Outsourcing: So denken Einkäufer

Outsourcing verspricht generell mehr Wachstum auf Abruf, macht die Unternehmen wetterfest und entlastet beispielsweise den Einkauf von nicht wertschöpfenden Tätigkeiten. Jetzt hat Kloepfel Services als Outsourcing-Spezialist für den mittelständischen Einkauf Einkaufsmanager befragt: Wohin geht der Trend im Outsourcing? Welche Erfahrungen haben sie gemacht? Und was ist ihnen bei einem solchen Projekt wichtig?

Branchenübergreifend wurden Einkäufer mittelständischer Unternehmen zwischen 10 und 500 Mio. Euro Jahresumsatz befragt. 47 Prozent der Teilnehmer haben noch keinerlei Erfahrung mit Outsourcing des Einkaufs gemacht. Stichprobenartig zeigte sich unabhängig von Branche und Umsatz der Unternehmen folgendes Stimmungsbild:

Outsourcing operativer Aufgaben
Zu den operativen Aufgaben gehören beispielsweise Auftragsbestätigungen, das Prüfen von Rechnungen, das Aufbereiten der E-Kataloge oder die Stammdatenpflege. Von denen, die Outsourcing im operativen Bereich nutzen, berichtete fast die Hälfte der Teilnehmer (44 Prozent) von durchwachsenen Ergebnissen. Jeder Zehnte hat schlechte Erfahrungen bei einem solchen Projekt gemacht. Hingegen erreichte jeder dritte Teilnehmer (36 Prozent) seine Ziele beim Outsourcing mit einem „sehr guten“ Ergebnis.

Outsourcing strategischer Arbeiten
Zu den strategischen Einkaufsaufgaben zählen unter anderem die Nutzung spezialisierter Ausschreibungsplattformen, Einkaufskooperationen zur Erzielung von Bündelungseffekten oder Ausschreibungen über Verhandlungen bis hin zum Vertragsabschluss. Etwa ein Drittel der Teilnehmer, die strategische Aufgaben ausgelagert haben, gaben an, dabei schlechte (36 Prozent) oder durchwachsene Erfahrungen (31 Prozent) gemacht zu haben. Allerdings hat jeder Dritte sehr gute Ergebnisse erzielt.

Jeder 5. Einkaufsmanager will outsourcen
Beinahe jeder fünfte Manager dieser Umfrage plant, operative Einkaufstätigkeiten auszulagern. Beispielweise das Aufbereiten der E-Kataloge, die Prüfung von Auftragsbestätigungen oder Themen wie Verpackungen oder Kabelkonfektion. 65 Prozent denken derzeit nicht über Outsourcing nach. Strategische Einkaufsarbeiten wiederum wollen nur 14 Prozent dieser Stichprobe outsourcen. 70 Prozent planen keinerlei Outsourcing strategischer Aufgaben im Einkauf.

Warum Einkäufer outsourcen
Grafik 1

Was ist dem Einkauf beim Outsourcing wichtig
Grafik 2 Mehrfachantwort war möglich

Als weitere wichtige Voraussetzungen wurden 100-prozentige Transparenz des Anbieters und Fachkompetenz im Markt genannt.

Keine Zukunft ohne Outsourcing
Der globale Wettbewerbsdruck und der Wunsch nach mehr Flexibilität sind die wichtigsten Gründe, warum Mittelständler unter anderem Einkaufstätigkeiten auslagern. Sinkt oder steigt beispielsweise die Auftragslage, können sich unsere Kunden durch Outsourcing beinahe in Echtzeit an ihre neue Situation anpassen. Sie werden flexibel wie ein Startup und dabei schlagkräftig wie ein Konzern.

Digitalisierung und Outsourcing
Eine Berechnung der Boston Consulting Group (BCG) von Ende 2017 auf Basis von Zahlen des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung der Bundesagentur für Arbeit ergab: Bei 40 Prozent der heutigen Tätigkeiten ist branchenübergreifend davon auszugehen, dass sie mittelfristig durch Automatisierung ersetzt werden. Das betrifft bis 2025 ca. 7,7 Mio. Beschäftigte in Deutschland.
Gleichzeitig wächst durch die Digitalisierung der Fachkräftebedarf. Nach Schätzungen von BCG könnten dem deutschen Arbeitsmarkt im Hinblick auf die heutigen Job- und Qualifikationsprofile der Arbeitnehmer bis 2030 insgesamt rund sechs Millionen Arbeitskräfte fehlen. Outsourcing kann den Mitarbeitern die Freiräume ermöglichen, die sie benötigen, um sich für die Digitalisierung ihres Unternehmens fit zu machen.

Einkauf 2025: Vom Maschinenraum auf die Brücke
Durch Digitalisierung und Outsourcing wird der Einkauf transparenter und kontrollierbarer, aber auch anspruchsvoller. Zum einen verbessert sich die Datenlage im Einkauf. Zum anderen gewinnt der Einkauf kostbare Zeit, um sich auch mit diesen Datenmassen befassen zu können. Es ist wie auf einem Schiff: Der Kapitän sitzt nicht im Maschinenraum, sondern orientiert sich an den Daten, die ihm das Schiff, die Maschinen oder die Wetterprognosen liefern. Sprich: Holt den Einkauf aus dem Maschinenraum auf die Brücke.
Digitalisierung und Outsourcing bieten letztlich große Karrierechancen, für all jene, die mit dem Wandel gehen und diesen gestalten.

Neue Weiterbildungskultur nötig
Es darf daher auch keine Rolle spielen, wie alt jemand ist oder welchen Karrierestatus er hat. Nehmen wir als fiktives Beispiel einen operativen Einkäufer, der jahrelang monoton Bestellungen abgewickelt hat, bis eine Software seine Arbeit übernimmt. Dieser Einkäufer gewinnt durch die Digitalisierung wertvolle Zeit, um sich für höherwertige Aufgaben weiterzubilden und neue Karriereschritte zu gehen. Doch dazu muss man ihm auch die Chance geben.

Outsourcing im Kleinen testen
Nazir Jarrah erläutert: „Eine Testphase ist unabdingbar. So kann man als Unternehmer anfänglich zunächst einfache, wiederkehrende und unkritische Tätigkeiten auslagern. Beispielsweise die Pflege von Auftragsbestätigungen. Ängste werden abgebaut und die positiven Effekte eines solchen Projektes wecken die Neugier der Mitarbeiter auf mehr.“

Quelle Grafiken: Kloepfel Supply Group

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