Fuhrpark: Raus aus der Kostenfalle

Viele Einkäufer sind mit ihrem Latein am Ende. Sie bekommen die Fuhrparkkosten nicht in den Griff. Experten wissen, wie die Wende gelingen kann: Durch ein Management, das strategisch denkt und aktiv lenkt, statt sich auf intransparente Full-Service-Leasingverträge einzulassen.

Der deutsche Automarkt steht laut dem CAR Center Automotive Research an der Universität Essen-Duisburg mitten in einer weiteren großen Rabattrunde. Institutschef Ferdinand Dudenhöffer geht davon aus, dass in den nächsten Monaten neue Höchstwerte erreicht werden. Firmen-Fuhrparks können also viel Geld sparen. Sehr viel günstiger wird es aber nur beim Kauf. Beim Full-Service-Leasing dagegen, speziell von Diesel-Modellen, schlagen sich verschlechterte Restwerte im Leasingfaktor nieder. „Die Hersteller kompensieren das durch offensichtliche Reduzierung des Serviceleasings, damit es für die Abnehmer in den Gesamtkosten neutral bleibt“, so Halûk Sagol, Associate Director bei der Unternehmensberatung INVERTO und Leiter des Competence Centers Indirect Spend.

Linke Tasche, rechte Tasche – das ist symptomatisch. Fuhrparks sparen zwar an der einen oder anderen Stelle, unter dem Strich bleibt das Gros jedoch hinter den Benchmarks erfolgreicher Organisationen deutlich zurück.

Die Hauptursache sehen Experten in den marktüblichen, durchaus beliebten Full-Service-Leasingverträgen mit eingeschlossenen Wartungsservices, Versicherungen und dergleichen. Der Kardinalfehler bestehe darin, solche Modelle mit einem Fuhrparkmanagement gleichzusetzen, obwohl sie weder Kostentransparenz noch relevante Steuerungsmöglichkeiten böten. In der Tat bleibt außer der Freigabe der monatlichen Ratenzahlungen nur wenig zu „managen“. Tatjana Afeld, strategische Einkäuferin beim Beschaffungsdienstleister Kerkhoff Negotiate & Contract GmbH, nennt das die „Bequemlichkeitspauschale“, die teuer erkauft werde, denn die Verträge enthielten versteckte Margen zugunsten der Leasing- und Servicegeber.

Die Fesseln der Full-Service-Verträge abzulegen, ist demnach der wichtigste Schritt zu einem aktiven und selbstbestimmten Kostenmanagement. Für die Finanzierung bietet der Markt geeignete Alternativen in Form eines Finanzierungsleasings. Schon hierbei können sich Konditionenvergleiche zwischen Herstellerbanken und unabhängigen Instituten lohnen. Fahrzeugservices und weitere Komponenten lassen sich davon unabhängig beschaffen, und zwar mithilfe laufender Marktvergleiche und Ausschreibungen zu den jeweils aktuell günstigsten Preisen. Laut Benchmarkanalysen von ARI Fleet Germany, der deutschen Tochter einer der weltweit größten Fuhrparkmanagement-Gesellschaften und Spezialisten für gemischte Flotten, werden allein durch diese Trennung von Finanzierungen und Services Einsparungen von bis zu 20 % erzielt.

Damit sind die Potenziale aber bei Weitem nicht ausgeschöpft. „Ein optimales Einsparergebnis lässt sich erzielen, wenn auch sämtliche weiteren Betriebs- und Prozesskosten lückenlos erfasst, im Auge behalten, kontinuierlich hinterfragt und daraus die notwendigen Veränderungen abgeleitet werden – nach dem Prinzip des Total Cost of Ownership (TCO)“, so ARI-Geschäftsführer Majk Strika. Eine laufende Auswertung von KFZ- und mobilitätsbezogenen Ereignissen liefere wertvollen Daten, etwa für die Auswahl von neuen Fahrzeugen oder für die Rentabilitätsbewertung von Touren. Stichwort: Predictive Maintenance: Durch eine systematische Erfassung von Beschädigungen und Verschleißen können Ersatzbedarf an das Finanzmanagement gemeldet und von diesem die nötigen Rückstellungen gebildet werden. Das bedeutet weniger Fahrzeugausfälle.

Strategische Planung geht nur mit einem ganzheitlichen Managementansatz. Aktuell gehört dazu die Umstellung auf alternative Antriebe. Sie ist mit einer Reihe von Fragen verbunden, die nur fuhrparkspezifisch zu beantworten sind: Ob E-Fahrzeuge mit Reichweiten von 500 Kilometern tatsächlich effizient nutzbar sind, wie Ladeinfrastrukturen unter Berücksichtigung von Expansionsszenarien beschaffen sein müssen und wie sie in der TCO-Analyse berücksichtigt werden können. Es weiteres Beispiel ist die Einführung elektronischer Steuerungssysteme, bei der sich deutsche Fuhrparks deutlich im Rückstand befinden. Laut dem CVO Fuhrpark-Barometers nutzen auf gesamteuropäischer Ebene bereits 19 % der Unternehmen in ihrem Fuhrpark Telematik, hierzulande sind es lediglich 8 %. Dabei sorgt insbesondere Telematik für eine bessere Planbarkeit und Auslastung. Sie ist mittlerweile eine wichtige Stellschraube für Kostenoptimierungen.

Majk Strika von ARI Fleet: „Ein konsequent TCO-orientiertes Flottenmanagement deckt die komplette Wertschöpfungskette ab – mit den drei Säulen Finanzierung, Fahrzeugmanagement und Remarketing.“ Mit drei strategischen Hebeln könne sich der Fuhrpark aus der Kostenfalle befreien: durch: eine lückenlose Erfassung und 100%ige Transparenz aller Aufwendungen, durch gründliche Analysen zur Ermittlung von Optimierungs- und Kostensenkungspotenzialen und eine konsequente Umsetzung der gewonnenen Erkenntnisse durch eine leistungsfähige Administration. „Make or buy?“ lautet die oft gestellte Frage.

Ein eigenes Fuhrparkmanagement rechne sich mit zunehmender Flotten-Größe, erläutert Matthias Droste, Geschäftsführender Gesellschafter der Beratungsgesellschaft für Kostenmanagement Expense Reduction Analysts (DACH) GmbH. Bereits ab etwa 30 Fahrzeugen sei ein qualifiziertes internes Fuhrparkmanagement wünschenswert. Ab 100 KFZ könne ein professionelles externes Fuhrparkmanagements ins Kalkül gezogen werden. Oft stellten hybride Modelle eine adäquate Lösung dar: ein Management in eigener Hand, unterstützt durch die Fremdvergabe einzelner Leistungen an Spezialisten. Droste: „Das hängt von verschiedenen Faktoren ab, etwa der Fuhrparkcharakteristik, ob ein Multi- oder Single-Sourcing verfolgt wird, oder von der Professionalität der eigenen Mitarbeiter.“

Ein Hauptkriterium ist die Unabhängigkeit des Dienstleisters von Automobilherstellern und deren Leasinggesellschaften sowie absolute Kostentransparenz. Nur so ist ein Management gewährleistet, dass sich allein an den Interessen des Auftraggebers orientiert.

Wichtige Stellschrauben zur Kostenoptimierung im Fuhrpark
– Fuhrparkstrategie und Car Policy, da diese den Rahmen für die Ausgaben im Fuhrpark setzen.
– Konsequente TCO-Betrachtung – nicht nur bei der Fahrzeugauswahl sondern auch bei der Erfassung und Auswertung der im Lifecycle angefallenen Ist-Kosten zur Ableitung von Optimierungsmaßnahmen
– Professionelles internes oder externes Fuhrparkmanagement mit bedarfsgerechten Ressourcen.
– Regelmäßiges Benchmarking.
– Optimal auf die individuelle Fuhrparkcharakteristik ausgelegte Auswahl der Dienstleistungspartner.
– Schadensteuerung, -controlling und -prävention (ganzheitliche Betrachtung aller Schäden).

Quelle: Expense Reduction Analysts

von Manfred Godek, freier Journalist

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.