Rechtssichere Bearbeitung der Exportpapiere


Mehr als 150 Patente in der Düngetechnik und im Winterdienst: Der Landmaschinenhersteller RAUCH fertigt jährlich 16.000 Maschinen, der Exportanteil liegt bei 65 Prozent. Beim Versand setzt das weltweit agierende Unternehmen auf Software der BEO GmbH. Der IT-Experte hat ein Lösungspaket für die gesamte Sendungs- und Exportabwicklung zusammengestellt. Im Ergebnis sorgt die Automatisierung für schnellere Prozesse und eine rechtssichere Bearbeitung der Exportpapiere.

Die RAUCH Landmaschinenfabrik GmbH ist ein in der vierten Generation geführtes Familienunternehmen, das sich seit der Gründung im Jahr 1921 auf die Entwicklung und Produktion von Dünge-, Kommunal- sowie Sätechnik spezialisiert hat. Mittlerweile beschäftigt der Maschinenhersteller am Verwaltungssitz in Sinzheim und am Produktionsstandort im Baden-Airpark insgesamt 370 Mitarbeiter. Von Baden-Württemberg aus verschickt RAUCH seine Produkte an Landwirte, Lohnunternehmer sowie Kommunen und Städte in der ganzen Welt. Das erfordert transparente Versandprozesse und eine rechtssichere Zollabwicklung.

Herausforderung im Versandprozess
Während der Hochsaison zwischen November und April organisiert RAUCH fünf bis zehn Ausfuhren pro Woche. Das Ersatzteilgeschäft eingerechnet, müssen dazu jeden Tag etwa 200 Artikel für den Versand vorbereitet werden. Bisher hat das Unternehmen dabei mit einer selbst programmierten Software gearbeitet. Diese deckte jedoch nicht alle erforderlichen Funktionen ab und erfüllte die Anforderungen von RAUCH nur noch unzureichend. So wurden Präferenzen nur sehr unregelmäßig erteilt und einzelne Arbeitsschritte, wie die Erstellung von Stücklisten oder Lieferantenerklärungen, verursachten einen hohen Zeitaufwand. Die Sanktionsprüfung wurde komplett manuell abgewickelt. Dazu glichen Mitarbeiter die Geschäftskontakte mit den im Internet verfügbaren Sanktionslisten ab. Um künftig von Rechtssicherheit und beschleunigten Prozessen bei der Versand- und Exportabwicklung zu profitieren, suchte das Unternehmen nach einer ganzheitlichen Lösung. Wichtigste Anforderungen an die Software: die Automatisierung des gesamten Versandprozesses und eine zuverlässige Kalkulation von Präferenzen. „Wir möchten unseren Kunden stets die besten Konditionen bieten. Die Inanspruchnahme von Präferenzzöllen ist dafür eine notwendige Voraussetzung“, sagt Martin Rauch, Geschäftsführer der RAUCH Landmaschinenfabrik GmbH. Mit BEO fand der Maschinenbauer einen Anbieter, dessen Softwarelösungen die Anforderungen ideal erfüllen. „Die Entscheidung für BEO ist uns leichtgefallen, da das Unternehmen über eine hohe Zollexpertise verfügt und mit seinen Produkten eine rechtssichere Exportabwicklung ermöglicht“, berichtet Martin Rauch.

Vier auf einen Streich
Zur Automatisierung der Prozesse führte RAUCH vier BEO-Softwarelösungen ein, die sich ergänzen und miteinander vernetzt sind. Die BEO-Sanktionsprüfung und die BEO-Präferenz hat RAUCH auf eigenen Servern installiert. Für BEO-ATLAS-Ausfuhr und das modulare Dokumentationssystem BEO-KIZ wählte der Landmaschinenhersteller eine SaaS-Version. Die Lösungen sind an beiden Unternehmensstandorten über das Intranet zugänglich und beziehen die erforderlichen Daten vollautomatisch aus dem ebenfalls neu eingeführten ERP-System proALPHA.

Jedes Einzelteil unter der Lupe
Eine RAUCH-Maschine besteht aus zahlreichen Einzelteilen. Neben einer hohen Produktvarianz hat das Unternehmen außerdem viele Zubehörartikel im Portfolio. Das macht die Präferenzkalkulation zu einer Herausforderung: Um eine Präferenzbehandlung in Anspruch zu nehmen, muss RAUCH für jeden einzelnen Maschinenbestandteil die Ursprungseigenschaft ermitteln. Der Ursprung eines Artikels geht unter anderem aus der Lieferantenerklärung hervor. Diese Dokumente werden ab sofort in der BEO-Präferenz gepflegt und verwaltet. Die eigentliche Präferenzkalkulation erfolgt auftragsbezogen. Dazu wird jeder Auftragseingang vom ERP-System an die BEO-Software weitergeleitet. Diese berechnet anhand der Lieferantenerklärungen den präferenzberechtigten Warenanteil aller Produktkomponenten. Liegt der Anteil der EU-Erzeugnisse über einem bestimmten Prozentsatz, kann das Unternehmen die Produkte vergünstigt oder zollfrei in Länder einführen, mit denen ein entsprechendes Abkommen besteht. Die IT-gestützte Präferenzkalkulation bedeutet damit nicht nur eine große Zeitersparnis, sondern sie ermöglicht auch Wettbewerbsvorteile am Markt, denn RAUCH kann die Ersparnis beim Zoll durch günstigere Preise an die Kunden weitergeben.

Rechtssicher und schnell ausführen
Ausfuhranmeldungen wickelte RAUCH vor der Softwareintegration über die Zollseite IAA-Plus ab. Jetzt werden diese mit einer Schnittstellenanbindung an das bestehende ERP-System mit BEO-ATLAS-Ausfuhr an das zuständige Zollamt übermittelt. Abgeschlossene Ausfuhrverfahren lassen sich so einfach dokumentieren und auswerten. Darüber hinaus prüft RAUCH einmal pro Woche seine in- und ausländischen Geschäftskontakte mit der BEO-Sanktionsprüfung. Das System gleicht automatisch Unternehmens- und Personennamen sowie die zugehörigen Adressen mit den Sanktionslisten ab. Auch ganze Adresslisten können automatisiert geprüft werden. In den jeweiligen Abteilungen wird lediglich manuell nachkontrolliert, ob ein Treffer tatsächlich seine Richtigkeit hat. Auf diese Weise stellt RAUCH sicher, dass ein Kunde auch wirklich beliefert werden darf.

Lückenlose Archivierung
Abgerundet wird die Gesamtlösung von BEO durch die Kunden-Information-Zoll (KIZ). Die Cloudlösung dient unter anderem der korrekten Einreihung von Waren in den Zolltarif. Dazu lädt RAUCH seinen Artikelstamm mit Artikelnummer und -bezeichnung im System hoch. Mit diesen Daten kann eine detaillierte Einreihung vorgenommen und automatisch dokumentiert werden. Zur Einreihung von Waren muss neben der Beschaffenheit eines Artikels auch der Verwendungszweck bekannt sein. In BEO-KIZ kann RAUCH die Dual-Use-Prüfung der Produkte dokumentieren. Dual-Use-Güter sind Waren, die sowohl zivil als auch militärisch nutzbar sind, wie beispielsweise bestimmte Chemikalien oder Technologien. Deren Ausfuhr bedarf einer besonderen Genehmigung durch den Zoll. Durch die Archivierungsfunktion von KIZ erhält RAUCH außerdem eine lückenlose Aufstellung der Zollaktivitäten. Dies steigert die Transparenz und zahlt sich auch im Falle einer Zollprüfung aus. „Dank der nahtlosen Dokumentation kann zum Beispiel immer nachvollzogen werden, wie man zu einer bestimmten Warennummer gekommen ist“, sagt Martin Rauch.

Beschleunigte Prozesse
Die Automatisierung seiner Versand- und Exportprozesse ermöglicht RAUCH eine rechtssichere Abwicklung und eine immense Zeitersparnis. Wichtige Arbeitsschritte, wie das Anfordern der Lieferantenerklärungen oder die Zollanmeldung, erfolgen heute auf Knopfdruck. Den größten Vorteil sieht der Maschinenhersteller in der Präferenzkalkulation: „Durch die Software erhalten wir viel häufiger Präferenzen und profitieren damit ebenso von Vergünstigungen beim Zoll“, sagt Martin Rauch. Mit der Digitalisierung geht das Unternehmen außerdem einen großen Schritt in Richtung eines papierlosen Büros. Früher wurden alle Dokumente und Belege ausgedruckt und in Ordnern abgeheftet. Dies ist dank der elektronischen Archivierung in der Software heute nicht mehr nötig – das spart Platz und schont die Umwelt.

Bild: RAUCH ist seit der Gründung im Jahr 1921 auf die Entwicklung und Produktion von Dünge-, Kommunal- sowie Sätechnik spezialisiert. Abgebildet ist der Zweischeiben-Düngerstreuer AXIS.; Foto RAUCH

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