuletzt da die Zusammenarbeit mit INFORM sehr angenehm war. Die kompetenten Ansprechpartner waren immer schnell für uns erreichbar“, fasst Winter die Kooperation zusammen.
Das Projekt auf einen Blick
Aurubis ist der drittgrößte Kupferproduzent und Kupferrecycler weltweit mit Hauptsitz in Hamburg
Herausforderung: Inventur von ca. 35.000 Artikeln im laufenden Betrieb
Ziel: Senkung des Reporting- und Auswertungsaufwands
Umsetzung: Einführung der Stichprobeninventur im Hauptlager der Logistikadministration in der Konzernzentrale in Hamburg
Implementierung des Add-on-Systems INVENT Xpert Web von INFORM
Ergebnisse:
Durchführung der Stichprobeninventur parallel zum Tagesgeschäft ohne Lagerschließung
Nur 8% aller Artikel sind manuell zu zählen
Senkung des Reportingaufwands von 1,5 Wochen auf 2-3 Stunden
Anbindung von INVENT Xpert an SAP-R3-Schnittstelle