Schlankheitskur fürs Beschaffungswesen

Auch Unternehmen setzen an. Dabei geht es allerdings nicht um überflüssige Pfunde, sondern um unnötig aufwendige Prozesse. Vor allem der Bereich Einkauf gilt als „Problem-zone“ mit hohem Abspeck-Potenzial. Das erkennen nun auch vermehrt kommunale Energie-versorger, wie die Stadtwerke Konstanz: Mithilfe des eLösungs-Anbieters NEWTRON stellen sie jetzt schrittweise auf ein maßgeschneidertes internetbasiertes Beschaffungswesen um. Damit gehört das am Bodensee gelegene Unternehmen zu den Vorreitern. Denn der Nachholbedarf der Branche ist groß. Das hat eine aktuelle Studie des CKEW ermittelt – nur knapp die Hälfte der Stadtwerke nutzt eProcurement.

Beschaffungskosten senken, aber wie? Die Frage treibt Einkäufer ununterbrochen an. Neben den Preisen ist es sinnvoll, auch den Workflow stets kritisch im Blick zu haben, weil hier ebenfalls erhebliche Einsparreserven schlummern. Sie für sich zu nutzen ist gar nicht so schwer. Der Hebel steckt im Dreiklang „Digitalisierung, Automatisierung und Integration“, wie folgendes Praxisbeispiel zeigt:

Um Bestellanforderungen schneller und effizienter als bisher zu erfassen, zu prüfen, freizugeben und weiterzuverarbeiten, suchten die Stadtwerke Konstanz Mitte 2016 für die gesamte Unternehmensgruppe nach einer modernen zukunftsfähigen eProcurement-Lösung. Den Zuschlag erhielt die NEWTRON AG, die das Bestellwesen zunächst in ein innovatives Katalogmanagement-System einbetten sollte.

Individuellen Bedarf berücksichtigen
„Uns war es wichtig, dass die neue Katalog-Lösung auf unsere ganz speziellen Bedürfnisse zugeschnitten ist, dabei hilft, Vorgänge zu vereinheitlichen, außerdem unsere eigenen Datenbanken integrieren kann und sich an die bestehende ERP-Umgebung anbinden lässt“, berichtet Federico Fabbri, Einkaufsleiter der Stadtwerke Konstanz GmbH.

Der Einkauf der Stadtwerke Konstanz ist konzernweit verantwortlich für alle Liefer- und Dienstleistungen. Das Spektrum reicht von Normteilen über Versorgungsleitungen und Elektroanlagen, Linienbussen und Schiffen bis hin zu Büroausstattung, Software, Dienst-kleidung und Ingenieurleistungen.

Maverick Buying bedeutet Mehraufwand
„Typisch für Stadtwerke ist, dass in hoher Frequenz viele Kleinstbestellungen vorgenommen werden müssen, was wiederum das Maverick Buying begünstigt“, berichtet Florian Zimmermann, Bestandskundenmanager der NEWTRON AG. Dieser „wilde Einkauf“ außerhalb standardisierter Beschaffungswege, war auch in Konstanz weit verbreitet, das Reporting lückenhaft. Das bedeutete einen unangemessen hohen Mehraufwand für Buch-haltung und Einkauf, die sich mit einer Vielzahl ungeregelter Bestellungen befassen mussten.

„Außerdem gibt es bei Energieversorgern in der Regel etliche Anweisungen für die Beschaffung, die präzise einzuhalten sind, etwa bezüglich Gefahrenstoffen. Ein anderer Punkt: Freigabeprozesse sind meist sehr aufwendig“, so Florian Zimmermann.

All diese Aspekte galt es zu beachten und schließlich gemeinsam eine Strategie zu entwickeln, die hilft, den Beschaffungs-Workflow nachhaltig zu optimieren und die Ressourcen effizienter zu managen.

Bereitstellung innerhalb von drei Tagen
Im ersten Schritt ermittelte NEWTRON deshalb im Rahmen eines 2-Tage-Workshops den Ist-Status des konzernweiten Bestellwesens. Die IT-Experten erarbeiteten anschließend zusammen mit den Verantwortlichen bei den Stadtwerken ein Anforderungsprofil für ein maßgeschneidertes eProcurement-System sowie eine entsprechende To-do-Liste für dessen Realisierung.

Geplant war, Anfang 2017 mit dem NEWTRON-eProcurement zu beginnen. Doch dann musste plötzlich alles sehr schnell gehen, eine Blitz-Diät sozusagen. Denn es zeichnete sich ab, dass der bisherige IT-Dienstleister früher als gedacht ausfallen würde. Um das Bestell-wesen dennoch am Laufen zu halten, setzte ein NEWTRON-Team ein neues System auf und konnte dies in drei Tagen bereitstellen. NEWTRON verhinderte so, dass es zu Engpässen, Einschränkungen oder Ausfällen kam.

Einkauf und Buchhaltung dauerhaft entlasten
Heraus kam schließlich eine Multi-Lieferanten-Kataloglösung mit komfortablen Such-funktionen, intuitiv einfacher Bedienung und kompletter Einbindung in das ERP-System der Stadtwerke Konstanz. Bisher von den Stadtwerken genutzte Kataloge und Lieferantenlisten inklusive der jeweiligen Rahmenverträge sind im NEWTRON-Handelsportal eingebettet und lassen sich jederzeit ergänzen oder ändern. Jeder Bedarf an Materialien, Produkten oder Dienstleistungen kann zentral gesteuert und verfolgt werden. Alle Bestellungen werden automatisch mit der richtigen Kontierung verbucht, ohne dass eine Person eingreifen muss. Auf diese Weise werden Einkauf und Buchhaltung der Unternehmensgruppe dauerhaft entscheidend entlastet.

Die Anwender sind in der Lage, genau die Teile zu bestellen, die sie benötigen, und das von dem gelisteten Lieferanten, der hierfür am geeignetsten ist und den besten Preis bietet. Szenarien zu Freigaben und Genehmigungen sind in dem System hinterlegt. Zudem werden sämtliche Schritte dokumentiert und archiviert, um die Einhaltung von Compliance-Richtlinien zu gewährleisten. „NEWTRON hat unsere Anforderungen und Bedürfnisse genau verstanden und letztendlich auch umgesetzt“, fasst Einkaufsleiter Fabbri zusammen.

Studie: Stadtwerke hinken in der digitalen Transformation hinterher
Mit der eProcurement-Lösung von NEWTRON verfügen die Stadtwerke jetzt über ein innovatives und kostengünstiges Katalogmanagement-System, das die gewünschte Transparenz bei der Beschaffung bietet und zudem den gesamten Einkaufsprozess merklich verschlankt. Ressourcen werden geschont und Zeit gespart, die produktiv für andere Tätigkeiten genutzt werden kann. Bis Ende des Jahres wird NEWTRON für die Stadtwerke darüber hinaus eSourcing-Lösungen für Auktionen und Ausschreibungen bereitstellen sowie ein modernes Lieferantenmanagement (SRM) implementieren.

Die Stadtwerke Konstanz gehören damit in der Branche zu den Trendsettern: Laut Studie des Centers für kommunale Energiewirtschaft (CKEW) im INeKO-Institut an der Universität zu Köln hat bislang noch nicht einmal die Hälfte der Stadtwerke in Deutschland (49%) eProcurement in die eigenen Prozesse integriert. Zum Vergleich: Nach einer Erhebung des Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) setzen mittlerweile drei von vier einkaufenden Unternehmen in Deutschland (75%) elektronische Kataloge ein.

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